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Los geht's!

Ihre Rechnungen und Gutschriften können Sie im Firmenkundenportal ganz einfach unter dem Reiter „Dokumente“ einsehen. Dort finden Sie alle relevanten Unterlagen übersichtlich nach Kategorien sortiert – darunter Beladerechnungen, Gebührenrechnungen sowie alle Gutschriften, die Sie erhalten haben. Sie können die Dokumente direkt im Portal öffnen, herunterladen oder für Ihre internen Unterlagen speichern. Neue Rechnungen und Gutschriften werden automatisch im jeweiligen Abrechnungszeitraum bereitgestellt. Über die integrierte Such- und Filterfunktion lassen sich einzelne Belege gezielt nach Datum, Betrag oder Rechnungsnummer finden. So behalten Sie jederzeit den Überblick über Ihre gesamte Abrechnungshistorie.

Wenn Ihr Unternehmen wächst und Sie eine neue Filiale oder einen weiteren Standort anlegen möchten, übernehmen wir diesen administrativen Schritt gerne für Sie. So stellen wir sicher, dass Ihre Benefits-Karten und Gutscheine korrekt zugestellt werden.

Der Ablauf zur Filialanlage:

• Kontaktformular nutzen: Nutzen Sie dazu einfach das Kontaktformular auf unserer Website.
• Notwendige Angaben mitteilen: Teilen Sie uns die notwendigen Angaben zur neuen Filiale mit. Dazu gehören:
  • Der Name der Filiale.
  • Die vollständige Lieferadresse.
  • Gegebenenfalls eine interne Kennung oder Filialnummer.
• Wichtige Regelung zur Adresse: Bitte beachten Sie, dass die Rechnungsadresse immer der Hauptstandort bleibt, während die zusätzlichen Filialen ausschließlich als Lieferadressen hinterlegt werden.
• Bestätigung: Nach Eingang Ihrer Anfrage legt unser Team den neuen Standort im System an und informiert Sie, sobald die Filiale aktiv und für Bestellungen auswählbar ist.

Um sicherzustellen, dass Ihre Mitarbeiter ihre Benefits nahtlos weiter nutzen können, erfolgt die Kartenerneuerung automatisiert. Der Prozess wird systemseitig immer am 13. des Monats vor dem tatsächlichen Ablaufdatum der Karten angestoßen.Das bedeutet für Sie: Sie haben bis zum 12. des Vormonats Zeit, Ihre Nutzerdaten im Portal zu prüfen und anzupassen. Bitte stellen Sie bis zu diesem Stichtag sicher, dass alle Änderungen eingepflegt sind (z. B. das Entfernen ausgetretener Mitarbeiter aus der Liste). Alle Karten, die nach dem 12. weiterhin als aktiv gelistet sind, werden am Folgetag automatisch zur Produktion und Erneuerung beauftragt. Eine spätere Änderung ist für den laufenden Bestellzyklus leider nicht mehr möglich.

Hier erfährst du mehr zur Nutzung und Verwaltung der Pluxee Benefits.

Eine Namensänderung im System, beispielsweise nach Heirat, erfolgt unkompliziert über Ihre Standard-Bestelldatei im Firmenkundenportal.

Der Ablauf der digitalen Namensänderung:

1. Bestelldatei öffnen: Eine Namensänderung können Sie ganz einfach über die Bestelldatei im Firmenkundenportal vornehmen.
2. Daten anpassen: Öffnen Sie dazu die Datei, passen Sie den Namen der betroffenen Person an.
3. Hochladen: Laden Sie die aktualisierte Datei anschließend wieder im Portal hoch.
4. Verarbeitung: Die Änderung wird automatisch verarbeitet und ist bereits am folgenden Tag im System sichtbar.

Wichtiger Hinweis zur physischen Karte:

• Kein automatischer Ersatz: Bitte beachten Sie: Eine Ersatzkarte wird in diesem Fall nicht automatisch erstellt oder versendet.
• Manuelle Bestellung: Sollte auch der Name auf der physischen Karte angepasst werden müssen, kann der Administrator im Portal eine neue Karte manuell bestellen.

