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Los geht's!

Die Region, in der du deine Pluxee Benefits Card nutzen kannst, wird nicht zufällig gewählt. Sie basiert auf der Lieferanschrift, die bei der Kartenausgabe hinterlegt wurde.

Die zwei Varianten der Zuordnung:

Es gibt zwei Wege, wie dein persönliches Akzeptanzgebiet festgelegt wird:

1. Zuordnung zum Firmensitz: Du wurdest automatisch der Adresse deines Firmensitzes zugeordnet. In diesem Fall richtet sich dein Akzeptanzgebiet nach dem Standort deines Arbeitgebers.
2. Zuordnung zum Wohnort: Du wurdest der Region deines Wohnortes zugeordnet, wenn dein Arbeitgeber diese Option gewählt oder deine private Adresse für den Kartenversand angegeben hat.

Warum ist die Region wichtig?

Diese Zuordnung ist notwendig, da die Pluxee Benefits Card gemäß den steuerlichen Vorgaben nur regional einsetzbar ist. Ziel ist es, die Sachbezugswerte rechtskonform abzubilden.

Kann die Region geändert werden?

Aufgrund der strengen gesetzlichen Rahmenbedingungen sind Änderungen der zugeordneten Region daher nur in Ausnahmefällen möglich.

Wenn du deine PIN dreimal falsch eingegeben hast, wird deine Pluxee Benefits Card aus Sicherheitsgründen automatisch blockiert. Du hast jedoch mehrere Möglichkeiten, deine Karte wieder einsatzbereit zu machen.

Lösung 1: Selbstständiges Entsperren über die App

Der schnellste Weg führt über die Pluxee App:

1. Öffne die Pluxee App.
2. Gehe im Bereich „Wallet“ auf das Zahnrad oben links.
3. Wähle die Option „Karten-PIN entsperren“.
4. Nach einer kurzen Sicherheitsprüfung wird deine Karte wieder freigeschaltet und ist sofort einsatzbereit.

Lösung 2: Unterstützung ohne App-Zugang

Falls du die App nicht nutzt, stehen dir folgende Alternativen offen:

• PIN-Brief: Du kannst über deinen Arbeitgeber einen neuen PIN-Brief anfordern.
• Support: Melde dich direkt über das Kontaktformular bei uns. Unser Team unterstützt dich bei der Wiederherstellung deiner PIN oder der manuellen Entsperrung deiner Karte.

So kannst du deine Benefits schon nach kurzer Zeit wieder wie gewohnt nutzen.

WICHTIG: Hier gibt es eine zweite doppelte Frage, wo eine Umleitung eingerichtet werden muss.

Sobald der Vorgang im System verarbeitet wurde, sorgt ein automatischer Benachrichtigungsservice für maximale Transparenz über den Status des Guthabens.

Information für Administratoren:

• Bestätigung: Sobald Ihre Karten erfolgreich beladen wurden, erhalten Sie automatisch eine Bestätigungs-E-Mail.
• Inhalt: Diese informiert Sie darüber, dass der Prozess abgeschlossen ist und das Guthaben den Karten gutgeschrieben wurde.

Information für Mitarbeitende:

• Voraussetzung: Wenn Sie in der Bestelldatei zusätzlich die E-Mail-Adressen Ihrer Mitarbeitenden hinterlegt haben, erhalten auch diese eine Benachrichtigung.
• Nutzen: Ihre Mitarbeitenden wissen so sofort, dass ihre Karten nun einsatzbereit sind.

Vorteil der zeitgleichen Benachrichtigung:

Auf diese Weise werden sowohl Sie als Administrator als auch die Karteninhaber zeitgleich informiert. Sobald die E-Mail eintrifft, ist der gesamte Bestell- und Beladungsprozess abgeschlossen und die Karten können sofort für Zahlungen bei den Pluxee Akzeptanzpartnern verwendet werden.

Falls bei einer Bestellung eine fehlerhafte Lieferadresse hinterlegt wurde, greift ein automatischer Prozess, um den Verbleib der Dokumente zu sichern.

