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Los geht's!

Damit Ihre Mitarbeitenden ihre Benefits unterbrechungsfrei nutzen können, bietet das Firmenkundenportal eine vorausschauende Übersicht aller Karten, die demnächst ablaufen.

Der Prozess im Firmenkundenportal:

• Zeitpunkt: Drei Monate bevor eine Pluxee Benefits Card abläuft, erscheint im Portal der Reiter „Kartenerneuerung“.
• Anzeige: Dort werden alle Karten aufgeführt, die in den folgenden drei Monaten ihr Ablaufdatum erreichen.
• Entscheidung: Über ein Auswahlfeld können Sie individuell entscheiden, welche dieser Karten erneuert werden sollen.

Wichtige Einschränkungen und Hinweise:

• Geschlossene Konten: Diese können nicht erneuert werden. In einem solchen Fall muss ein neuer Kartenaccount mit einer neuen Mitarbeiter-ID angelegt werden.
• Kosten: Informationen zu eventuell anfallenden Gebühren für die Kartenerneuerung finden Sie in Ihrem Vertrag unter dem Abschnitt „Gebühren“.

Durch diese Funktionen behalten Sie jederzeit den Überblick über anstehende Erneuerungen und können rechtzeitig neue Karten einplanen.

Nach dem Abschluss einer Bestellung im Firmenkundenportal leiten wir die Produktion und den Versand Ihrer Karten schnellstmöglich ein.

Reguläre Lieferzeit:

• Zeitrahmen: Die Pluxee Karten werden in der Regel innerhalb von 15 Werktagen geliefert.
• Zustellort: Die Lieferung erfolgt an die im Firmenkundenportal hinterlegte Lieferadresse.

Bitte beachten Sie, dass die Dauer je nach Bestellvolumen, Produktionsaufkommen oder Versanddienstleister leicht variieren kann. In Sonderfällen kann sich die Lieferung etwas verzögern, beispielsweise bei:

• Größeren Unternehmensbestellungen.
• Individuellen Kartenlayouts.

Sobald Ihre Karten versendet wurden, erhalten Sie eine Versandbestätigung. Alternativ können Sie den Status Ihrer Bestellung direkt im Portal einsehen, um jederzeit den Überblick über den aktuellen Stand zu behalten.

Hier erfahren Sie mehr zur Nutzung und Verwaltung der Pluxee-Produkte.

Falls Ihnen bei der Beladung einer Karte ein Fehler unterlaufen ist, gibt es Möglichkeiten zur nachträglichen Anpassung durch unseren Service.

Voraussetzung für eine Korrektur:

Das Customer Care Team kann die fehlerhafte Buchung korrigieren, vorausgesetzt, das Guthaben befindet sich noch auf der Karte und wurde noch nicht verwendet.

So veranlassen Sie die Korrektur:

1. Kontakt: Bitte kontaktieren Sie uns über das Kontaktformular im Firmenkundenportal.

2. Erforderliche Daten: Geben Sie dort die betroffenen Mitarbeiterdaten an:

1. Name
2. Mitarbeiter-ID
3. Den zu entladenden Betrag

Bearbeitung und Abschluss:

Unser Serviceteam prüft anschließend den Vorgang und führt die Entladung bzw. Korrektur des Guthabens durch. Nach erfolgreicher Bearbeitung erhalten Sie eine Bestätigung, damit Sie den aktuellen Kontostand der Karte nachvollziehen können.

Wenn der Zugriff auf Ihr Pluxee Konto nicht wie gewohnt funktioniert, können verschiedene Faktoren die Ursache sein. Gehen Sie bitte die folgenden Schritte zur Prüfung durch:

1. Überprüfung der Login-Seite:

• Prüfen Sie zunächst, ob Sie sich auf der richtigen Login-Seite befinden.
• Es wird unterschieden zwischen dem Pluxee Portal für Karteninhaber und dem Firmenkundenportal für Administratoren.

2. Eingabe der Zugangsdaten:

• Achten Sie darauf, Ihre E-Mail-Adresse und das Passwort korrekt einzugeben.

3. Passwort zurücksetzen:

• Sollte der Login dennoch scheitern, nutzen Sie die Funktion „Passwort vergessen“, um ein neues Passwort zu setzen.
• Überprüfen Sie anschließend auch Ihren Spam-Ordner, falls die E-Mail zur Passwortzurücksetzung nicht sofort eintrifft.

