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Los geht's!

Die Zahlung für die Kartenbeladung ist eng mit dem Prozess im Firmenkundenportal verknüpft und erfolgt nach einem festen Schema:

1. Auslösen der Beladung:

• Die Zahlung erfolgt nach dem Hochladen der Beladungsdatei im Firmenkundenportal.
• Sobald Sie die Datei eingespielt haben, wird automatisch eine Beladungsrechnung erstellt.

2. Verfügbare Zahlungsarten:

• Vorkasse: Sie können den offenen Betrag per Überweisung begleichen.
• SEPA-Lastschrift: Die Abbuchung erfolgt bequem über das Lastschriftverfahren, sofern ein entsprechendes Mandat vorliegt.

3. Gutschrift des Guthabens:

• Nach Eingang bzw. Verbuchung der Zahlung wird die Beladung der Karten automatisch ausgelöst.
• Das Guthaben wird anschließend den jeweiligen Mitarbeiterkarten gutgeschrieben.

Transparenz im Portal:

Im Firmenkundenportal können Sie jederzeit den Status der Zahlung und Beladung einsehen. Zudem haben Sie die Möglichkeit, die zugehörige Rechnung bei Bedarf herunterzuladen oder zu archivieren.

Sobald der Vorgang im System verarbeitet wurde, sorgt ein automatischer Benachrichtigungsservice für maximale Transparenz über den Status des Guthabens.

Information für Administratoren:

• Bestätigung: Sobald Ihre Karten erfolgreich beladen wurden, erhalten Sie automatisch eine Bestätigungs-E-Mail.
• Inhalt: Diese informiert Sie darüber, dass der Prozess abgeschlossen ist und das Guthaben den Karten gutgeschrieben wurde.

Information für Mitarbeitende:

• Voraussetzung: Wenn Sie in der Bestelldatei zusätzlich die E-Mail-Adressen Ihrer Mitarbeitenden hinterlegt haben, erhalten auch diese eine Benachrichtigung.
• Nutzen: Ihre Mitarbeitenden wissen so sofort, dass ihre Karten nun einsatzbereit sind.

Vorteil der zeitgleichen Benachrichtigung:

Auf diese Weise werden sowohl Sie als Administrator als auch die Karteninhaber zeitgleich informiert. Sobald die E-Mail eintrifft, ist der gesamte Bestell- und Beladungsprozess abgeschlossen und die Karten können sofort für Zahlungen bei den Pluxee Akzeptanzpartnern verwendet werden.

Ja, eine nachträgliche Bearbeitung ist möglich, sofern ein bestimmtes Zeitfenster eingehalten wird. Alle hochgeladenen Aufträge werden täglich gesammelt um 17:00 Uhr verarbeitet.

Fristen und Vorgehen:

• Bis 17:00 Uhr (am Tag des Uploads): Bis zu diesem Zeitpunkt können Sie eine Anfrage noch ändern oder löschen. Öffnen Sie dazu den betreffenden Auftrag im Portal, prüfen Sie den Status und wählen Sie die Option „Bearbeiten“ bzw. „Löschen/Stornieren“.
• Nach 17:00 Uhr: Ab diesem Zeitpunkt ist der Auftrag zur Verarbeitung vorgemerkt und kann nicht mehr angepasst werden.

Korrekturen nach Ablauf der Frist:

Sollten Sie nach dem Stichtag Änderungen benötigen, legen Sie bitte einen neuen Auftrag mit den korrigierten Daten an. Um Verzögerungen im Prozess zu vermeiden, empfehlen wir, vor dem Speichern alle Angaben wie Empfänger, Betrag und Ausführungsdatum nochmals gründlich zu kontrollieren.

Support bei Unklarheiten:

In Sonderfällen oder wenn der Status eines Auftrags im Portal unklar sein sollte, kontaktieren Sie uns bitte über das Kontaktformular unter Angabe der jeweiligen Auftragsnummer.

Die Verfügbarkeit des Guthabens der Pluxee Benefits Card hängt von zwei getrennten Prozessen ab: der Beladung durch das Unternehmen und der einmaligen Aktivierung durch den Mitarbeitenden.