So stellen Sie sicher, dass sowohl die digitalen als auch die physischen Daten aktuell sind.

Damit Sie Ihre Abrechnungen besser nachvollziehen können, haben wir hier die gängigsten Rechnungspositionen für Sie zusammengefasst:

Übersicht der Gebühren:

• Servicegebühr: Dies ist eine regelmäßig anfallende Gebühr, die pro aktiver Karte berechnet wird. Sie deckt die laufenden Service- und Verwaltungsleistungen ab.
• Folgekarte: Diese Gebühr fällt an, wenn eine Karte ihr Gültigkeitsdatum überschritten hat (abgelaufen ist) und für den Mitarbeitenden eine neue Karte erstellt wird.
• Ersatzkarte: Diese Position wird berechnet, wenn eine neue Pluxee Benefits Card ausgestellt werden muss – beispielsweise infolge von Verlust, Diebstahl oder einer Beschädigung der ursprünglichen Karte.
• Versandgebühr: Hierbei handelt es sich um die Kosten, die für den physischen Versand der Karten anfallen.
• Erstattungs- / Schließungsgebühr: Dies ist eine Servicepauschale, die bei der Schließung eines Kartenkontos erhoben wird, sofern sich zum Zeitpunkt der Schließung noch Restguthaben auf der Karte befindet.

Für eine revisionssichere Dokumentation und interne Kontrolle sind detaillierte Berichte unerlässlich. Im Firmenkundenportal können Sie Ihre Reportings ganz einfach unter dem Reiter „Dokumente“ abrufen.

Diese Berichte stehen Ihnen zur Verfügung:

Unter „Dokumente“ stehen Ihnen verschiedene Berichte zur Verfügung, die Ihnen einen detaillierten Überblick über alle relevanten Transaktionen und Kartenbewegungen Ihres Unternehmens geben:

• Karteninhaberbericht: Enthält alle relevanten Daten zu den aktiven und inaktiven Karten sowie den zugehörigen Mitarbeitenden.
• Beladungsbericht: Zeigt alle durchgeführten Aufladungen und die jeweiligen Beträge pro Mitarbeitenden.
• Entladungsbericht: Dokumentiert Guthaben, das eventuell aus administrativen Gründen von der Karte entfernt wurde (z. B. bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses).

Export und Archivierung:

Sie können die Berichte direkt im Portal einsehen oder als PDF-, Excel- oder CSV-Datei herunterladen, um sie weiterzuverarbeiten oder intern zu archivieren. Durch die regelmäßige Nutzung der Reportings behalten Sie stets die volle Kontrolle über Ihre Karten- und Guthabenaktivitäten.

Fehlermeldungen während des Beladevorgangs können verschiedene Ursachen haben – von Formatfehlern in der Datei bis hin zu lokalen Browserproblemen.

Schritt 1: Überprüfung der Bestelldatei

• Datenabgleich: Überprüfen Sie bitte zunächst Ihre Bestelldatei und gleichen Sie die angezeigte Fehlermeldung mit den konkreten Angaben in Ihrer Datei ab.
• Pflichtfelder & Formate: Stellen Sie sicher, dass alle Pflichtfelder korrekt ausgefüllt sind und die Datei im richtigen Format (z. B. CSV oder XLSX) vorliegt.

Schritt 2: Technische Fehlerquellen ausschließen

• Browser-Cache: Häufig hilft es, den Cache-Speicher Ihres Browsers zu löschen, um technische Konflikte zu vermeiden.
• Seite neu laden: Laden Sie das Firmenkundenportal neu, um eine frische Sitzung zu starten.

Schritt 3: Unterstützung durch den Support

Sollte die Fehlermeldung trotz dieser Maßnahmen weiterhin bestehen, kontaktieren Sie uns bitte über das Kontaktformular im Firmenkundenportal. Damit wir Ihnen schnell weiterhelfen können, benötigen wir folgende Informationen:

• Eine kurze Problembeschreibung.
• Die betroffene Datei oder einen Screenshot der Fehlermeldung als Anhang.

