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Los geht's!

Um den Wert Ihrer Restaurant Gutscheine effizient zu verwalten und an aktuelle Gegebenheiten anzupassen, bietet Pluxee eine komfortable Lösung an.

Vorteile des Abo-Modells:

• Automatische Anpassung: Wir empfehlen die Nutzung unseres Abo-Modells. Damit wird der maximale Gutscheinwert automatisch und jährlich gemäß den aktuellen lohnsteuerlichen Richtlinien angepasst.
• Rechtssicherheit: So stellen Sie sicher, dass Ihre Gutscheine stets den gesetzlichen Vorgaben entsprechen.
• Zeitersparnis: Sie haben keinen manuellen Anpassungsaufwand bei gesetzlichen Änderungen.

Für die Anpassung benötigen wir eine schriftliche Mitteilung von Ihnen:

1. Kontakt: Senden Sie bitte eine E-Mail an kontakt@care.pluxee.de.
2. Erforderliche Angaben: Geben Sie Ihre Kundennummer, den Firmennamen sowie den gewünschten Anpassungsumfang an.

Unser Team kümmert sich anschließend um die Aktualisierung Ihrer Daten und bestätigt Ihnen die erfolgreiche Änderung per E-Mail.

Nein, bei der Benefits Card handelt es sich um eine Prepaidkarte (Guthaben- oder Debitkarte). Sie können nur über das aktuell vorhandene Kartenguthaben verfügen. 

Änderungen können Sie bis 22:00 Uhr am gleichen Tag an Ihrer Bestellung / Beladung vornehmen. Nach 22:00 Uhr ist Ihre Bestellung/Beladung von uns aufgenommen und kann nicht mehr verändert werden.

Bei einem SEPA MANDAT mit hinterlegtem Wunschbeladedatum können Sie bis zu 3 Arbeitstage vor dem gewünschten Beladedatum Änderungen vornehmen bzw. Beladungen löschen. 

Mit einem Arbeitgeberwechsel endet die Nutzungsmöglichkeit der Pluxee Benefits Card Prepaidkarte automatisch. Die Dauer der Nutzung der Karte nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses ist mit Ihrem Arbeitgeber zu klären, bzw. dieser gibt Pluxee ein Schließungsdatum der Karte vor. Bis dahin kann das Guthaben ausgegeben werden. 

Wenn deine Pluxee Karte nicht mehr auffindbar ist oder nicht mehr funktioniert, solltest du umgehend handeln, um deine Benefits zu sichern.

1. Karte sofort sperren:

Um eine unbefugte Nutzung zu verhindern, solltest du die Karte unverzüglich sperren. Dies kannst du jederzeit über folgende Wege selbst tun:

• Pluxee App: Direkt in deiner mobilen Anwendung.
• Pluxee Consumerportal: Über den Login für Karten- oder Gutschein-Nutzer.
• Service-Hotline: Über die automatisierte Nummer 069 73 996 2222.

Sicherheit deines Guthabens:

Keine Sorge: Dein Guthaben bleibt durch die Sperrung vollständig geschützt und geht nicht verloren.

2. Ersatzkarte bestellen:

Da für die Ausstellung einer neuen Prepaidkarte Kosten entstehen, kann eine Ersatzkarte ausschließlich dein Arbeitgeber über das Firmenkundenportal bestellen.

Weiternutzung:

Sobald die neue Karte bei dir eingetroffen ist, steht dir dein vorhandenes Guthaben sofort wieder zur Verfügung und du kannst es wie gewohnt weiter nutzen.

Falls deine Pluxee Benefits Card bei einem Bezahlvorgang abgelehnt wird, kann dies verschiedene Ursachen haben. Bitte prüfe die folgenden Punkte:

1. Guthaben prüfen:

Stelle sicher, dass für den gewünschten Betrag ausreichend Guthaben auf deinem Konto vorhanden ist. Deinen aktuellen Stand kannst du hier abfragen:

• In der Pluxee App
• Im Pluxee Portal für Nutzer
• Über die Service-Hotline 069 73 996 22222. 

2. Region und Partner-Netzwerk:

Überprüfe in der App oder im Portal deine hinterlegte Region. So stellst du sicher, dass der gewählte Händler tatsächlich Teil deines regionalen Akzeptanzpartnernetzwerks ist.

3. Gültigkeit der Karte:

Kontrolliere das Gültigkeitsdatum auf der Vorderseite deiner Karte. Sollte die Karte bereits abgelaufen sein, wende dich bitte an deinen Arbeitgeber, damit dieser eine Folgekarte für dich bestellen kann.

