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Los geht's!

Die Beladung der Pluxee Benefits Cards erfolgt standardisiert über eine Vorlagendatei im Firmenkundenportal. Dies gewährleistet die schnelle und korrekte Zuweisung des Guthabens zu den jeweiligen Mitarbeitenden. 

Schritt-für-Schritt zur erfolgreichen Beladung:

1. Vorlage herunterladen: Loggen Sie sich ein und laden Sie im Firmenkundenportal die Beladungsvorlage herunter.
2. Datei befüllen: Füllen Sie alle Pflichtfelder der Vorlage korrekt aus und stellen Sie sicher, dass Sie die Datei im angegebenen Format speichern.
3. Datei hochladen: Laden Sie die vorbereitete Datei anschließend im Menü „Beladung“ wieder hoch.
4. Prüfung und Korrektur: Das Portal prüft sofort das Format und die Inhalte der Datei. Bei Fehlern erhalten Sie umgehend Hinweise zur Korrektur, damit der Prozess reibungslos weiterläuft.
5. Bestätigung und Rechnungsstellung: Nach erfolgreicher Übermittlung bekommen Sie eine Bestätigungsmail und es wird automatisch eine Beladungsrechnung erstellt.
6. Zahlung auslösen: Die Zahlung erfolgt entweder per Vorkasse oder über SEPA-Lastschrift.
7. Gutschrift: Sobald die Zahlung verbucht ist, wird das Guthaben den Karten gutgeschrieben

Statusverfolgung:

Den aktuellen Status Ihrer Beladungstransaktion können Sie jederzeit transparent im Firmenkundenportal verfolgen.

Eine Namensänderung im System, beispielsweise nach Heirat, erfolgt unkompliziert über Ihre Standard-Bestelldatei im Firmenkundenportal.

Der Ablauf der digitalen Namensänderung:

1. Bestelldatei öffnen: Eine Namensänderung können Sie ganz einfach über die Bestelldatei im Firmenkundenportal vornehmen.
2. Daten anpassen: Öffnen Sie dazu die Datei, passen Sie den Namen der betroffenen Person an.
3. Hochladen: Laden Sie die aktualisierte Datei anschließend wieder im Portal hoch.
4. Verarbeitung: Die Änderung wird automatisch verarbeitet und ist bereits am folgenden Tag im System sichtbar.

Wichtiger Hinweis zur physischen Karte:

• Kein automatischer Ersatz: Bitte beachten Sie: Eine Ersatzkarte wird in diesem Fall nicht automatisch erstellt oder versendet.
• Manuelle Bestellung: Sollte auch der Name auf der physischen Karte angepasst werden müssen, kann der Administrator im Portal eine neue Karte manuell bestellen.

So stellen Sie sicher, dass sowohl die digitalen als auch die physischen Daten aktuell sind.

Für eine effiziente und sichere Verwaltung Ihrer Pluxee Benefits können Sie jederzeit weitere Administratoren mit Zugang zum Firmenkundenportal anlegen.

Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Anlage neuer Admins:

1. Navigation: Klicken Sie im Firmenkundenportal oben in der roten Menüleiste auf „Admins“.
2. Hinzufügen: Links oberhalb des Suchfeldes finden Sie ein „+“-Symbol, über das Sie einen neuen Administrator hinzufügen können.
3. Daten eingeben: Füllen Sie anschließend alle Pflichtfelder vollständig aus und speichern Sie die Eingaben.

Aktivierung des neuen Zugangs:

• Aktivierungslink: Der neu angelegte Admin erhält danach automatisch einen Aktivierungslink per E-Mail, mit dem er seinen Zugang einrichten kann.
• Gültigkeit: Bitte beachten Sie, dass dieser Link aus Sicherheitsgründen 48 Stunden gültig ist.

Was tun, wenn der Link abgelaufen ist?

Sollte der Aktivierungslink abgelaufen sein oder nicht funktionieren, nutzen Sie bitte das Kontaktformular, damit wir einen neuen Link für Sie bereitstellen können.

Die Pluxee Benefits Card ist für das mobile Bezahlen per Apple Pay freigeschaltet. Das bedeutet für dich: Maximaler Komfort und Sicherheit an der Kasse, da du deine PIN-Eingabe per Face ID oder Touch ID bestätigst.

