Sachbezug in der Lohnabrechnung: einfach erklärt

Das Wichtigste auf einen Blick

Wie wird ein Sachbezug in der Lohnabrechnung berücksichtigt?

Ein Sachbezug ist ein Vorteil, den Mitarbeiter:innen nicht als klassische Geldzahlung erhalten. Dazu können beispielsweise Waren, Dienstleistungen sowie bestimmte Gutscheine und Geldkarten gehören. 

Für Arbeitgeber:innen bedeutet das: Sie sollten prüfen, welcher Vorteil gewährt wird, wie er steuerlich einzuordnen ist und welcher Wert maßgeblich ist.

Bei Gutscheinen und Geldkarten ist die Abgrenzung besonders wichtig. Sie können unter den gesetzlichen Voraussetzungen als Sachbezug gelten, wenn sie ausschließlich zum Bezug von Waren oder Dienstleistungen berechtigen. Die Details dazu erklärt unser Beitrag zu den rechtlichen Voraussetzungen für steuerfreie Sachbezüge. 
 

Was bedeutet die 50-Euro-Freigrenze für die Lohnabrechnung?

Bestimmte Sachbezüge können bis zu einer Freigrenze von 50 Euro pro Kalendermonat steuerlich begünstigt sein. Die gesetzliche Grundlage dafür bildet § 8 Einkommensteuergesetz.

Dabei ist ein Begriff besonders wichtig: Die 50 Euro sind eine Freigrenze und kein Freibetrag.

Wird die Freigrenze überschritten, wird also nicht einfach nur der Betrag oberhalb von 50 Euro betrachtet.

Wer tiefer in Voraussetzungen, Einsatzmöglichkeiten und Vorteile einsteigen möchte, findet alle wichtigen Informationen auf unserer Seite zum 50-Euro-Sachbezug. 
 

Wann ist die 50-Euro-Freigrenze überschritten?

Ob die 50-Euro-Freigrenze eingehalten wird, hängt vom Gesamtwert der relevanten Sachbezüge im jeweiligen Kalendermonat ab. Liegt der relevante Gesamtwert dagegen bei 50,01 Euro, ist die Freigrenze überschritten. Die gesetzliche Regelung stellt darauf ab, dass die entsprechenden Vorteile insgesamt 50 Euro im Kalendermonat nicht übersteigen. 
 

Wann gilt ein Benefit als Sachbezug?

Nicht jede Zusatzleistung ist automatisch ein Sachbezug. Zweckgebundene Geldleistungen und nachträgliche Kostenerstattungen zählen nach § 8 EStG grundsätzlich zu den Einnahmen in Geld. Für bestimmte Gutscheine und Geldkarten gelten dagegen besondere Voraussetzungen. 

Was die beiden Formen konkret unterscheidet, erfahren Sie in unserem Beitrag zur Abgrenzung zwischen Geldleistung und Sachbezug.

Gerade bei Karten- und Gutscheinlösungen lohnt es sich deshalb, bereits bei der Auswahl genau hinzusehen. 

Muss der Sachbezug zusätzlich zum Gehalt gewährt werden?

Bei Gutscheinen und Geldkarten, auf die die 50-Euro-Freigrenze angewendet werden soll, lautet die Antwort: Ja, sie müssen zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt werden. Eine einfache Herabsetzung des Arbeitslohns zugunsten der Leistung erfüllt dieses Zusätzlichkeitserfordernis nicht. 

Für Mitarbeiter:innen hat das einen positiven Nebeneffekt: Der Benefit bleibt als zusätzliche Leistung zum Gehalt sichtbar. 

Welche Fehler sollten Arbeitgeber:innen vermeiden?

Auch wenn Sachbezüge grundsätzlich gut handhabbar sind, gibt es einige typische Stolperfallen.

Freigrenze und Freibetrag verwechseln

Die 50-Euro-Grenze ist eine Freigrenze. Eine Überschreitung verändert daher die steuerliche Behandlung des entsprechenden Sachbezugs.

Weitere Sachbezüge übersehen

Für die 50-Euro-Freigrenze werden die relevanten Vorteile eines Kalendermonats insgesamt betrachtet.

Geldleistung und Sachbezug gleichsetzen

Nur weil Geld für einen bestimmten Zweck gedacht ist, wird daraus steuerlich nicht automatisch ein Sachbezug. Entscheidend ist die konkrete Ausgestaltung. 

Zusätzlichkeit nicht beachten

Für entsprechende Gutscheine und Geldkarten setzt die 50-Euro-Regelung voraus, dass sie zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt werden. 

Wie lässt sich der Aufwand rund um Sachbezüge reduzieren?

Sachbezüge sollen Mitarbeiter:innen Freude machen und HR nicht unnötig beschäftigen.

Bei der Auswahl einer geeigneten Lösung lohnt es sich deshalb, nicht nur auf den Benefit selbst zu schauen:

• Wie einfach ist die Verwaltung? 
• Wie lässt sich die Lösung in bestehende Systeme integrieren? 
• Wie hoch ist der laufende Verwaltungsaufwand? 
• Wie einfach ist die Nutzung für Mitarbeiter:innen? 
• Welche Einlösemöglichkeiten gibt es?

Genau hier unterscheiden sich die Lösungen am Markt. Der Pluxee Sachbezugs-Anbieter-Vergleich betrachtet unter anderem Einlösemöglichkeiten, Nutzerfreundlichkeit, Verwaltungsaufwand und die Integration in bestehende Systeme. 

Sachbezug und Lohnabrechnung zusammen denken

Sachbezüge können eine attraktive Ergänzung zum Gehalt sein. Entscheidend ist, steuerliche Voraussetzungen und interne Prozesse von Anfang an zusammenzudenken.

Für Arbeitgeber:innen sind dabei vor allem vier Punkte wichtig:

1. Sachbezug und Geldleistung richtig unterscheiden.
2. Die monatliche 50-Euro-Freigrenze im Blick behalten.
3. Relevante Sachbezüge gemeinsam betrachten.
4. Das Zusätzlichkeitserfordernis beachten.

Mit klaren Prozessen und der passenden Lösung lässt sich daraus ein Benefit machen, der für Unternehmen gut handhabbar ist und bei Mitarbeiter:innen ankommt.