Weiterführende Hilfe:

Wenn der Zugriff weiterhin nicht möglich ist, kontaktieren Sie uns bitte über das Kontaktformular. Geben Sie dabei bitte Ihre Kundennummer sowie eine kurze Beschreibung des Problems an, damit wir Ihnen gezielt helfen können.

Wenn eine Pluxee Karte endgültig deaktiviert wird, stellen wir sicher, dass das verbliebene Guthaben ordnungsgemäß zurückgeführt wird.

Der Auszahlungsprozess:

• Rücküberweisung: Nach der Schließung einer Pluxee Karte wird das darauf verbliebene Kartenguthaben automatisch auf das Firmenkonto des Arbeitgebers zurücküberwiesen.
• Zeitrahmen: Dieser Vorgang erfolgt in der Regel innerhalb weniger Werktage, sobald die Karte endgültig deaktiviert wurde.

Wichtige Hinweise zur Auszahlung:

• Keine Privat-Auszahlung: Eine direkte Auszahlung an Karteninhaber ist nicht möglich, da das Guthaben dem Unternehmen zugeordnet bleibt.

Unterstützung bei Verzögerungen:

Sollte die Rücküberweisung nach einigen Tagen noch nicht sichtbar sein, stehen folgende Möglichkeiten zur Verfügung:

1. Portal-Check: Der zuständige Administrator oder die Buchhaltung kann den Status im Firmenkundenportal prüfen.
2. Support: Bei weiteren Fragen können Sie sich an kontakt@care.pluxee.de wenden.

So ist gewährleistet, dass alle Restguthaben korrekt und transparent abgewickelt werden.

Die Häufigkeit, mit der du von deinen Benefits profitierst, ist nicht einheitlich für alle Nutzer vorgegeben, sondern orientiert sich an den Absprachen in deinem Unternehmen.

Zuständigkeit und Intervalle:

• Interne Regelungen: Die Häufigkeit der Gutscheinausgabe bzw. Aufladung des Guthabens hängt von den internen Regelungen deines Arbeitgebers ab.
• Mögliche Zyklen: In der Regel legen Unternehmen selbst fest, ob das Guthaben monatlich, vierteljährlich oder in einem anderen Rhythmus aufgeladen wird.
• Anlassbezogene Zahlungen: Auch Sonderaufladungen, etwa zu bestimmten Anlässen, sind möglich.

Wo erhältst du Informationen?

Falls du wissen möchtest, wann deine nächste Aufladung erfolgt oder welcher Rhythmus für dich gilt:

• Ansprechpartner: Informationen dazu erhältst du direkt von deiner Personalabteilung oder dem zuständigen Administrator.
• Verwaltung: Dein Arbeitgeber verwaltet diese Aufladungen zentral im Pluxee Firmenkundenportal.

Wenn du dir unsicher bist, wende dich am besten direkt an deinen Arbeitgeber, um die für dich geltenden individuellen Einstellungen zu erfahren.

Alle Informationen zum Versand Ihrer Bestellung finden Sie direkt im Firmenkundenportal. Um den Status abzurufen, folgen Sie bitte diesem Pfad:

Schritt-für-Schritt zur Übersicht:

1. Klicken Sie auf Bestellung.
2. Wählen Sie die Bestellübersicht.
3. Wählen Sie den gewünschten Auftrag aus.
4. Klappen Sie das Feld „Detail“ auf.

Was Sie in der Detailansicht finden:

• Bestelldaten: Dort erhalten Sie eine Übersicht über die Gesamtsumme und das geplante Versanddatum Ihrer Bestellung.
• Lieferzeitraum: Die Lieferung erfolgt in der Regel innerhalb von ca. 5 Werktagen nach dem angegebenen Versanddatum. So können Sie jederzeit nachvollziehen, wann Ihre Restaurant Gutscheine voraussichtlich eintreffen.

Sollte sich der Versand verzögern oder Unklarheiten bestehen, können Sie über das Kontaktformular im Firmenkundenportal direkt Rückfragen an das Serviceteam stellen.

Eine Wertanpassung der Restaurant Gutscheine können Sie unkompliziert direkt im Firmenkundenportal einreichen.

Schritt-für-Schritt zur Änderung:

1. Login: Loggen Sie sich in Ihr Konto ein.
2. Pfad folgen: Navigieren Sie über Kundendaten zum Punkt Scheckwerte.
3. Eingabe: Tragen Sie im entsprechenden Feld den gewünschten neuen Scheckwert ein und senden Sie die Änderung ab.