So richtest du Apple Pay in wenigen Schritten ein:

1. Pluxee App aktualisieren: Stelle sicher, dass du die aktuellste Version der Pluxee App aus dem App Store geladen hast. Veraltete Versionen können den Einrichtungsprozess blockieren.
2. Karte in der App wählen: Melde dich in der Pluxee App an oder registriere dich. Klicke anschließend auf die Abbildung deiner Benefits Card und danach auf das Zahnrad-Symbol (Einstellungen).
3. Zu Apple Wallet hinzufügen: Klicke nun auf den Button „Zu Apple Wallet hinzufügen“. Das System leitet dich direkt in die Apple Wallet App weiter.
4. Aktivierung abschließen: Folge den Anweisungen in deiner Apple Wallet, um die Aktivierung final abzuschließen. Möglicherweise musst du deine Identität einmalig per SMS-Code (OTP) bestätigen.

So bezahlst du mit der Pluxee Card über Apple Pay:

• Vor dem Bezahlvorgang: Überprüfe dein verfügbares Guthaben in der Pluxee App.
• An der Kasse: Informiere den Kassierer, dass du mit Karte (Kreditkarte/Visa) zahlen möchtest.
• Wallet öffnen: Doppelklicke auf die rechte Seitentaste Ihres iPhones (oder halte deine Apple Watch an das Terminal).
• Transaktion starten: Wähle die Pluxee Karte aus und halte dein Smartphone oder deine Apple Watch wie eine herkömmliche kontaktlose EC-Karte an das Bezahlterminal. Deine Face ID oder Touch ID bestätigt die Zahlung.

Probleme bei der Einrichtung? Sollte das Hinzufügen fehlschlagen, prüfe, ob:

• Deine Karte bereits aktiviert ist (erste PIN-Nutzung).
• Die Handynummer im Pluxee Portal aktuell ist, da Verifizierungscodes oft per SMS gesendet werden.

Für eine effiziente Verwaltung und Planung ist es wichtig zu wissen, welche Ihrer Mitarbeitenden demnächst eine neue Benefits Card erhalten. Im Firmenkundenportal stellen wir Ihnen hierfür einen speziellen Bericht zur Verfügung.

So finden Sie den Report zur Kartenerneuerung:

1. Login: Loggen Sie sich in das Firmenkundenportal ein.
2. Navigation: Gehen Sie zum Reiter „Dokumente“.
3. Report abrufen: Dort können Sie im Folgemonat den Report zur Kartenerneuerung herunterladen.

Was der Bericht enthält:

Dieser Bericht listet alle Karten auf, für die eine Folgekarte bestellt oder automatisch erzeugt wurde. So sehen Sie auf einen Blick:

• Welche Mitarbeiter eine neue Karte erhalten.
• Welche Karten demnächst aufgrund des Ablaufdatums ersetzt werden.

Ihre Verwaltungsmöglichkeiten:

• Download: Die Reports können Sie direkt im Portal einsehen, herunterladen oder als CSV-/Excel-Datei exportieren.
• Filter: Über die Such- und Filterfunktionen lassen sich bestimmte Karten oder Zeiträume gezielt anzeigen, um die Übersicht über laufende Kartenerneuerungen zu behalten.

Restaurant Gutscheine sind steuerbegünstigte Sachbezüge, deren Gültigkeit gesetzlichen Vorgaben unterliegt. Die Einhaltung der Frist ist daher essenziell.

So finden Sie das Gültigkeitsdatum:

Die Einlösefrist Ihrer Restaurant Gutscheine ist direkt mittig auf dem Gutschein angegeben. Dort finden Sie das Gültigkeitsdatum, bis zu dem der jeweilige Gutschein eingelöst werden kann.

Rechtliche Konsequenzen bei Ablauf:

• Gültigkeit: Nach Ablauf dieses Datums verliert der Gutschein gemäß den gesetzlichen Vorgaben seine Gültigkeit.
• Ausschluss: Eine nachträgliche oder verspätete Einlösung ist aus steuerrechtlichen Gründen nicht zulässig.

Empfehlung:

Bitte achten Sie daher darauf, Ihre Gutscheine rechtzeitig in einem der teilnehmenden Restaurants oder Partnerbetriebe einzulösen. So stellen Sie sicher, dass Sie den vollen Wert Ihrer Gutscheine innerhalb der vorgesehenen Frist nutzen können. 

Der Pluxee Restaurant Gutschein dient als steuerbegünstigter Zuschuss zu deiner täglichen Verpflegung. Er ist ideal dafür gedacht, dein tägliches Mittagessen zu erleichtern.

So löst du den Gutschein ein:

1. Idealer Einsatz: Am besten nutzt du einen Gutschein pro Arbeitstag für dein Mittagessen in einem teilnehmenden Restaurant, Café oder Imbiss.
2. Bezahlung: Zeige den Gutschein einfach beim Bezahlen vor – er wird dort wie ein Zahlungsmittel akzeptiert.