Wenn Sie keine Bestätigungsmail zur Beladung erhalten haben, kann dies unterschiedliche Ursachen haben. Bitte gehen Sie zur Klärung wie folgt vor:

1. Überprüfung im Dashboard:

• Prüfen Sie zunächst im Firmenkundenportal im Bereich „Aktivitäten“ in Ihrem Dashboard, ob der Auftrag dort aufgeführt ist.
• Nach erfolgreichem Abschluss erscheint die Bestellung dort mit dem entsprechenden Beladestatus.

2. Auftrag nicht vorhanden:

• Sollte keine Bestellung hinterlegt sein, wurde der Vorgang nicht ordnungsgemäß abgeschlossen.
• Lösung: Laden Sie die Bestelldatei bitte erneut im Firmenkundenportal hoch und schließen Sie den Auftrag vollständig ab. Erst nach erfolgreicher Übermittlung und Verarbeitung wird die E-Mail automatisch versendet.

3. Technische Prüfung:

• Überprüfen Sie bitte auch Ihren Spam- oder Junk-Mail-Ordner, falls die Nachricht dort versehentlich gefiltert wurde.

Durch den Abgleich mit dem Dashboard stellen Sie sicher, dass Ihre Beladung korrekt im System erfasst wurde.

Wenn Sie das SEPA-Lastschriftverfahren widerrufen oder Ihre Zahlungsmethode ändern möchten, können Sie dies ganz einfach über das Kontaktformular auf unserer Website tun. Wählen Sie dort den passenden Betreff wie „Zahlungsart ändern“ oder „SEPA-Lastschrift widerrufen“ und geben Sie Ihre Kundennummer sowie relevante Vertragsdaten an. Nach Eingang Ihrer Nachricht wird der Widerruf geprüft und die SEPA-Einzugsermächtigung entsprechend aufgehoben. Sie erhalten anschließend eine Bestätigung per E-Mail. Bitte beachten Sie, dass laufende Abbuchungen, die bereits veranlasst wurden, unter Umständen noch ausgeführt werden können.

Für die Bezahlung Ihrer Bestellungen im Pluxee Firmenkundenportal stehen Ihnen zwei sichere Zahlungsmodalitäten zur Verfügung:

1. Das B2B-Firmenlastschriftverfahren:

• Komfort: Die Abbuchung des fälligen Betrags erfolgt bequem und automatisch von Ihrem angegebenen Geschäftskonto.
• Vorteil: Sie müssen sich um nichts weiter kümmern.

2. Die klassische Überweisung:

• Alternative: Alternativ können Sie den Rechnungsbetrag auch per Überweisung begleichen.
• Details: In diesem Fall finden Sie alle relevanten Zahlungsinformationen wie IBAN, Verwendungszweck und Fristen direkt auf Ihrer Rechnung.

Sicherheit und Abwicklung:

Beide Varianten sind sicher und ermöglichen eine schnelle Abwicklung Ihrer Bestellungen. So können Sie die für Ihr Unternehmen am besten geeignete Methode wählen.

Für eine reibungslose Verwaltung deiner Benefits-Lösungen ist es essenziell, dass die Admin-Konten immer auf dem neuesten Stand sind. Im Pluxee Firmenkundenportal kannst du deine Admindaten ganz einfach selbst anpassen. So behältst du jederzeit die Kontrolle über deine Adminrechte und den sicheren Zugang zu deinem Firmenkonto.

So verwaltest du deine Administratoren:

1. Navigiere zum Reiter "Admins": Logge dich in das Firmenkundenportal ein und gehe in den Reiter „Admins“.
2. Übersicht prüfen: Dort sind alle bestehenden Administratoren deines Unternehmens aufgelistet.
3. Änderungen vornehmen: Du kannst die hinterlegten Kontaktdaten, E-Mail-Adressen oder Berechtigungen bearbeiten. Dies ist wichtig, wenn sich Zuständigkeiten ändern.
4. Hinzufügen und Entfernen: Neue Administratoren lassen sich ebenfalls hinzufügen oder bestehende entfernen.
5. Speichern: Achte darauf, nach jeder Änderung die Daten zu speichern, damit alle Zugriffe aktuell bleiben.