4. Weitere Maßnahmen bei Problemen:

Falls Guthaben, Region und Gültigkeit korrekt sind, die Karte aber dennoch abgelehnt wird:

• Versuche eine erneute Zahlung ausdrücklich mit PIN-Eingabe.
• Sollte auch dies nicht funktionieren, wende dich bitte direkt an den Pluxee Kundenservice.

Wenn Karten fehlerhaft sind oder nicht mehr benötigt werden, ist der Prozess für Sie sehr unkompliziert gestaltet. Eine Rücksendung ist nicht notwendig.

Voraussetzung für die Entsorgung:

• Keine Rücksendung: Fehlerhafte oder nicht benötigte Karten müssen nicht zurückgesendet werden.
• Portal-Status: Sie können diese selbstständig entsorgen, sobald im Firmenkundenportal ein Schließdatum für die jeweilige Karte hinterlegt wurde. Durch diesen Schritt wird die Karte dauerhaft deaktiviert.

Empfehlungen zur Vernichtung:

Achten Sie darauf, die Karte erst nach der erfolgten Schließung zu vernichten. Um sicherzustellen, dass keine sensiblen Daten missbraucht werden können, gehen Sie am besten wie folgt vor:

• Machen Sie den Chip unkenntlich.
• Machen Sie den Magnetstreifen unkenntlich.

Warum keine Rücksendung nötig ist:

Da die Karten im System elektronisch gesperrt bleiben, ist keine weitere Verwendung mehr möglich. Eine Rücksendung an Pluxee ist daher aus sicherheitstechnischen Gründen nicht erforderlich.

Sie haben die Möglichkeit, Ihre Gutscheine mit individuellen Nachrichten zu personalisieren und diese Texte jederzeit im Portal anzupassen.

Schritt-für-Schritt zur Textänderung:

1. Login: Melden Sie sich dazu mit Ihren Zugangsdaten im Firmenkundenportal für Gutscheine an.
2. Navigation: Öffnen Sie den Bereich „Gutscheinverwaltung“ oder „Design & Texte“.
3. Anpassung: Dort können Sie individuelle Texte, persönliche Grüße oder Firmennachrichten hinterlegen und bei Bedarf jederzeit anpassen.
4. Überprüfung: Prüfen Sie Ihre Eingaben vor dem Speichern, um sicherzustellen, dass der Text korrekt und vollständig angezeigt wird.
5. Gültigkeit: Änderungen werden direkt übernommen und gelten für alle neu erstellten Gutscheine.

So gestalten Sie Ihre Gutscheine schnell, flexibel und ganz nach Ihren Wünschen.

Eine Wertanpassung der Restaurant Gutscheine können Sie unkompliziert direkt im Firmenkundenportal einreichen.

Schritt-für-Schritt zur Änderung:

1. Login: Loggen Sie sich in Ihr Konto ein.
2. Pfad folgen: Navigieren Sie über Kundendaten zum Punkt Scheckwerte.
3. Eingabe: Tragen Sie im entsprechenden Feld den gewünschten neuen Scheckwert ein und senden Sie die Änderung ab.

Bearbeitung und Umsetzung:

• Manuelle Prüfung: Bitte beachten Sie, dass die Änderung nicht automatisch erfolgt, sondern manuell durch unser Service-Team durchgeführt wird. Ihr Anpassungswunsch wird vom Pluxee Kundenservice geprüft und umgesetzt.
• Bestätigung: Sobald die Wertanpassung vorgenommen wurde, erhalten Sie eine schriftliche Bestätigung.

Bei Fragen oder Unklarheiten erreichen Sie unser Team jederzeit unter kontakt@care.pluxee.de .

Damit Zahlungen im Geschäftsalltag effizient und zuverlässig abgewickelt werden können, bietet Pluxee Ihnen die Möglichkeit, ein SEPA-Firmenlastschriftmandat einzurichten. Dieses Verfahren ermöglicht es, wiederkehrende Zahlungen bequem, sicher und automatisiert von Ihrem Geschäftskonto abbuchen zu lassen.

So funktioniert die Einrichtung:

Die Einrichtung erfolgt einfach per E-Mail-Anfrage:

1. Anfrage senden: Schreiben Sie eine kurze E-Mail an: kontakt@care.pluxee.de .
2. Formular erhalten: Unser Serviceteam stellt Ihnen daraufhin das entsprechende Formular zur Verfügung.
3. Abschluss: Füllen Sie das Dokument vollständig aus. Es muss zwingend von einer vertretungsberechtigten Person Ihres Unternehmens unterzeichnet werden.