Der Rücklauf-Prozess:

• Automatische Weiterleitung: Brief-Rückläufer werden automatisch an die im System hinterlegte Firmenadresse weitergeleitet.
• Sicherstellung: So gewährleisten wir, dass die Sendung trotz falscher Angaben dennoch bei Ihrem Unternehmen ankommt.

Prävention und Korrektur:

Um fehlerhafte Zustellungen künftig zu vermeiden und administrative Aufwände gering zu halten, empfehlen wir folgende Maßnahmen:

• Regelmäßige Prüfung: Überprüfen Sie bitte regelmäßig die Aktualität der Adressdaten in Ihrer Bestelldatei oder direkt im Firmenkundenportal.
• Anpassung der Daten: Sollten Sie feststellen, dass eine Adresse nicht mehr aktuell ist, können Sie die Angaben direkt anpassen oder eine Aktualisierung über das Kontaktformular veranlassen.

Durch die Pflege der Daten stellen Sie sicher, dass zukünftige Karten und wichtige Dokumente direkt an die korrekte Lieferadresse versendet werden.

Die E-Mail-Adresse für den Rechnungsversand können Sie jederzeit direkt im Firmenkundenportal anpassen. Dies stellt sicher, dass Ihre Buchhaltung alle Dokumente zeitnah erhält.

Schritt-für-Schritt zur Anpassung:

1. Profil aufrufen: Klicken Sie im Portal oben rechts auf Ihr Profil.
2. Einstellungen wählen: Wählen Sie den Bereich „Firmen-Einstellungen“ aus.
3. Adresse hinterlegen: Dort haben Sie die Möglichkeit, eine neue Rechnungsadresse zu hinterlegen oder zusätzliche E-Mail-Empfänger einzutragen.
4. Speichern: Änderungen werden nach dem Speichern sofort übernommen und gelten für alle zukünftigen Rechnungen.

Wichtige Hinweise für einen reibungslosen Versand:

• Mehrere Empfänger: Bei Bedarf können Sie auch mehrere Adressen eintragen, um Rechnungen gleichzeitig an verschiedene Ansprechpartner zu senden.
• Erreichbarkeit: Achten Sie darauf, dass die angegebenen E-Mail-Adressen korrekt und funktionsfähig sind, damit Sie Ihre Rechnungen und Gutschriften zuverlässig erhalten.

Bei einer Umfirmierung Ihres Unternehmens ist eine offizielle Meldung an Pluxee erforderlich, damit wir Ihre Daten in allen Systemen korrekt anpassen können.

Erforderliche Unterlagen und Kontakt:

Bitte senden Sie eine E-Mail an kontakt@care.pluxee.de und fügen Sie einen amtlichen Nachweis als Anhang hinzu (z. B. einen Handelsregisterauszug oder eine amtliche Bestätigung).

Notwendige Angaben für die Bearbeitung:

Damit die Aktualisierung reibungslos erfolgen kann, geben Sie in Ihrer E-Mail bitte folgende Informationen an:

• Kundennummer- Bisherige und neue Firmenbezeichnung sowie die Rechtsform
• Rechnungs- und Firmenanschrift
• USt-IdNr. / Steuernummer
• Ansprechpartner inklusive einer Rückrufnummer

Bearbeitung und Bestätigung:

Nach Eingang Ihrer Nachricht prüfen wir die Unterlagen und passen Ihre Stammdaten, Rechnungsdaten und Portalangaben entsprechend an. Sobald die Änderung abgeschlossen ist, erhalten Sie von uns eine Bestätigung per E-Mail.

Wichtiger Hinweis zu Bankdaten:

Sollten sich im Zuge der Umfirmierung auch die Rechtsform oder die Bankverbindung ändern, kann gegebenenfalls ein neues B2B-SEPA-Mandat erforderlich sein.

Die Beschränkung, dass pro Tag nur ein Pluxee Restaurant Gutschein eingelöst werden kann, ist keine willkürliche Festlegung, sondern gesetzlich geregelt.

Der rechtliche Hintergrund:

Zweckbindung: Unsere Gutscheine dienen der arbeitstäglichen Verpflegung und unterliegen den Lohnsteuerrichtlinien (R 8.1 Abs. 7 Satz 4 LStR).