Wichtiger Hinweis zu Akzeptanzpartnern:

Eine Übersicht aller teilnehmenden Akzeptanzpartner findest du online oder in der Pluxee App.

• Netzwerk-Unterschiede: Bitte beachte, dass das Akzeptanzpartnernetzwerk der Restaurant Gutscheine von dem der Pluxee Benefits Card abweichen kann.

So stellst du sicher, dass dein Gutschein beim ausgewählten Partner eingelöst werden kann und du deinen Benefit optimal nutzt.

Sie haben die Möglichkeit, Ihre Gutscheine mit individuellen Nachrichten zu personalisieren und diese Texte jederzeit im Portal anzupassen.

Schritt-für-Schritt zur Textänderung:

1. Login: Melden Sie sich dazu mit Ihren Zugangsdaten im Firmenkundenportal für Gutscheine an.
2. Navigation: Öffnen Sie den Bereich „Gutscheinverwaltung“ oder „Design & Texte“.
3. Anpassung: Dort können Sie individuelle Texte, persönliche Grüße oder Firmennachrichten hinterlegen und bei Bedarf jederzeit anpassen.
4. Überprüfung: Prüfen Sie Ihre Eingaben vor dem Speichern, um sicherzustellen, dass der Text korrekt und vollständig angezeigt wird.
5. Gültigkeit: Änderungen werden direkt übernommen und gelten für alle neu erstellten Gutscheine.

So gestalten Sie Ihre Gutscheine schnell, flexibel und ganz nach Ihren Wünschen.

Wenn die kontaktlose Zahlung (NFC) mit deiner Pluxee Benefits Card plötzlich nicht mehr funktioniert, liegt dies in der Regel an den eingebauten Sicherheitsmechanismen der Karte.

Der häufigste Grund (Sicherheitsbegrenzung):

Meist liegt es an Sicherheitsvorgaben, die eine bestimmte Anzahl kontaktloser Zahlungen ohne PIN begrenzen. Dies dient deinem Schutz bei Verlust oder Diebstahl der Karte.

So schaltest du die Funktion wieder frei:

• In solchen Fällen musst du deine Pluxee Benefits Card einmalig in das Kartenlesegerät einstecken und deine vierstellige PIN eingeben, um die Funktion wieder freizuschalten.

Bitte beachte außerdem:

• Betrag über 50 €: Ab 50,01 € ist die PIN-Eingabe immer erforderlich, unabhängig davon, ob es die erste kontaktlose Zahlung ist.
• Zufällige Abfrage: Auch bei kleineren Beträgen kann die PIN gelegentlich abgefragt werden, ebenfalls aus Sicherheitsgründen.

Wiederaufnahme der Funktion:

Nach der erfolgreichen PIN-Eingabe funktioniert das kontaktlose Bezahlen wieder wie gewohnt bei allen teilnehmenden Akzeptanzpartnern.

Wenn das Ablaufdatum deiner Pluxee Benefits Card überschritten ist, ist die Karte nicht mehr funktionsfähig, aber dein Restguthaben geht nicht verloren.

Schritt-für-Schritt zur Folgekarte:

1. Arbeitgeber kontaktieren: Wende dich bitte an deinen Arbeitgeber oder die zuständige Personalabteilung.
2. Bestellung: Dein Arbeitgeber kann über das Pluxee Firmenkundenportal eine Folgekarte für dich bestellen, damit du dein Guthaben weiterhin nutzen kannst.
3. Versand: Nach der Bestellung wird dir die neue Karte automatisch an die hinterlegte Adresse zugesendet. In der Regel erfolgt die Lieferung innerhalb weniger Werktage.
4. Aktivierung: Sobald du die neue Karte erhalten hast, kannst du sie wie gewohnt aktivieren und verwenden.

Wichtig: Das Restguthaben deiner alten Karte bleibt bestehen und wird automatisch auf deine neue Karte übertragen.

Damit der Übergang von einer ablaufenden Karte zur Folgekarte reibungslos verläuft, bietet das Firmenkundenportal den monatlichen Modus zur Übersicht an.

Der monatliche Modus im Überblick:

• Vorschau: Der monatliche Modus zeigt Ihnen alle ablaufenden Karten der nächsten drei Monate an.
• Kontrolle: So behalten Sie den Überblick über anstehende Kartenerneuerungen und können rechtzeitig prüfen, ob Folgekarten benötigt werden.