Vorteile für Ihr Unternehmen:

Durch die Nutzung des SEPA-Verfahrens profitieren Sie von einer erheblichen Entlastung in der Verwaltung:

• Effizienz: Weniger manueller Aufwand und vereinfachte Buchhaltungsprozesse.
• Zuverlässigkeit: Verzögerungen durch vergessene Überweisungen werden vermieden.
• Transparenz: Ihre Liquiditätsplanung bleibt jederzeit nachvollziehbar und die Abläufe standardisiert.

Sollten Sie Rückfragen haben oder Unterstützung bei der Einrichtung benötigen, können sie hier jederzeit Kontakt mit uns aufnehmen.

Alle Informationen zum Versand Ihrer Bestellung finden Sie direkt im Firmenkundenportal. Um den Status abzurufen, folgen Sie bitte diesem Pfad:

Schritt-für-Schritt zur Übersicht:

1. Klicken Sie auf Bestellung.
2. Wählen Sie die Bestellübersicht.
3. Wählen Sie den gewünschten Auftrag aus.
4. Klappen Sie das Feld „Detail“ auf.

Was Sie in der Detailansicht finden:

• Bestelldaten: Dort erhalten Sie eine Übersicht über die Gesamtsumme und das geplante Versanddatum Ihrer Bestellung.
• Lieferzeitraum: Die Lieferung erfolgt in der Regel innerhalb von ca. 5 Werktagen nach dem angegebenen Versanddatum. So können Sie jederzeit nachvollziehen, wann Ihre Restaurant Gutscheine voraussichtlich eintreffen.

Sollte sich der Versand verzögern oder Unklarheiten bestehen, können Sie über das Kontaktformular im Firmenkundenportal direkt Rückfragen an das Serviceteam stellen.

Wenn eine Pluxee Karte endgültig deaktiviert wird, stellen wir sicher, dass das verbliebene Guthaben ordnungsgemäß zurückgeführt wird.

Der Auszahlungsprozess:

• Rücküberweisung: Nach der Schließung einer Pluxee Karte wird das darauf verbliebene Kartenguthaben automatisch auf das Firmenkonto des Arbeitgebers zurücküberwiesen.
• Zeitrahmen: Dieser Vorgang erfolgt in der Regel innerhalb weniger Werktage, sobald die Karte endgültig deaktiviert wurde.

Wichtige Hinweise zur Auszahlung:

• Keine Privat-Auszahlung: Eine direkte Auszahlung an Karteninhaber ist nicht möglich, da das Guthaben dem Unternehmen zugeordnet bleibt.

Unterstützung bei Verzögerungen:

Sollte die Rücküberweisung nach einigen Tagen noch nicht sichtbar sein, stehen folgende Möglichkeiten zur Verfügung:

1. Portal-Check: Der zuständige Administrator oder die Buchhaltung kann den Status im Firmenkundenportal prüfen.
2. Support: Bei weiteren Fragen können Sie sich an kontakt@care.pluxee.de wenden.

So ist gewährleistet, dass alle Restguthaben korrekt und transparent abgewickelt werden.

Das Guthaben auf deiner Pluxee Benefits Card ist äußerst flexibel und verfällt grundsätzlich nicht. Da es sich um steuerfreie Sachbezüge handelt, kannst du die monatlich aufgeladenen Beträge (z. B. aus der 50-Euro-Freigrenze) ansparen und für größere Anschaffungen oder Erlebnisse nutzen.

Kartenaustausch:

• Kein Verlust: Auch wenn deine Prepaidkarte abläuft oder ausgetauscht wird, bleibt dein vorhandenes Guthaben vollständig erhalten.
• Automatischer Übertrag: Das gesamte Guthaben wird automatisch auf die neue Karte übertragen, die du von Pluxee erhältst.

Wichtige Ausnahme: Arbeitgeberwechsel

Die einzige Situation, in der das Guthaben verfällt, ist der Wechsel deines Arbeitgebers.

• Nutzungsende: Mit einem Arbeitgeberwechsel endet die Nutzungsmöglichkeit deiner Pluxee Benefits Card.
• Fristsetzung durch den Arbeitgeber: Wie lange du die Karte nach dem Ende des Arbeitsverhältnisses noch nutzen kannst, hängt von der internen Regelung deines ehemaligen Arbeitgebers ab.
• Schließungsdatum: Dein ehemaliger Arbeitgeber legt ein Schließungsdatum fest, das Pluxee übermittelt wird. Bis zu diesem Datum kannst du dein Guthaben weiterhin einsetzen.