• Einschränkung: Diese Vorgaben legen fest, dass pro Arbeitstag lediglich ein steuerbegünstigter Essenszuschuss gewährt werden darf. Aus diesem Grund kann auch nur ein Restaurant Gutschein pro Tag eingelöst werden.

Was steuerrechtlich nicht zulässig ist:

• Mehrfacheinlösungen: Die gleichzeitige Nutzung mehrerer Gutscheine an einem Tag ist nicht gestattet.
• Arbeitsfreie Tage: Eine Nutzung an arbeitsfreien Tagen ist steuerrechtlich ebenfalls nicht zulässig.

Sinn der Regelung:

Damit wird sichergestellt, dass die Gutscheine ausschließlich für den vorgesehenen Zweck – die tägliche Verpflegung während der Arbeitszeit – verwendet werden.

Um die Sicherheit Ihrer Pluxee Karten zu gewährleisten, erfolgt die Aktivierung und der Versand der Zugangsdaten zeitlich versetzt und über verschiedene Kanäle.

Schritt 1: Aktivierung im Firmenkundenportal

• Empfangsbestätigung: Nach Erhalt Ihrer Pluxee Karten bestätigen Sie bitte zunächst den Empfang, indem Sie die Karten im Firmenkundenportal aktivieren.
• Wartefrist: Bitte beachten Sie, dass die Aktivierung aus Sicherheitsgründen frühestens 8 Tage nach der Bestellung möglich ist.
• Vorgehen: Gehen Sie dazu im Portal auf den entsprechenden Menüpunkt und folgen Sie den angezeigten Schritten.

Schritt 2: Erhalt der PIN-Briefe

• Separater Versand: Etwa 2–3 Tage nach der Kartenlieferung erhalten Sie die dazugehörigen PINs in einem separaten Versand.
• Zweck: Diese getrennte Zustellung dient dazu, die Sicherheit der Karten zu erhöhen.

Einsatzbereitschaft und Support:

Sobald die Aktivierung im Portal abgeschlossen ist und die PIN eingetroffen ist, sind die Karten vollständig einsatzbereit.

Sollten die PINs nach mehreren Tagen nicht eintreffen, wenden Sie sich bitte über das Kontaktformular an den Kundenservice.

Du kannst mit deiner Pluxee Benefits Card bei Lieferando bestellen – allerdings gibt es hierbei eine wichtige Einschränkung zu beachten.

Der Regio-Loop:

• Steuerrechtliche Vorgabe: Die Nutzung ist steuerrechtlich auf deinen regionalen Regio-Loop begrenzt.
• Standort des Partners: Achte daher darauf, dass das Restaurant oder Geschäft, bei dem du bestellen möchtest, innerhalb deiner hinterlegten Region liegt. Nur dann wird deine Zahlung erfolgreich verarbeitet.

So prüfst du deine Region:

Deine aktuelle Region kannst du dir ganz einfach in der Pluxee App oder im Consumerportal anzeigen lassen:

1. Öffne die Kartenansicht.
2. Zoome aus der Karte heraus.
3. Der helle Bereich markiert deine gültige Region.

Wichtiger Hinweis für eine erfolgreiche Bestellung:

Damit deine Bestellung bei Lieferando problemlos funktioniert, bestelle bitte nur bei Partnern, die sich innerhalb dieses hellen Bereichs befinden.

Wenn eine Karte verloren geht oder ein PIN-Code benötigt wird, können Sie dies als Administrator schnell und unkompliziert in die Wege leiten.

Bestellung einer Ersatzkarte:

1. Nutzerliste öffnen: Gehen Sie im Firmenkundenportal direkt in die Nutzerliste.
2. Mitarbeiter auswählen: Wählen Sie den gewünschten Mitarbeitenden aus und klicken Sie nacheinander auf „Details“ und „Nutzer bearbeiten“.
3. Anforderung absenden: Klicken Sie auf „Ersatzkarte anfordern“.