Fristen für Änderungen:

Wenn Sie Anpassungen an der Bestellung der Folgekarten vornehmen möchten – zum Beispiel einzelne Karten anpassen oder Mitarbeitende abwählen – beachten Sie bitte folgenden Stichtag:

• Stichtag: Änderungen sind bis zum 12. des Vormonats möglich.
• Bearbeitungssperre: Nach diesem Stichtag sind die entsprechenden Karten grau hinterlegt und können nicht mehr bearbeitet werden.

Lieferung der Karten:

Die Lieferung der Folgekarten erfolgt anschließend monatlich. Dies stellt sicher, dass Ihre Mitarbeitenden ihre neue Karte pünktlich vor Ablauf erhalten.

Mit deiner Pluxee Benefits Card genießt du volle Freiheit bei der Nutzung deines Guthabens. Es gibt kein festes Tageslimit.

Deine Nutzungsmöglichkeiten:

• Eigene Entscheidung: Du entscheidest selbst, wann und in welcher Höhe du dein verfügbares Guthaben einsetzen möchtest.
• Ansparen: Du kannst dein Guthaben bei Bedarf auch ansparen.
• Guthabenerhalt: Nicht verbrauchtes Guthaben bleibt auf deiner Karte erhalten und kann zu einem späteren Zeitpunkt genutzt werden, sofern es innerhalb der jeweiligen Gültigkeitsdauer liegt.

Bitte beachte jedoch zwei wichtige Punkte: 

1. Dein Arbeitgeber kann gegebenenfalls bestimmte Nutzungsrichtlinien oder monatliche Höchstbeträge für Aufladungen festgelegt haben.
2. Diese Informationen findest du in deinen Unterlagen oder direkt im Onlineportal unter den Kartendetails.

Wenn du deine 5-stellige Wallet-PIN vergessen hast, kannst du sie ganz einfach und direkt in der Pluxee App zurücksetzen, ohne die App neu installieren zu müssen.

Schritt-für-Schritt zum Zurücksetzen des Sicherheitscodes:

1. Einstellungen öffnen: Öffne dazu die Pluxee App und tippe oben rechts auf das Zahnrad-Symbol, um in die Einstellungen zu gelangen.
2. Zurücksetzen wählen: Scrolle nach unten und wähle den Button „Sicherheitscode zurücksetzen“ aus.
3. Mobile Payment zurücksetzen: Dadurch wird dein Mobile Payment einmalig zurückgesetzt.
4. Neue PIN vergeben: Anschließend kannst du im Zuge der erneuten Aktivierung des Mobile Payments eine neue Wallet-PIN vergeben.

Wiederaufnahme der Funktion:

Nach dem Zurücksetzen steht dir die Funktion wieder vollständig zur Verfügung, und du kannst deine Pluxee Benefits Card wie gewohnt mobil über Apple Pay oder Google Pay verwenden.

Die Pluxee Benefits Card ist eine Prepaidkarte, mit der Mitarbeitende steuerbegünstigte Arbeitgeber-Benefits einfach und flexibel nutzen können. Sie stellt eine moderne Form des Sachbezugs dar.

Funktionsweise und Beladung:

• Guthaben: Dein Arbeitgeber lädt monatlich oder zu definierten Anlässen Guthaben auf die Karte.
• Nutzung: Du kannst das Guthaben anschließend bei teilnehmenden Pluxee Akzeptanzpartnern einsetzen. Dazu gehören beispielsweise Restaurants, Cafés, der lokale Handel oder regionale Dienstleistungen.

Einsatzmöglichkeiten der Karte:

Die Karte funktioniert wie eine normale Debitkarte und bietet vielfältige Bezahlmöglichkeiten:

• PIN-Aktivierung: Nach der ersten PIN-Aktivierung (durch Einstecken und PIN-Eingabe) ist sie einsatzbereit.
• Kontaktlos & Digital: Sie kann kontaktlos oder über Apple Pay bzw. Google Pay genutzt werden.

Kontrolle und Transparenz:

Dein aktuelles Guthaben sowie alle Transaktionen kannst du jederzeit in der Pluxee App oder im Onlineportal einsehen, um immer den vollen Überblick zu behalten.

Um neue Karteninhaber anzulegen oder bestehende Datensätze zu aktualisieren, bietet das Firmenkundenportal verschiedene, flexible Eingabewege. Sie können die Nutzerdaten ganz einfach im Firmenkundenportal eingeben oder als Datei importieren.

Import per Datei:

• Dateiformate: Dafür steht Ihnen die Möglichkeit zur Verfügung, eine Excel- oder CSV-Datei hochzuladen.
• Vorlage nutzen: Nutzen Sie am besten die bereitgestellte Vorlage, um sicherzustellen, dass alle erforderlichen Felder korrekt ausgefüllt sind (z. B. Name, E-Mail-Adresse, Mitarbeiter-ID, Kartentyp).
• Anleitung: Eine ausführliche Anleitung zur Beladung via CSV-Datei finden Sie ebenfalls im Portal – dort wird Schritt für Schritt erklärt, wie Sie den Upload durchführen.