Sofortige Verfügbarkeit nach Beladung

Mitarbeitende können das Guthaben ihrer Pluxee Benefits Card sofort nach erfolgreicher Beladung durch den Arbeitgeber nutzen. Sobald der Betrag (z. B. der monatliche 50-Euro-Sachbezug) auf dem Kartenkonto verbucht ist, steht er ab dem Moment der Aktivierung in voller Höhe zur Verfügung. 

Die einmalige Aktivierung (Erste PIN-Nutzung)

Auch wenn das Guthaben bereits auf dem Konto ist, muss die physische Karte einmalig freigeschaltet werden, um aktiv zu werden:

• Aktivierungsschritt: Die Karte muss beim ersten Bezahlvorgang einmalig in ein Kartenlesegerät eingesteckt und die persönliche PIN eingegeben werden.
• Erfolgreiche Freischaltung: Durch diese erste Transaktion wird die Karte automatisch freigeschaltet.
• Anschließende Nutzung: Anschließend können alle weiteren Zahlungen bequem kontaktlos per NFC-Funktion durchgeführt werden.

Wo kann bezahlt werden? 

Das Guthaben kann bei allen teilnehmenden Pluxee Akzeptanzpartnern eingesetzt werden, deren Sortiment den steuerrechtlichen Anforderungen (z. B. im Rahmen des begrenzten Netzwerks) entspricht. 

Damit der Übergang von einer ablaufenden Karte zur Folgekarte reibungslos verläuft, bietet das Firmenkundenportal den monatlichen Modus zur Übersicht an.

Der monatliche Modus im Überblick:

• Vorschau: Der monatliche Modus zeigt Ihnen alle ablaufenden Karten der nächsten drei Monate an.
• Kontrolle: So behalten Sie den Überblick über anstehende Kartenerneuerungen und können rechtzeitig prüfen, ob Folgekarten benötigt werden.

Fristen für Änderungen:

Wenn Sie Anpassungen an der Bestellung der Folgekarten vornehmen möchten – zum Beispiel einzelne Karten anpassen oder Mitarbeitende abwählen – beachten Sie bitte folgenden Stichtag:

• Stichtag: Änderungen sind bis zum 12. des Vormonats möglich.
• Bearbeitungssperre: Nach diesem Stichtag sind die entsprechenden Karten grau hinterlegt und können nicht mehr bearbeitet werden.

Lieferung der Karten:

Die Lieferung der Folgekarten erfolgt anschließend monatlich. Dies stellt sicher, dass Ihre Mitarbeitenden ihre neue Karte pünktlich vor Ablauf erhalten.

Der Quartals-Modus ist eine hilfreiche Funktion im Portal, um den Austausch ablaufender Karten effizient zu steuern. In diesem Modus werden Ihnen übersichtlich alle Karten angezeigt, die im nächsten Quartal ablaufen. Dies ermöglicht es Ihnen, rechtzeitig zu prüfen, welche Mitarbeitenden eine Folgekarte benötigen.

Wichtige Stichtage für Änderungen:

Damit die Produktion und der Versand termingerecht erfolgen können, müssen Änderungen an der Bestellung der Folgekarten jeweils bis zum 12. des Vormonats abgeschlossen sein.

Übersicht der Fristen:

• 12. Dezember: Stichtag für das 1. Quartal (Q1)
• 12. März: Stichtag für das 2. Quartal (Q2)
• 12. Juni: Stichtag für das 3. Quartal (Q3)
• 12. September: Stichtag für das 4. Quartal (Q4)

Hinweis zur Bearbeitung:

Nach dem jeweiligen Stichtag werden die entsprechenden Karten im Portal grau hinterlegt. Ab diesem Zeitpunkt ist eine Bearbeitung für das kommende Quartal nicht mehr möglich.

Lieferung:

Die Zustellung der Folgekarten erfolgt quartalsweise. So ist sichergestellt, dass alle Mitarbeitenden ihre neue Karte rechtzeitig vor dem Ablaufdatum der alten Karte erhalten.

Als Administrator haben Sie die Möglichkeit, den Rhythmus für die Kartenerneuerung flexibel an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens anzupassen.