Die neue Karte wird daraufhin automatisch bestellt und an die im System hinterlegte Lieferadresse versendet.

Umgang mit der Karten-PIN:

• Einsicht in der App: Karteninhaber können ihre PIN jederzeit bequem direkt in der Pluxee App einsehen.
• PIN gesperrt: Sollte die PIN aufgrund mehrfacher Falscheingabe gesperrt sein, kann unser Konsumentensupport die Karte wieder entsperren.
• Ersatz-PIN anfordern: Wenn der Code nicht über die App abrufbar ist, können Sie in der administrativen Oberfläche unter dem Reiter „Ersatzkarten“ eine Ersatz-PIN anfordern.

Die Verwaltung und Schließung von Kartenkonten erfolgt zentral über das Firmenkundenportal. Bitte folgen Sie diesem Pfad, um einen Account zu beenden:

Schritt-für-Schritt zur Kontoschließung:

1. Klicken Sie in der roten Menüleiste auf "Nutzerliste".
2. Wählen Sie bei dem entsprechenden Mitarbeiter rechts den Punkt "Details" aus.
3. Klicken Sie anschließend auf "Nutzer bearbeiten".
4. Wählen Sie unten rechts die Option der Kontoschließung aus und legen Sie ein Datum fest, an dem die Karte geschlossen werden soll.

Wichtige Hinweise zur Schließung:

• Endgültigkeit: Beachten Sie bitte, dass eine Reaktivierung der Karte nach der Schließung nicht mehr möglich ist.
• Mitarbeiter-ID: Die mit dem Account verbundene Mitarbeiter-ID ist nach der Schließung ebenfalls nicht mehr nutzbar.

Unterschied zwischen Schließung und Sperrung:

Im Gegensatz zur dauerhaften Schließung handelt es sich bei einer Kartensperrung lediglich um eine vorübergehende Sperre des Kontos. Eine gesperrte Karte kann jederzeit wieder aktiviert werden, während ein geschlossenes Konto final beendet ist.

Der Online-Abruf Ihrer Rechnungen im Firmenkundenportal ermöglicht Ihnen eine sichere Verwaltung Ihrer Belege und bietet Ihnen jederzeit Zugriff auf Ihre komplette Rechnungshistorie.

Schritt-für-Schritt zur Rechnungshistorie:

1. Login: Loggen Sie sich zunächst im Firmenkundenportal ein.
2. Navigation: Folgen Sie nach dem Login diesem Pfad: Kundendaten → Rechnungshistorie.
3. Auswahl: Wählen Sie den gewünschten Zeitraum aus und öffnen Sie die Details.

Übersicht und Details:

In der Übersicht sehen Sie alle im gewählten Zeitraum erstellten Rechnungen. Durch Anklicken der jeweiligen Rechnung erhalten Sie eine Detailansicht mit allen relevanten Informationen:

• Rechnungsnummer
• Betrag
• Datum

Export und Archivierung:

Für eine effiziente interne Archivierung oder die Weitergabe an Ihre Buchhaltung bzw. Ihren Steuerberater können Sie jede Rechnung bei Bedarf direkt ausdrucken oder als PDF speichern. So behalten Sie stets den Überblick über alle transaktionsrelevanten Dokumente.

Ja, Pluxee EasyLoad entspricht vollständig den geltenden Datenschutzbestimmungen. Bei der Entwicklung wurde sichergestellt, dass alle Prozesse nach höchsten Sicherheits- und Compliance-Standards ablaufen.

Sichere Integration über geprüfte Plattformen:

• Vertrauenswürdige Schnittstelle: Pluxee EasyLoad nutzt Kombo, eine geprüfte Integrationsplattform, die sichere Verbindungen zu mehr als 100 HRIS-Systemen (Human Resources Information Systems) herstellt.
• Verschlüsselung: Sämtliche Datenübertragungen erfolgen ausschließlich verschlüsselt.

Rechtskonformität nach europäischen Standards:

Die Lösung unterliegt den strengen Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (GDPR/DSGVO). Damit ist gewährleistet, dass Ihre Informationen jederzeit:

• geschützt,
• vertraulich und
• rechtskonform behandelt werden.