Nach dem Hochladen können Sie die Daten prüfen und bestätigen. So lassen sich neue Nutzer effizient hinzufügen oder bestehende Datensätze aktualisieren.

Du hast verschiedene Möglichkeiten, deine Kontobewegungen sicher und detailliert zu verfolgen, um jederzeit den Überblick über deine Kartennutzung zu behalten. 

Einsicht über die Pluxee App: 

• Login: Logge dich in die Pluxee App ein, um dein Guthaben in Echtzeit sowie alle getätigten Transaktionen einzusehen.
• Übersicht: Im Bereich "Alle Transaktionen" findest du eine vollständige Auflistung deiner Zahlungen, Aufladungen und eventuellen Rückbuchungen.
• Funktionen: Dort kannst du nach Datum oder Betrag filtern und dir bei Bedarf einen Kontoauszug per E-Mail zusenden lassen. 

Einsicht über das Pluxee Portal: 

• Alternative: Falls du lieber über den Browser arbeitest, kannst du deine Transaktionen auch im Onlineportal einsehen.

Wenn du deine Pluxee Wallet PIN vergessen hast, ist derzeit ein einfacher Workaround über die Neuinstallation der App notwendig, um eine neue PIN festzulegen.

Schritt-für-Schritt zur neuen PIN:

1. Deinstallation: Du musst derzeit die Pluxee App zunächst deinstallieren.
2. Neuinstallation: Lade die App anschließend neu aus dem App Store herunter.
3. Neuer Login: Öffne danach die App und melde dich mit deinen bekannten Zugangsdaten (E-Mail-Adresse und Passwort) wieder an.
4. Neue PIN festlegen: Beim erneuten Login wirst du aufgefordert, eine neue Wallet-PIN festzulegen.

Diese neue PIN ersetzt die alte PIN und ermöglicht dir wieder den vollen Zugriff auf dein Konto sowie alle Funktionen der App.

Bitte beachte, dass es sich hierbei um eine temporäre Lösung handelt. Wir arbeiten bereits an einer komfortableren Möglichkeit, wie du deine Wallet-PIN direkt in der App zurücksetzen kannst.

Für die Bezahlung Ihrer Bestellungen im Pluxee Firmenkundenportal stehen Ihnen zwei sichere Zahlungsmodalitäten zur Verfügung:

1. Das B2B-Firmenlastschriftverfahren:

• Komfort: Die Abbuchung des fälligen Betrags erfolgt bequem und automatisch von Ihrem angegebenen Geschäftskonto.
• Vorteil: Sie müssen sich um nichts weiter kümmern.

2. Die klassische Überweisung:

• Alternative: Alternativ können Sie den Rechnungsbetrag auch per Überweisung begleichen.
• Details: In diesem Fall finden Sie alle relevanten Zahlungsinformationen wie IBAN, Verwendungszweck und Fristen direkt auf Ihrer Rechnung.

Sicherheit und Abwicklung:

Beide Varianten sind sicher und ermöglichen eine schnelle Abwicklung Ihrer Bestellungen. So können Sie die für Ihr Unternehmen am besten geeignete Methode wählen.

Um dein Konto im Pluxee Portal oder in der Pluxee App zu aktivieren, benötigst du spezielle Zugangsdaten, die dir bei Erhalt deiner Karte mitgeteilt wurden.

Hier findest du den Code:

• Willkommensbrief: Deinen persönlichen Registrierungscode findest du gemeinsam mit deiner Registrierungsnummer in deinem Willkommensbrief von Pluxee.
• Zeitpunkt: Diesen Brief hast du bei der erstmaligen Ausgabe deiner Karte erhalten.

Was tun, wenn der Brief oder Code fehlt?

Solltest du den Brief nicht mehr zur Hand haben oder der Code nicht mehr auffindbar sein, gibt es einen einfachen Weg, diesen erneut zu erhalten:

1. Kontakt mit uns aufnehmen: Kontaktiere uns ganz einfach über das Kontaktformular.

2. Notwendige Angaben: Gib dort bitte deinen vollständigen Namen, den Arbeitgeber sowie – falls vorhanden – deine Kartennummer an.

3. Zusendung: Unser Serviceteam sendet dir deinen Registrierungscode anschließend erneut zu, damit du den Zugang problemlos einrichten kannst.