So nehmen Sie die Umstellung vor:

1. Loggen Sie sich in das Firmenkundenportal ein.
2. Klicken Sie auf das Zahnrad-Symbol oberhalb der roten Menüleiste.
3. Wechseln Sie in die Firmeneinstellungen.
4. Wählen Sie unter dem Punkt „Kartenerneuerungsmodus“ zwischen dem Monatlichen Modus und dem Quartals-Modus.

Wichtige Zeitfenster für die Umstellung:

Bitte beachten Sie, dass eine Änderung der Einstellungen nur innerhalb definierter Zeiträume möglich ist – jeweils ab dem 15. des letzten Monats eines Quartals.

Die Aktivierungszeiträume sind:

• 15. – 28./29. Februar
• 15. – 31. Mai
• 15. – 31. August
• 15. – 30. November

Diese Fristen gelten für beide Richtungen: Sowohl für den Wechsel von monatlich auf quartalsweise als auch umgekehrt.

Damit Ihre Mitarbeitenden ihre Pluxee Benefits Card ohne Unterbrechung nutzen können, erinnern wir Sie rechtzeitig an anstehende Kartenerneuerungen. Als Administrator können Sie im Portal genau steuern, wer diese wichtigen Erinnerungen erhalten soll – beispielsweise die HR-Abteilung oder das Office Management.

So passen Sie die Empfänger an:

1. Loggen Sie sich in das Firmenportal ein.
2. Klicken Sie auf das Zahnradsymbol (Einstellungen), das Sie über der roten Menüleiste finden.
3. Wählen Sie den Bereich „Firmeneinstellungen“.
4. Dort finden Sie den Abschnitt für Benachrichtigungen zur Kartenerneuerung.

Die Verteilungs-Logik: Sie haben zwei Möglichkeiten, den Informationsfluss zu steuern. Das System verhält sich dabei wie folgt:

• Option A (Standard): Alle Admins informieren 

  Lassen Sie die beiden Eingabefelder für E-Mail-Adressen leer, sendet das System die Erinnerung automatisch an alle im Portal hinterlegten Administratoren. So stellen Sie sicher, dass die Info breit gestreut wird.

• Option B (Individuell): Gezielte Benachrichtigung 

  Möchten Sie den Posteingang der Admins entlasten? Tragen Sie spezifische E-Mail-Adressen in die Eingabefelder ein. Wichtig: Sobald hier Adressen stehen, erfolgt die Benachrichtigung ausschließlich an diese eingetragenen Empfänger. Die allgemeinen Admins erhalten dann keine separate E-Mail mehr dazu.

Tipp: Prüfen Sie diese Einstellungen regelmäßig, besonders wenn zuständige Mitarbeitende das Unternehmen verlassen oder die Abteilung wechseln, damit keine Frist verpasst wird.

Für eine effiziente Verwaltung und Planung ist es wichtig zu wissen, welche Ihrer Mitarbeitenden demnächst eine neue Benefits Card erhalten. Im Firmenkundenportal stellen wir Ihnen hierfür einen speziellen Bericht zur Verfügung.

So finden Sie den Report zur Kartenerneuerung:

1. Login: Loggen Sie sich in das Firmenkundenportal ein.
2. Navigation: Gehen Sie zum Reiter „Dokumente“.
3. Report abrufen: Dort können Sie im Folgemonat den Report zur Kartenerneuerung herunterladen.

Was der Bericht enthält:

Dieser Bericht listet alle Karten auf, für die eine Folgekarte bestellt oder automatisch erzeugt wurde. So sehen Sie auf einen Blick:

• Welche Mitarbeiter eine neue Karte erhalten.
• Welche Karten demnächst aufgrund des Ablaufdatums ersetzt werden.

Ihre Verwaltungsmöglichkeiten:

• Download: Die Reports können Sie direkt im Portal einsehen, herunterladen oder als CSV-/Excel-Datei exportieren.
• Filter: Über die Such- und Filterfunktionen lassen sich bestimmte Karten oder Zeiträume gezielt anzeigen, um die Übersicht über laufende Kartenerneuerungen zu behalten.