Tipp zur Sicherheit: Wir empfehlen, die E-Mail-Adressen der Admins sorgfältig zu pflegen. Nur so können wir sicherstellen, dass kritische Benachrichtigungen (wie z.B. Informationen zur Kartenerneuerung) die richtigen Ansprechpartner im Unternehmen erreichen.

Falls bei einer Bestellung eine fehlerhafte Lieferadresse hinterlegt wurde, greift ein automatischer Prozess, um den Verbleib der Dokumente zu sichern.

Der Rücklauf-Prozess:

• Automatische Weiterleitung: Brief-Rückläufer werden automatisch an die im System hinterlegte Firmenadresse weitergeleitet.
• Sicherstellung: So gewährleisten wir, dass die Sendung trotz falscher Angaben dennoch bei Ihrem Unternehmen ankommt.

Prävention und Korrektur:

Um fehlerhafte Zustellungen künftig zu vermeiden und administrative Aufwände gering zu halten, empfehlen wir folgende Maßnahmen:

• Regelmäßige Prüfung: Überprüfen Sie bitte regelmäßig die Aktualität der Adressdaten in Ihrer Bestelldatei oder direkt im Firmenkundenportal.
• Anpassung der Daten: Sollten Sie feststellen, dass eine Adresse nicht mehr aktuell ist, können Sie die Angaben direkt anpassen oder eine Aktualisierung über das Kontaktformular veranlassen.

Durch die Pflege der Daten stellen Sie sicher, dass zukünftige Karten und wichtige Dokumente direkt an die korrekte Lieferadresse versendet werden.

Wenn der Zugriff auf Ihr Pluxee Konto nicht wie gewohnt funktioniert, können verschiedene Faktoren die Ursache sein. Gehen Sie bitte die folgenden Schritte zur Prüfung durch:

1. Überprüfung der Login-Seite:

• Prüfen Sie zunächst, ob Sie sich auf der richtigen Login-Seite befinden.
• Es wird unterschieden zwischen dem Pluxee Portal für Karteninhaber und dem Firmenkundenportal für Administratoren.

2. Eingabe der Zugangsdaten:

• Achten Sie darauf, Ihre E-Mail-Adresse und das Passwort korrekt einzugeben.

3. Passwort zurücksetzen:

• Sollte der Login dennoch scheitern, nutzen Sie die Funktion „Passwort vergessen“, um ein neues Passwort zu setzen.
• Überprüfen Sie anschließend auch Ihren Spam-Ordner, falls die E-Mail zur Passwortzurücksetzung nicht sofort eintrifft.

Weiterführende Hilfe:

Wenn der Zugriff weiterhin nicht möglich ist, kontaktieren Sie uns bitte über das Kontaktformular. Geben Sie dabei bitte Ihre Kundennummer sowie eine kurze Beschreibung des Problems an, damit wir Ihnen gezielt helfen können.

Für dich ändert sich nichts: Dein bisheriger PIN-Code bleibt bei einer Kartenerneuerung unverändert.

• Kein neuer Versand: Bei der Ausstellung der neuen Karte wird ausschließlich eine neue Karte ausgestellt – es wird keine neue PIN versendet.
• Gleiche Nutzung: Du kannst also weiterhin denselben Code verwenden, den du bereits für deine bisherige Karte genutzt hast.

Die neue Karte ist sofort nach der Aktivierung (z. B. durch die erste PIN-Transaktion) einsatzbereit und funktioniert wie gewohnt.

Wichtig: PIN-Sicherheit

Bitte bewahre deine PIN sicher auf und gib ihn nicht an Dritte weiter.

Was tun, wenn du die PIN vergessen hast?

Solltest du deine PIN vergessen oder verloren haben, kannst du ihn jederzeit selbstständig verwalten:

• PIN-Erinnerung: Du kannst über das Pluxee Portal oder die Pluxee App eine PIN-Erinnerung anfordern.
• PIN-Neuvergabe: Alternativ kannst du auch eine PIN-Neuvergabe (Wunsch-PIN) beantragen, falls diese Funktion in deinem Vertrag freigeschaltet ist.