Bearbeitung und Umsetzung:

• Manuelle Prüfung: Bitte beachten Sie, dass die Änderung nicht automatisch erfolgt, sondern manuell durch unser Service-Team durchgeführt wird. Ihr Anpassungswunsch wird vom Pluxee Kundenservice geprüft und umgesetzt.
• Bestätigung: Sobald die Wertanpassung vorgenommen wurde, erhalten Sie eine schriftliche Bestätigung.

Bei Fragen oder Unklarheiten erreichen Sie unser Team jederzeit unter kontakt@care.pluxee.de .

Wenn du Informationen zu deiner Karte benötigst, ohne dich im Portal oder in der App einzuloggen, steht dir unser automatisierter Sprachservice zur Verfügung.

Erreichbarkeit und Vorbereitung:

• Verfügbarkeit: Der Service steht dir rund um die Uhr zur Verfügung.
• Telefonnummer: Du erreichst den Sprachservice unter 069 73996 2222.
• Bereithalten: Bitte halte deine Pluxee Benefits Card bereit.

Identifikation und Funktionen:

• Referenznummer: Du wirst aufgefordert, die letzten acht Stellen deiner Referenznummer einzugeben. Diese findest du auf der Rückseite deiner Karte.
• Abfragbare Informationen: Über das Sprachmenü kannst du anschließend verschiedene Details abrufen, zum Beispiel: 
  • Dein aktuelles Guthaben   
  • Den Kartenstatus
  • Deine Transaktionsdetails

Vorteile des Services:

Der Service bietet dir eine schnelle Möglichkeit, wichtige Kartendaten auch außerhalb der Servicezeiten einzusehen – ganz einfach per Telefon und ohne digitalen Login.

Obwohl Sodexo nun Pluxee heißt, hat dies keine negativen Auswirkungen auf deine bereits erhaltenen Gutscheine.

Gültigkeit und Fristen:

• Weiterhin gültig: Deine Sodexo Gutscheine behalten weiterhin ihre volle Gültigkeit.
• Ablaufdatum: Das gültige Datum findest du wie gewohnt oben rechts auf dem Gutschein aufgedruckt.
• Kein Umtausch: Es ist keine Umtauschaktion oder Neuausstellung deiner vorhandenen Gutscheine erforderlich.

Einlösung bei Partnern:

• Akzeptanz: Alle Pluxee Akzeptanzpartner wurden informiert, dass sie sowohl die neuen Pluxee Gutscheine als auch die noch gültigen Sodexo Gutscheine problemlos annehmen dürfen.
• Nutzung: Du kannst deine bestehenden Sodexo Gutscheine daher wie gewohnt bei allen teilnehmenden Partnern einlösen.

Schrittweiser Übergang:

Nach und nach werden die bisherigen Sodexo Gutscheine durch die neuen Pluxee Gutscheine ersetzt. An der praktischen Nutzung oder der rechtlichen Gültigkeit ändert sich für dich jedoch nichts.

Ja, du kannst mit deiner Pluxee Benefits Card kontaktlos bezahlen. Dies ermöglicht dir einen besonders schnellen Bezahlvorgang bei allen teilnehmenden Partnern.

Erste Aktivierung der Funktion:

Um die Kontaktlos-Funktion nutzen zu können, musst du sie einmalig freischalten:

• Vorgehen: Stecke deine Karte beim ersten Bezahlvorgang einmalig in das Kartenlesegerät und gib deine vierstellige PIN ein.
• Nutzung: Danach kannst du bequem kontaktlos zahlen, indem du die Karte einfach an das Terminal hältst.

Sicherheitsregeln für die PIN-Eingabe:

Aus Sicherheitsgründen gibt es Situationen, in denen du trotz Kontaktlos-Funktion deine PIN eingeben musst:

• Betragshöhe: Bei Beträgen über 50,01 € ist die PIN-Eingabe immer erforderlich.
• Stichproben: Gelegentlich kann die PIN auch bei kleineren Beträgen abgefragt werden, um die Sicherheit deiner Zahlungen zu gewährleisten.

Einsatzbereich:

Nach der einmaligen Aktivierung funktioniert das kontaktlose Bezahlen bei allen Pluxee Akzeptanzpartnern, die Kartenzahlung unterstützen.

Die Einrichtung von Pluxee Easy Load ist so konzipiert, dass sie Ihren administrativen Aufwand sofort minimiert und technisch unkompliziert umsetzbar ist.