Achtung: Nutze dein Restguthaben unbedingt vor diesem mitgeteilten Schließungsdatum. Wende dich bei Fragen zur genauen Frist nach dem Ausscheiden direkt an deine ehemalige Personalabteilung.

Die Beschränkung, dass pro Tag nur ein Pluxee Restaurant Gutschein eingelöst werden kann, ist keine willkürliche Festlegung, sondern gesetzlich geregelt.

Der rechtliche Hintergrund:

Zweckbindung: Unsere Gutscheine dienen der arbeitstäglichen Verpflegung und unterliegen den Lohnsteuerrichtlinien (R 8.1 Abs. 7 Satz 4 LStR).

• Einschränkung: Diese Vorgaben legen fest, dass pro Arbeitstag lediglich ein steuerbegünstigter Essenszuschuss gewährt werden darf. Aus diesem Grund kann auch nur ein Restaurant Gutschein pro Tag eingelöst werden.

Was steuerrechtlich nicht zulässig ist:

• Mehrfacheinlösungen: Die gleichzeitige Nutzung mehrerer Gutscheine an einem Tag ist nicht gestattet.
• Arbeitsfreie Tage: Eine Nutzung an arbeitsfreien Tagen ist steuerrechtlich ebenfalls nicht zulässig.

Sinn der Regelung:

Damit wird sichergestellt, dass die Gutscheine ausschließlich für den vorgesehenen Zweck – die tägliche Verpflegung während der Arbeitszeit – verwendet werden.

Die Aktivierung deiner Pluxee Benefits Card ist für dich als Karteninhaber sehr einfach, da die Freischaltung in der Regel automatisch durch dein Unternehmen erfolgt. Du musst selbst keine weiteren Schritte unternehmen, da die Aktivierung direkt durch deinen Arbeitgeber ausgelöst wird, sobald deine Karte ausgegeben wird.

Nach der Aktivierung:

• Bereitschaft: Nach erfolgreicher Freischaltung erhältst du eine Benachrichtigung (per E-Mail oder über das Firmenkundenportal), dass deine Prepaidkarte einsatzbereit ist.
• Nutzung: Anschließend kannst du sie wie gewohnt für Einkäufe oder Online-Zahlungen bei allen teilnehmenden Partnern nutzen.

Wichtig: Die erste Transaktion (Physische Aktivierung)

Obwohl die Karte vom Arbeitgeber aktiviert wurde, ist für die erste Nutzung zur Freischaltung der PIN-Funktion und der Kontaktlos-Funktion oft eine erste Zahlung mit Chip und PIN-Eingabe nötig.

Was tun, wenn die Karte nicht funktioniert?

Sollte deine Benefits Card nach einigen Tagen noch nicht funktionieren, liegt das Problem meist auf administrativer Seite. Wende dich bitte an deine Personalabteilung oder den zuständigen Administrator, damit die Aktivierung im Firmenkundenportal überprüft werden kann.

Tipps für eine einfache Verwaltung:

• Pluxee App: Lade dir für eine einfachere und übersichtliche Verwaltung deiner Benefits Card die Pluxee App herunter.
• Mobiles Bezahlen: Alle Anleitungen, Voraussetzungen und Tipps zur Einrichtung deiner Pluxee Benefits Card mit Apple Pay und Google Pay findest du hier.

Die Registrierung Ihrer Pluxee Benefits Card erfolgt unkompliziert über das Pluxee Kartenportal. Sobald Sie Ihr Konto eingerichtet haben, erhalten Sie vollen Zugriff auf die Verwaltung Ihrer Benefits.

Für den Registrierungsprozess benötigen Sie zwei wichtige Informationen aus Ihrem Begrüßungsschreiben, das Ihrer Karte beiliegt:

• Ihre Referenznummer
• Ihren Registrierungscode

Schritt-für-Schritt-Anleitung:

1. Portal öffnen: Rufen Sie das Pluxee Kartenportal auf.
2. Daten eingeben: Geben Sie die Referenznummer und den Registrierungscode in die entsprechenden Felder ein.
3. Anweisungen folgen: Folgen Sie den weiteren Anweisungen auf dem Bildschirm, um die Einrichtung Ihres Kontos abzuschließen.