Um neue Karteninhaber anzulegen oder bestehende Datensätze zu aktualisieren, bietet das Firmenkundenportal verschiedene, flexible Eingabewege. Sie können die Nutzerdaten ganz einfach im Firmenkundenportal eingeben oder als Datei importieren.

Import per Datei:

• Dateiformate: Dafür steht Ihnen die Möglichkeit zur Verfügung, eine Excel- oder CSV-Datei hochzuladen.
• Vorlage nutzen: Nutzen Sie am besten die bereitgestellte Vorlage, um sicherzustellen, dass alle erforderlichen Felder korrekt ausgefüllt sind (z. B. Name, E-Mail-Adresse, Mitarbeiter-ID, Kartentyp).
• Anleitung: Eine ausführliche Anleitung zur Beladung via CSV-Datei finden Sie ebenfalls im Portal – dort wird Schritt für Schritt erklärt, wie Sie den Upload durchführen.

Nach dem Hochladen können Sie die Daten prüfen und bestätigen. So lassen sich neue Nutzer effizient hinzufügen oder bestehende Datensätze aktualisieren.

Nach dem Abschluss einer Bestellung im Firmenkundenportal leiten wir die Produktion und den Versand Ihrer Karten schnellstmöglich ein.

Reguläre Lieferzeit:

• Zeitrahmen: Die Pluxee Karten werden in der Regel innerhalb von 15 Werktagen geliefert.
• Zustellort: Die Lieferung erfolgt an die im Firmenkundenportal hinterlegte Lieferadresse.

Bitte beachten Sie, dass die Dauer je nach Bestellvolumen, Produktionsaufkommen oder Versanddienstleister leicht variieren kann. In Sonderfällen kann sich die Lieferung etwas verzögern, beispielsweise bei:

• Größeren Unternehmensbestellungen.
• Individuellen Kartenlayouts.

Sobald Ihre Karten versendet wurden, erhalten Sie eine Versandbestätigung. Alternativ können Sie den Status Ihrer Bestellung direkt im Portal einsehen, um jederzeit den Überblick über den aktuellen Stand zu behalten.

Hier erfahren Sie mehr zur Nutzung und Verwaltung der Pluxee-Produkte.

Wenn Sie das B2B-SEPA-Lastschriftverfahren widerrufen oder Ihre Zahlungsart ändern möchten, ist eine einfache Kontaktaufnahme über unsere Website der schnellste Weg.

Der Ablauf zur Änderung Ihrer Zahlungsart:

1. Kontaktweg: Sie können uns einfach über das Kontaktformular auf unserer Website erreichen.
2. Betreff wählen: Wählen Sie dort den passenden Betreff, beispielsweise „Zahlungsart ändern“ oder „SEPA-Lastschrift widerrufen“.
3. Angaben machen: Geben Sie unbedingt Ihre Kundennummer sowie die Firmendaten an, damit wir Ihre Anfrage eindeutig zuordnen können.
4. Prüfung und Bestätigung: Nach Eingang Ihrer Mitteilung wird der Widerruf geprüft und die bestehende SEPA-Einzugsermächtigung aufgehoben.
5. Statusinformation: Sie erhalten eine Bestätigung per E-Mail, sobald die Änderung wirksam ist.

Wichtiger Hinweis zur Abwicklung:

Bitte beachten Sie, dass bereits eingereichte Abbuchungen noch ausgeführt werden können, bevor der Widerruf vollständig verarbeitet ist.

Wenn die Anmeldung in Ihrem Portal fehlschlägt, kann dies verschiedene Ursachen haben. Bitte gehen Sie die folgenden Punkte nacheinander durch:

1. Prüfung der Plattform und Daten:

• Die richtige Seite: Stellen Sie sicher, dass Sie sich auf der korrekten Login-Seite befinden – also entweder im Pluxee Portal für Karteninhaber oder im Firmenkundenportal für Administratoren.
• Eingabeprüfung: Achten Sie auf die korrekte Schreibweise Ihrer E-Mail-Adresse und Ihres Passworts.