Zeitaufwand und Anforderungen:

• Dauer: Die Einrichtung ist in der Regel innerhalb von 30 Minuten abgeschlossen.
• Einfachheit: Sie müssen lediglich einige Felder in Ihrem HR-System zuordnen.
• Kein technisches Vorwissen: Technische oder IT-Kenntnisse sind dafür nicht erforderlich.

Unterstützung während der Einrichtung:

• Unser Support-Team begleitet Sie Schritt für Schritt während der Integration und steht bei Fragen jederzeit zur Verfügung.

Vorteile nach der Aktivierung:

Nach erfolgreicher Einrichtung können Aufladungen und Änderungen automatisch und effizient über Ihr HR-System abgewickelt werden. So sparen Sie wertvolle Zeit im Verwaltungsprozess und gewährleisten, dass alle Mitarbeiterkarten stets korrekt und pünktlich beladen werden.

Ja, du kannst dein Pluxee Guthaben jetzt auch online bei Lieferando nutzen, da Lieferando Teil des Pluxee Akzeptanzpartnernetzwerks ist.

So funktioniert die Zahlung:

• Mobile Payment: Du kannst bequem über Apple Pay oder Google Pay mit deiner Pluxee Benefits Card bezahlen.
• Flexibilität: Dies gilt unabhängig davon, ob du dein Essen liefern lässt oder es selbst abholst.

Einrichtung der Bezahlfunktion:

Um das mobile Bezahlen zu aktivieren, musst du deine Pluxee Karte zunächst in der entsprechenden Wallet hinterlegen:

1. App öffnen: Starte deine Pluxee App.
2. Kartendetails: Rufe die Kartendetails auf.
3. Hinzufügen: Füge die Karte der Apple Wallet bzw. Google Wallet hinzu.

Abschluss der Bestellung:

Danach kannst du bei der Onlinebestellung einfach Apple Pay oder Google Pay als Zahlungsmethode auswählen und dein Guthaben direkt nutzen.

Eine Verwendung der Pluxee Benefits Card für Online-Einkäufe ist grundsätzlich nicht vorgesehen.

Warum sind Onlinezahlungen nicht möglich?

• Gesetzliche Basis: Aufgrund gesetzlicher Vorgaben ist der Pluxee Benefits Pass ausschließlich für die regionale Nutzung zugelassen.
• Zweck: Diese Regelung dient der steuerrechtlichen Einhaltung der Sachbezugsgrenzen und der Förderung lokaler Unternehmen.

Wo kann die Karte stattdessen genutzt werden?

• Vor Ort: Die Karte kann nur bei teilnehmenden Partnern vor Ort eingesetzt werden, beispielsweise in Geschäften, Restaurants oder Einrichtungen, die zum Pluxee Akzeptanznetz gehören.
• Ausschluss: Eine Verwendung in Online-Shops oder bei internationalen Händlern ist nicht zulässig.

Aktuelle Partner in deiner Region findest du jederzeit in der Pluxee App oder über die Liste der Händler online.

Der Versand Ihrer Ersatzkarte und/oder Ihres PINs unterliegt festen Regelungen, die zwischen Pluxee und Ihrem Unternehmen vereinbart wurden.

Wer bestimmt die Versandadresse?

• Vertragspartner: Der Versand erfolgt ausschließlich gemäß den Vorgaben Ihres Arbeitgebers, der als offizieller Vertragspartner bei Pluxee hinterlegt ist.
• Privatadresse: Eine direkte Zustellung an Ihre Privatadresse ist daher nur möglich, wenn Ihr Arbeitgeber dies ausdrücklich so festgelegt hat.

Regulärer Versandweg:

In der Regel werden Karten und PINs nicht einzeln an Wohnanschriften, sondern zentral an die Firmenadresse oder an eine verantwortliche Person im Unternehmen gesendet.

So klären Sie den Status:

Wenn Sie sich unsicher sind, welche Versandart für Sie gilt oder ob eine Änderung möglich ist:

1. Ansprechpartner: Wenden Sie sich bitte direkt an Ihre Personalabteilung oder den zuständigen Administrator.
2. Klärung: Dort können Sie die hinterlegte Versandadresse prüfen oder gegebenenfalls anpassen lassen.

Sollte Ihre Lieferung der Restaurant Gutscheine nicht wie erwartet bei Ihnen eingetroffen sein, leiten wir umgehend eine Prüfung für Sie ein.