Dank dieser Sicherheitsarchitektur können Sie Ihr HR-System bedenkenlos integrieren und von einer effizienten sowie sicheren Automatisierung Ihrer Prozesse profitieren.

Eine Region bzw. ein regionales Akzeptanzpartnernetzwerk bezeichnet das geografisch begrenzte Gebiet, in dem deine Pluxee Benefits Card eingesetzt werden kann.

Gesetzlicher Hintergrund (ZAG):

Die Einführung dieser regionalen Netzwerke basiert auf rechtlichen Änderungen:

• Stichtag: Seit dem 1. Januar 2022 müssen Gutscheinkarten bestimmte Anforderungen des Zahlungsdiensteaufsichtsgesetzes (ZAG) erfüllen.
• Vorgabe: Um diese gesetzlichen Vorgaben einzuhalten, ist die Nutzung der Pluxee Benefits Card zwingend auf ein festgelegtes regionales Netzwerk beschränkt.

Nutzung in deinem Gebiet:

In dem dir zugeordneten Gebiet kannst du deine Karte bei allen teilnehmenden Restaurants, Geschäften und Partnerbetrieben einsetzen.

Eine Übersicht aller Akzeptanzpartner in deiner Region findest du jederzeit aktuell:

• Im Consumerportal.
• Direkt in der Pluxee App über die integrierte Suchfunktion.

Der Quartals-Modus ist eine hilfreiche Funktion im Portal, um den Austausch ablaufender Karten effizient zu steuern. In diesem Modus werden Ihnen übersichtlich alle Karten angezeigt, die im nächsten Quartal ablaufen. Dies ermöglicht es Ihnen, rechtzeitig zu prüfen, welche Mitarbeitenden eine Folgekarte benötigen.

Wichtige Stichtage für Änderungen:

Damit die Produktion und der Versand termingerecht erfolgen können, müssen Änderungen an der Bestellung der Folgekarten jeweils bis zum 12. des Vormonats abgeschlossen sein.

Übersicht der Fristen:

• 12. Dezember: Stichtag für das 1. Quartal (Q1)
• 12. März: Stichtag für das 2. Quartal (Q2)
• 12. Juni: Stichtag für das 3. Quartal (Q3)
• 12. September: Stichtag für das 4. Quartal (Q4)

Hinweis zur Bearbeitung:

Nach dem jeweiligen Stichtag werden die entsprechenden Karten im Portal grau hinterlegt. Ab diesem Zeitpunkt ist eine Bearbeitung für das kommende Quartal nicht mehr möglich.

Lieferung:

Die Zustellung der Folgekarten erfolgt quartalsweise. So ist sichergestellt, dass alle Mitarbeitenden ihre neue Karte rechtzeitig vor dem Ablaufdatum der alten Karte erhalten.

Falls Sie Fragen zu einer Rechnung oder einer Gutschrift haben, steht Ihnen unser Team gerne zur Verfügung. Um Ihr Anliegen effizient bearbeiten zu können, beachten Sie bitte folgende Hinweise zur Kontaktaufnahme:

Zentraler Kontaktweg:

• Bitte wenden Sie sich per E-Mail an kontakt@care.pluxee.de .
• Geben Sie die Rechnungs- oder Gutschriftsnummer unbedingt im Betreff und im Nachrichtentext an.

Damit unser Team Ihr Anliegen direkt zuordnen kann, sind folgende Angaben hilfreich:

• Kundennummer und Firmenname
• Abrechnungszeitraum und der betroffene Betrag
• Ein Ansprechpartner mit einer Rückrufnummer
• Eine kurze Beschreibung Ihres Anliegens

Tipps für die Kommunikation:

• Anhänge: Fügen Sie relevante Unterlagen, wie zum Beispiel die betreffende PDF-Rechnung, als Anhang bei.
• Bestehende Vorgänge: Antworten Sie idealerweise direkt auf die letzte E-Mail eines bestehenden Falls, damit der Nachrichtenverlauf erhalten bleibt.
• Mehrere Belege: Listen Sie bitte alle betroffenen Nummern übersichtlich auf.