2. Passwort zurücksetzen:

• Sollte die Anmeldung weiterhin nicht möglich sein, nutzen Sie bitte die Funktion „Passwort vergessen“.
• E-Mail-Erhalt: Überprüfen Sie bitte auch Ihren Spam-Ordner, falls die E-Mail zur Passwortzurücksetzung nicht innerhalb weniger Minuten in Ihrem Posteingang eintrifft.

3. Unterstützung durch den Support:

Wenn der Zugriff trotz Zurücksetzen des Kennworts weiterhin nicht funktioniert:

• Kontaktieren Sie uns bitte über das Kontaktformular.
• Geben Sie dabei Ihre Kundennummer sowie eine kurze Fehlerbeschreibung an.

Unser Team wird Ihr Anliegen prüfen, damit wir Ihnen schnellstmöglich wieder Zugang zu Ihrem Konto verschaffen können.

Pluxee unterstützt Unternehmen dabei, Mitarbeitenden attraktive Benefits und Gehaltsextras bereitzustellen – flexibel, modular, steuerlich optimiert und sofort praxisnah einsetzbar. Das Benefit-Portfolio deckt unterschiedliche Anwendungsfälle ab und wird kontinuierlich erweitert, damit Unternehmen Benefits strategisch einsetzen können: zur Mitarbeiterbindung, Motivation und zur Stärkung der Arbeitgeberattraktivität. 

Steuerfreier Sachbezug: Benefits Card

Die Pluxee Benefits Card eröffnet maximale Flexibilität. Arbeitgeber können bis zu 50 € monatlich steuerfrei gewähren, die Mitarbeitende frei bei regionalen Akzeptanzstellen einsetzen können. Ob Shopping, Freizeit oder Alltag – Beschäftigte genießen echte Wahlfreiheit, während Unternehmen von steuerlichen Vorteilen profitieren. 

Essenszuschuss: Restaurant Gutschein

Mit dem Essenszuschuss können Arbeitgeber ihre Mitarbeitenden beim täglichen Mittagessen unterstützen – egal ob im Restaurant, Café oder beim Lieferdienst. Die Abwicklung ist unkompliziert und steuerlich vorteilhaft, da der Zuschuss innerhalb der geltenden Freibeträge genutzt werden kann. Unternehmen profitieren von motivierten Mitarbeitenden und einer gestärkten Arbeitgebermarke. 

Nachhaltige Mobilitätslösung: Dienstradleasing mit Pluxee Bike 

Mit Pluxee Bike verbinden sich Nachhaltigkeit und Gesundheit. Mitarbeitende erhalten Zugang zu modernen Dienstradleasing-Angeboten – vom klassischen Fahrrad bis hin zum E-Bike. So wird klimafreundliche Mobilität gefördert, Pendelkosten reduziert und die Mitarbeiterzufriedenheit gestärkt. 

Employee Wellbeing: Firmenfitness & mentale Gesundheit mit Pluxee Wellbeing

Firmenfitness und mentale Gesundheit als Mitarbeiterbenefit: Pluxee Wellbeing ist die zentrale Gesundheitslösung, mit der Unternehmen ihr betriebliches Gesundheitsmanagement flexibel steuern. Statt mühsamer Einzelverträge bieten Sie Ihrem Team eine einzige, smarte Mitgliedschaft, die den administrativen Aufwand für HR auf ein Minimum reduziert. Ihre Mitarbeiter:innen profitieren von einem starken Benefit mit maximaler Freiheit: regionale Vor-Ort-Angebote kombiniert mit erstklassigen digitalen Lösungen. 

Kontinuierliche Erweiterung 

Das Produktportfolio wird fortlaufend optimiert. Unternehmen sind dadurch immer auf dem neuesten Stand, wenn es um innovative Benefits geht, die langfristig Wirkung zeigen. Hier erhalten Sie eine Übersicht über die Pluxee Benefit-Produkte und ihre wichtigsten Eigenschaften. 

Übersicht Pluxee Benefits - Produkte & Lösungen