So melden Sie den Vorfall:

• Kontaktweg: Bitte kontaktieren Sie uns über das Kontaktformular im Bestellsystem eSPI im Firmenkundenportal.
• Erforderliche Daten: Geben Sie unbedingt Ihre Kundennummer und die Auftragsnummer an. Nur so können wir Ihre Bestellung eindeutig zuordnen und schnell bearbeiten.
• Problembeschreibung: Beschreiben Sie kurz den Sachverhalt, zum Beispiel ob die Lieferung unvollständig ist oder gar nicht eingetroffen ist.

So geht es nach Ihrer Meldung weiter:

Unser Serviceteam prüft anschließend den Lieferstatus und setzt sich bei Bedarf direkt mit dem Versanddienstleister in Verbindung. Sie erhalten zeitnah eine Rückmeldung zum weiteren Vorgehen.

Falls erforderlich, veranlassen wir eine Ersatzlieferung, damit sichergestellt ist, dass Ihre Gutscheine zuverlässig bei Ihnen ankommen.

Damit Ihre gesammelten Gutscheine aus dem vergangenen Jahr erfolgreich bearbeitet werden können, müssen bestimmte zeitliche Vorgaben eingehalten werden.

Der entscheidende Stichtag:

• Frist: Die Gutscheine müssen spätestens bis zum 30. Juni des Folgejahres bei uns eingelangt sein.
• Eingangsdatum zählt: Bitte senden Sie die Gutscheine rechtzeitig ein, da das Eingangsdatum entscheidend ist – nicht das Absendedatum.

Konsequenzen bei Fristüberschreitung:

• Später eingereichte Gutscheine können aus abrechnungstechnischen Gründen leider nicht mehr angenommen werden.

Hinweise für einen reibungslosen Ablauf:

• Lesbarkeit: Achten Sie darauf, dass alle Gutscheine vollständig und gut lesbar sind.
• Versand: Wir empfehlen, den Versand frühzeitig vorzunehmen oder nachverfolgbar zu versenden (z. B. per Einschreiben), um die Fristen sicher einzuhalten.

So stellen Sie sicher, dass Ihre eingereichten Gutscheine ordnungsgemäß berücksichtigt werden.

Wenn Sie keine Bestätigungsmail zur Beladung erhalten haben, kann dies unterschiedliche Ursachen haben. Bitte gehen Sie zur Klärung wie folgt vor:

1. Überprüfung im Dashboard:

• Prüfen Sie zunächst im Firmenkundenportal im Bereich „Aktivitäten“ in Ihrem Dashboard, ob der Auftrag dort aufgeführt ist.
• Nach erfolgreichem Abschluss erscheint die Bestellung dort mit dem entsprechenden Beladestatus.

2. Auftrag nicht vorhanden:

• Sollte keine Bestellung hinterlegt sein, wurde der Vorgang nicht ordnungsgemäß abgeschlossen.
• Lösung: Laden Sie die Bestelldatei bitte erneut im Firmenkundenportal hoch und schließen Sie den Auftrag vollständig ab. Erst nach erfolgreicher Übermittlung und Verarbeitung wird die E-Mail automatisch versendet.

3. Technische Prüfung:

• Überprüfen Sie bitte auch Ihren Spam- oder Junk-Mail-Ordner, falls die Nachricht dort versehentlich gefiltert wurde.

Durch den Abgleich mit dem Dashboard stellen Sie sicher, dass Ihre Beladung korrekt im System erfasst wurde.

Wenn Karten fehlerhaft sind oder nicht mehr benötigt werden, ist der Prozess für Sie sehr unkompliziert gestaltet. Eine Rücksendung ist nicht notwendig.

Voraussetzung für die Entsorgung:

• Keine Rücksendung: Fehlerhafte oder nicht benötigte Karten müssen nicht zurückgesendet werden.
• Portal-Status: Sie können diese selbstständig entsorgen, sobald im Firmenkundenportal ein Schließdatum für die jeweilige Karte hinterlegt wurde. Durch diesen Schritt wird die Karte dauerhaft deaktiviert.

Empfehlungen zur Vernichtung:

Achten Sie darauf, die Karte erst nach der erfolgten Schließung zu vernichten. Um sicherzustellen, dass keine sensiblen Daten missbraucht werden können, gehen Sie am besten wie folgt vor:

• Machen Sie den Chip unkenntlich.
• Machen Sie den Magnetstreifen unkenntlich.

Warum keine Rücksendung nötig ist:

Da die Karten im System elektronisch gesperrt bleiben, ist keine weitere Verwendung mehr möglich. Eine Rücksendung an Pluxee ist daher aus sicherheitstechnischen Gründen nicht erforderlich.