Damit Ihre Mitarbeitenden ihre Benefits unterbrechungsfrei nutzen können, bietet das Firmenkundenportal eine vorausschauende Übersicht aller Karten, die demnächst ablaufen.

Der Prozess im Firmenkundenportal:

• Zeitpunkt: Drei Monate bevor eine Pluxee Benefits Card abläuft, erscheint im Portal der Reiter „Kartenerneuerung“.
• Anzeige: Dort werden alle Karten aufgeführt, die in den folgenden drei Monaten ihr Ablaufdatum erreichen.
• Entscheidung: Über ein Auswahlfeld können Sie individuell entscheiden, welche dieser Karten erneuert werden sollen.

Wichtige Einschränkungen und Hinweise:

• Geschlossene Konten: Diese können nicht erneuert werden. In einem solchen Fall muss ein neuer Kartenaccount mit einer neuen Mitarbeiter-ID angelegt werden.
• Kosten: Informationen zu eventuell anfallenden Gebühren für die Kartenerneuerung finden Sie in Ihrem Vertrag unter dem Abschnitt „Gebühren“.

Durch diese Funktionen behalten Sie jederzeit den Überblick über anstehende Erneuerungen und können rechtzeitig neue Karten einplanen.

Wenn eine Karte verloren geht oder ein PIN-Code benötigt wird, können Sie dies als Administrator schnell und unkompliziert in die Wege leiten.

Bestellung einer Ersatzkarte:

1. Nutzerliste öffnen: Gehen Sie im Firmenkundenportal direkt in die Nutzerliste.
2. Mitarbeiter auswählen: Wählen Sie den gewünschten Mitarbeitenden aus und klicken Sie nacheinander auf „Details“ und „Nutzer bearbeiten“.
3. Anforderung absenden: Klicken Sie auf „Ersatzkarte anfordern“.

Die neue Karte wird daraufhin automatisch bestellt und an die im System hinterlegte Lieferadresse versendet.

Umgang mit der Karten-PIN:

• Einsicht in der App: Karteninhaber können ihre PIN jederzeit bequem direkt in der Pluxee App einsehen.
• PIN gesperrt: Sollte die PIN aufgrund mehrfacher Falscheingabe gesperrt sein, kann unser Konsumentensupport die Karte wieder entsperren.
• Ersatz-PIN anfordern: Wenn der Code nicht über die App abrufbar ist, können Sie in der administrativen Oberfläche unter dem Reiter „Ersatzkarten“ eine Ersatz-PIN anfordern.

Die Verwaltung und Schließung von Kartenkonten erfolgt zentral über das Firmenkundenportal. Bitte folgen Sie diesem Pfad, um einen Account zu beenden:

Schritt-für-Schritt zur Kontoschließung:

1. Klicken Sie in der roten Menüleiste auf "Nutzerliste".
2. Wählen Sie bei dem entsprechenden Mitarbeiter rechts den Punkt "Details" aus.
3. Klicken Sie anschließend auf "Nutzer bearbeiten".
4. Wählen Sie unten rechts die Option der Kontoschließung aus und legen Sie ein Datum fest, an dem die Karte geschlossen werden soll.

Wichtige Hinweise zur Schließung:

• Endgültigkeit: Beachten Sie bitte, dass eine Reaktivierung der Karte nach der Schließung nicht mehr möglich ist.
• Mitarbeiter-ID: Die mit dem Account verbundene Mitarbeiter-ID ist nach der Schließung ebenfalls nicht mehr nutzbar.

Unterschied zwischen Schließung und Sperrung:

Im Gegensatz zur dauerhaften Schließung handelt es sich bei einer Kartensperrung lediglich um eine vorübergehende Sperre des Kontos. Eine gesperrte Karte kann jederzeit wieder aktiviert werden, während ein geschlossenes Konto final beendet ist.

Das Hinzufügen neuer Mitarbeitender erfolgt unkompliziert über den regulären Beladeprozess im Firmenkundenportal.