Nach erfolgreichem Abschluss können Sie jederzeit:

• Ihr aktuelles Guthaben einsehen.
• Alle getätigten Transaktionen prüfen.
• Ihre persönlichen Kartendaten verwalten.

Unterstützung bei Fragen:

Sollten Sie während der Registrierung Hilfe benötigen, steht Ihnen unser Kundenservice zur Verfügung. Sie erreichen uns Montag bis Freitag von 09:00 bis 17:00 Uhr unter der Telefonnummer 069 73 996 2222.

Die Rückgabe und Gutschrift von Pluxee Restaurant Gutscheinen ist ein Prozess, der ausschließlich über Ihren Arbeitgeber koordiniert wird. Da Ihr Arbeitgeber der direkte Vertragspartner der Pluxee Deutschland GmbH ist, erfolgt die gesamte Kommunikation und Abrechnung auf dieser Ebene.

Ihr Vorgehen bei Rückgabewünschen:

• Erster Ansprechpartner: Bitte wenden Sie sich immer zuerst an Ihre Personalabteilung oder den zuständigen HR-/Benefits-Kontakt in Ihrem Unternehmen.
• Keine Direktabwicklung: Eine direkte Rückgabe an Pluxee durch Mitarbeiter:innen ist leider nicht möglich.

Wichtige Rahmenbedingungen:

• Erstattungsanspruch: Ob und in welchem Umfang eine Erstattung für nicht genutzte oder zurückgegebene Gutscheine erfolgt, hängt von den individuellen vertraglichen Vereinbarungen zwischen Ihrem Arbeitgeber und Pluxee ab.
• Unterstützung für Arbeitgeber: Falls Ihr Arbeitgeber zur Klärung des Falls zusätzliche Informationen benötigt, steht unser Kundenservice selbstverständlich unterstützend zur Verfügung.

Der Online-Abruf Ihrer Rechnungen im Firmenkundenportal ermöglicht Ihnen eine sichere Verwaltung Ihrer Belege und bietet Ihnen jederzeit Zugriff auf Ihre komplette Rechnungshistorie.

Schritt-für-Schritt zur Rechnungshistorie:

1. Login: Loggen Sie sich zunächst im Firmenkundenportal ein.
2. Navigation: Folgen Sie nach dem Login diesem Pfad: Kundendaten → Rechnungshistorie.
3. Auswahl: Wählen Sie den gewünschten Zeitraum aus und öffnen Sie die Details.

Übersicht und Details:

In der Übersicht sehen Sie alle im gewählten Zeitraum erstellten Rechnungen. Durch Anklicken der jeweiligen Rechnung erhalten Sie eine Detailansicht mit allen relevanten Informationen:

• Rechnungsnummer
• Betrag
• Datum

Export und Archivierung:

Für eine effiziente interne Archivierung oder die Weitergabe an Ihre Buchhaltung bzw. Ihren Steuerberater können Sie jede Rechnung bei Bedarf direkt ausdrucken oder als PDF speichern. So behalten Sie stets den Überblick über alle transaktionsrelevanten Dokumente.

Als Administrator können Sie Kartenänderungen jederzeit selbstständig vornehmen. Das Pluxee Firmenportal bietet Ihnen die Möglichkeit, Karten bei Bedarf zu schließen und sofort Ersatz zu ordern.

Schritt-für-Schritt-Anleitung:

1. Mitarbeiter auswählen: Melden Sie sich im Firmenkundenportal an und öffnen Sie die Mitarbeiterübersicht über den Menüpunkt „Liste anschauen“.
2. Details öffnen: Wählen Sie den betreffenden Mitarbeitenden aus und klicken Sie auf „Details“, um die zugehörige Karte aufzurufen.
3. Karte schließen: In dieser Ansicht haben Sie die Option, die bestehende Karte zu schließen – dies ist beispielsweise bei Verlust, einem Defekt oder dem Austritt eines Mitarbeitenden notwendig.
4. Ersatz bestellen: Direkt im Anschluss können Sie über denselben Bereich eine Ersatzkarte bestellen.

Wichtige Details zum Prozess:

• Datenverknüpfung: Die neue Ersatzkarte wird automatisch mit dem bisherigen Kontostand und den bereits hinterlegten Daten verknüpft.
• Bestätigung: Nach Abschluss des Vorgangs erhalten Sie eine Bestätigungsmail.
• Status-Tracking: Den aktuellen Status der neuen Karte können Sie jederzeit transparent im Portal nachverfolgen.