Wichtiger Sicherheitshinweis:

Bitte senden Sie aus Sicherheitsgründen keine sensiblen Kartendaten mit. Unser Team prüft Ihr Anliegen sorgfältig und meldet sich zeitnah bei Ihnen zurück.

Wenn Sie offene Gutschriften bei uns hinterlegt haben, können Sie frei entscheiden, wie diese verwendet werden sollen. Für die Bearbeitung ist eine schriftliche Mitteilung über unser Kontaktformular erforderlich.

Die zwei Möglichkeiten:

1. Verrechnung: Wenn die Gutschrift mit offenen Rechnungen verrechnet werden soll, vermerken Sie dies bitte entsprechend in Ihrer Nachricht.
2. Auszahlung: Wünschen Sie eine Überweisung des Guthabens auf Ihr Konto? Fügen Sie in diesem Fall bitte Ihre vollständige Bankverbindung (IBAN und Kontoinhaber) hinzu.

Erforderliche Angaben für eine schnelle Bearbeitung:

Damit wir Ihre Anfrage eindeutig zuordnen können, geben Sie bitte unbedingt die Gutschriftsnummer (MGS) an.

Abschluss des Vorgangs:

Nach Prüfung Ihrer Angaben führen wir die gewünschte Aktion (Verrechnung oder Überweisung) durch. Sobald der Vorgang abgeschlossen ist, erhalten Sie von uns eine Bestätigung per E-Mail.

Wenn deine Pluxee Karte nicht mehr auffindbar ist oder nicht mehr funktioniert, solltest du umgehend handeln, um deine Benefits zu sichern.

1. Karte sofort sperren:

Um eine unbefugte Nutzung zu verhindern, solltest du die Karte unverzüglich sperren. Dies kannst du jederzeit über folgende Wege selbst tun:

• Pluxee App: Direkt in deiner mobilen Anwendung.
• Pluxee Consumerportal: Über den Login für Karten- oder Gutschein-Nutzer.
• Service-Hotline: Über die automatisierte Nummer 069 73 996 2222.

Sicherheit deines Guthabens:

Keine Sorge: Dein Guthaben bleibt durch die Sperrung vollständig geschützt und geht nicht verloren.

2. Ersatzkarte bestellen:

Da für die Ausstellung einer neuen Prepaidkarte Kosten entstehen, kann eine Ersatzkarte ausschließlich dein Arbeitgeber über das Firmenkundenportal bestellen.

Weiternutzung:

Sobald die neue Karte bei dir eingetroffen ist, steht dir dein vorhandenes Guthaben sofort wieder zur Verfügung und du kannst es wie gewohnt weiter nutzen.

Pluxee Easy Load ist eine automatische Schnittstelle zwischen Ihrem bestehenden HR-System und Pluxee. Diese Integration ermöglicht es Ihnen, Mitarbeiter-Benefits mit nur einem Klick zu bestellen.

Unterstützte HR-Systeme:

Aktuell unterstützt die Schnittstelle unter anderem folgende Systeme:

• Personio und Hibob
• Factorial und BambooHR
• Remote

So funktioniert die Integration:

Sobald die Verbindung eingerichtet ist, übernimmt Pluxee Easy Load die Arbeit im Hintergrund:

• Datenübernahme: Alle benötigten Mitarbeiterdaten werden direkt und sicher aus Ihrem HR-Tool übernommen.
• Synchronisierung: Die Schnittstelle erkennt Änderungen im HR-System automatisch – zum Beispiel neue Mitarbeitende, Austritte oder angepasste Stammdaten – und überträgt diese in Ihr Pluxee Firmenkundenportal.

Ihre Vorteile im Überblick:

• Keine Doppelerfassungen: Excel-Uploads oder manuelle Eingaben gehören der Vergangenheit an.
• Fehlerfreiheit: Durch den Wegfall manueller Schritte werden fehleranfällige Prozesse vermieden.
• Effizienz: Sie verwalten Ihre Benefits schnell, fehlerfrei und sparen wertvolle Zeit in der Administration.