1. Vorbereitung der Daten:

Tragen Sie die Daten des neuen Mitarbeiters in Ihre Beladedatei (Excel) ein. Achten Sie dabei besonders auf die vollständige Angabe der Pflichtfelder:

• Vor- und Nachname
• E-Mail-Adresse
• Mitarbeiter-ID
• Gewünschter Beladewert

2. Upload und Prüfung:

Laden Sie die aktualisierte Datei im Firmenkundenportal hoch. Das System erkennt automatisch, dass für diese Einträge noch kein Konto existiert, und zeigt in der Zusammenfassung eine neue Kartenanlage an.

3. Abschluss des Vorgangs:

• Überprüfen Sie die Angaben in der Zusammenfassung und bestätigen Sie die Neuanlage.
• Klicken Sie auf den Button „Nutzer anlegen & Konten beladen“, um den Prozess final abzuschließen.

Ergebnis:

Nach erfolgreicher Verarbeitung ist der neue Nutzer im System hinterlegt. Je nach gewählter Einstellung erhält der Mitarbeitende anschließend seine Karte sowie die dazugehörigen Zugangsdaten.

Die E-Mail-Adresse für den Rechnungsversand können Sie jederzeit direkt im Firmenkundenportal anpassen. Dies stellt sicher, dass Ihre Buchhaltung alle Dokumente zeitnah erhält.

Schritt-für-Schritt zur Anpassung:

1. Profil aufrufen: Klicken Sie im Portal oben rechts auf Ihr Profil.
2. Einstellungen wählen: Wählen Sie den Bereich „Firmen-Einstellungen“ aus.
3. Adresse hinterlegen: Dort haben Sie die Möglichkeit, eine neue Rechnungsadresse zu hinterlegen oder zusätzliche E-Mail-Empfänger einzutragen.
4. Speichern: Änderungen werden nach dem Speichern sofort übernommen und gelten für alle zukünftigen Rechnungen.

Wichtige Hinweise für einen reibungslosen Versand:

• Mehrere Empfänger: Bei Bedarf können Sie auch mehrere Adressen eintragen, um Rechnungen gleichzeitig an verschiedene Ansprechpartner zu senden.
• Erreichbarkeit: Achten Sie darauf, dass die angegebenen E-Mail-Adressen korrekt und funktionsfähig sind, damit Sie Ihre Rechnungen und Gutschriften zuverlässig erhalten.

Für eine effiziente und sichere Verwaltung Ihrer Pluxee Benefits können Sie jederzeit weitere Administratoren mit Zugang zum Firmenkundenportal anlegen.

Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Anlage neuer Admins:

1. Navigation: Klicken Sie im Firmenkundenportal oben in der roten Menüleiste auf „Admins“.
2. Hinzufügen: Links oberhalb des Suchfeldes finden Sie ein „+“-Symbol, über das Sie einen neuen Administrator hinzufügen können.
3. Daten eingeben: Füllen Sie anschließend alle Pflichtfelder vollständig aus und speichern Sie die Eingaben.

Aktivierung des neuen Zugangs:

• Aktivierungslink: Der neu angelegte Admin erhält danach automatisch einen Aktivierungslink per E-Mail, mit dem er seinen Zugang einrichten kann.
• Gültigkeit: Bitte beachten Sie, dass dieser Link aus Sicherheitsgründen 48 Stunden gültig ist.

Was tun, wenn der Link abgelaufen ist?

Sollte der Aktivierungslink abgelaufen sein oder nicht funktionieren, nutzen Sie bitte das Kontaktformular, damit wir einen neuen Link für Sie bereitstellen können.

Für eine transparente Übersicht Ihrer Buchungen stellt Pluxee monatliche Berichte bereit, die Sie einfach über das Firmenkundenportal verwalten können.

Speicherort und Zugriff:

• Bereich: Die monatlichen Beladeberichte finden Sie im Firmenkundenportal im Bereich „Dokumente“.
• Berechtigung: Dort werden alle Berichte zentral abgelegt und können von berechtigten Administratoren eingesehen oder heruntergeladen werden.

Bereitstellung und Inhalt:

• Zeitpunkt: Der Beladebericht für den vergangenen Monat wird automatisch in der ersten Woche des neuen Monats erstellt und bereitgestellt.
• Details: Er enthält eine Übersicht aller im jeweiligen Zeitraum durchgeführten Aufladungen sowie der zugehörigen Mitarbeiter- und Kartendaten.

Sie können den Bericht als PDF- oder CSV-Datei exportieren, um ihn intern weiterzuverarbeiten oder für Ihre Buchhaltung zu nutzen. So haben Sie jederzeit einen transparenten Überblick über alle monatlichen Buchungen.

Bei einer Umfirmierung Ihres Unternehmens ist eine offizielle Meldung an Pluxee erforderlich, damit wir Ihre Daten in allen Systemen korrekt anpassen können.

Erforderliche Unterlagen und Kontakt:

Bitte senden Sie eine E-Mail an kontakt@care.pluxee.de und fügen Sie einen amtlichen Nachweis als Anhang hinzu (z. B. einen Handelsregisterauszug oder eine amtliche Bestätigung).

Notwendige Angaben für die Bearbeitung:

Damit die Aktualisierung reibungslos erfolgen kann, geben Sie in Ihrer E-Mail bitte folgende Informationen an:

• Kundennummer- Bisherige und neue Firmenbezeichnung sowie die Rechtsform
• Rechnungs- und Firmenanschrift
• USt-IdNr. / Steuernummer
• Ansprechpartner inklusive einer Rückrufnummer

Bearbeitung und Bestätigung:

Nach Eingang Ihrer Nachricht prüfen wir die Unterlagen und passen Ihre Stammdaten, Rechnungsdaten und Portalangaben entsprechend an. Sobald die Änderung abgeschlossen ist, erhalten Sie von uns eine Bestätigung per E-Mail.

Wichtiger Hinweis zu Bankdaten:

Sollten sich im Zuge der Umfirmierung auch die Rechtsform oder die Bankverbindung ändern, kann gegebenenfalls ein neues B2B-SEPA-Mandat erforderlich sein.

Damit Rechnungen und Lieferungen Sie weiterhin reibungslos erreichen, können Sie uns Adressänderungen ganz bequem und direkt über das Firmenkundenportal mitteilen. Eine schriftliche Mitteilung per Post ist nicht notwendig.

So gehen Sie vor:

• Kontaktformular nutzen: Loggen Sie sich in das Portal ein und öffnen Sie das Kontaktformular.
• Betreff wählen: Wählen Sie im Drop-down-Menü den passenden Betreff aus, beispielsweise „Adressänderung“ oder „Firmenanschrift aktualisieren“.
• Daten eingeben: Tragen Sie bitte Ihre neue Adresse vollständig in das Textfeld ein. Achten Sie darauf, dass Straße, Hausnummer, Postleitzahl und Ort korrekt angegeben sind.
• Absenden & Bestätigung: Nach dem Absenden wird Ihr Anliegen an unser Team übermittelt. Wir prüfen die Angaben und pflegen die Änderung im System ein. Sobald die Aktualisierung erfolgreich abgeschlossen ist, erhalten Sie eine Bestätigung per E-Mail.

So stellen Sie sicher, dass Ihre Unternehmensdaten in unseren Systemen stets aktuell bleiben.

Hier erfährst du mehr zur Nutzung und Verwaltung der Pluxee Produkte.

Falls Ihnen bei der Beladung einer Karte ein Fehler unterlaufen ist, gibt es Möglichkeiten zur nachträglichen Anpassung durch unseren Service.

Voraussetzung für eine Korrektur:

Das Customer Care Team kann die fehlerhafte Buchung korrigieren, vorausgesetzt, das Guthaben befindet sich noch auf der Karte und wurde noch nicht verwendet.

So veranlassen Sie die Korrektur:

1. Kontakt: Bitte kontaktieren Sie uns über das Kontaktformular im Firmenkundenportal.

2. Erforderliche Daten: Geben Sie dort die betroffenen Mitarbeiterdaten an:

1. Name
2. Mitarbeiter-ID
3. Den zu entladenden Betrag

Bearbeitung und Abschluss:

Unser Serviceteam prüft anschließend den Vorgang und führt die Entladung bzw. Korrektur des Guthabens durch. Nach erfolgreicher Bearbeitung erhalten Sie eine Bestätigung, damit Sie den aktuellen Kontostand der Karte nachvollziehen können.