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Los geht's!

Damit Ihre Mitarbeitenden ihre Benefits unterbrechungsfrei nutzen können, bietet das Firmenkundenportal eine vorausschauende Übersicht aller Karten, die demnächst ablaufen.

Der Prozess im Firmenkundenportal:

• Zeitpunkt: Drei Monate bevor eine Pluxee Benefits Card abläuft, erscheint im Portal der Reiter „Kartenerneuerung“.
• Anzeige: Dort werden alle Karten aufgeführt, die in den folgenden drei Monaten ihr Ablaufdatum erreichen.
• Entscheidung: Über ein Auswahlfeld können Sie individuell entscheiden, welche dieser Karten erneuert werden sollen.

Wichtige Einschränkungen und Hinweise:

• Geschlossene Konten: Diese können nicht erneuert werden. In einem solchen Fall muss ein neuer Kartenaccount mit einer neuen Mitarbeiter-ID angelegt werden.
• Kosten: Informationen zu eventuell anfallenden Gebühren für die Kartenerneuerung finden Sie in Ihrem Vertrag unter dem Abschnitt „Gebühren“.

Durch diese Funktionen behalten Sie jederzeit den Überblick über anstehende Erneuerungen und können rechtzeitig neue Karten einplanen.

Wenn eine Karte verloren geht oder ein PIN-Code benötigt wird, können Sie dies als Administrator schnell und unkompliziert in die Wege leiten.

Bestellung einer Ersatzkarte:

1. Nutzerliste öffnen: Gehen Sie im Firmenkundenportal direkt in die Nutzerliste.
2. Mitarbeiter auswählen: Wählen Sie den gewünschten Mitarbeitenden aus und klicken Sie nacheinander auf „Details“ und „Nutzer bearbeiten“.
3. Anforderung absenden: Klicken Sie auf „Ersatzkarte anfordern“.

Die neue Karte wird daraufhin automatisch bestellt und an die im System hinterlegte Lieferadresse versendet.

Umgang mit der Karten-PIN:

• Einsicht in der App: Karteninhaber können ihre PIN jederzeit bequem direkt in der Pluxee App einsehen.
• PIN gesperrt: Sollte die PIN aufgrund mehrfacher Falscheingabe gesperrt sein, kann unser Konsumentensupport die Karte wieder entsperren.
• Ersatz-PIN anfordern: Wenn der Code nicht über die App abrufbar ist, können Sie in der administrativen Oberfläche unter dem Reiter „Ersatzkarten“ eine Ersatz-PIN anfordern.

Die Verwaltung und Schließung von Kartenkonten erfolgt zentral über das Firmenkundenportal. Bitte folgen Sie diesem Pfad, um einen Account zu beenden:

Schritt-für-Schritt zur Kontoschließung:

1. Klicken Sie in der roten Menüleiste auf "Nutzerliste".
2. Wählen Sie bei dem entsprechenden Mitarbeiter rechts den Punkt "Details" aus.
3. Klicken Sie anschließend auf "Nutzer bearbeiten".
4. Wählen Sie unten rechts die Option der Kontoschließung aus und legen Sie ein Datum fest, an dem die Karte geschlossen werden soll.

Wichtige Hinweise zur Schließung:

• Endgültigkeit: Beachten Sie bitte, dass eine Reaktivierung der Karte nach der Schließung nicht mehr möglich ist.
• Mitarbeiter-ID: Die mit dem Account verbundene Mitarbeiter-ID ist nach der Schließung ebenfalls nicht mehr nutzbar.

Unterschied zwischen Schließung und Sperrung:

Im Gegensatz zur dauerhaften Schließung handelt es sich bei einer Kartensperrung lediglich um eine vorübergehende Sperre des Kontos. Eine gesperrte Karte kann jederzeit wieder aktiviert werden, während ein geschlossenes Konto final beendet ist.

Das Hinzufügen neuer Mitarbeitender erfolgt unkompliziert über den regulären Beladeprozess im Firmenkundenportal.

1. Vorbereitung der Daten:

Tragen Sie die Daten des neuen Mitarbeiters in Ihre Beladedatei (Excel) ein. Achten Sie dabei besonders auf die vollständige Angabe der Pflichtfelder:

• Vor- und Nachname
• E-Mail-Adresse
• Mitarbeiter-ID
• Gewünschter Beladewert

2. Upload und Prüfung:

Laden Sie die aktualisierte Datei im Firmenkundenportal hoch. Das System erkennt automatisch, dass für diese Einträge noch kein Konto existiert, und zeigt in der Zusammenfassung eine neue Kartenanlage an.

3. Abschluss des Vorgangs:

• Überprüfen Sie die Angaben in der Zusammenfassung und bestätigen Sie die Neuanlage.
• Klicken Sie auf den Button „Nutzer anlegen & Konten beladen“, um den Prozess final abzuschließen.

Ergebnis:

Nach erfolgreicher Verarbeitung ist der neue Nutzer im System hinterlegt. Je nach gewählter Einstellung erhält der Mitarbeitende anschließend seine Karte sowie die dazugehörigen Zugangsdaten.

Die E-Mail-Adresse für den Rechnungsversand können Sie jederzeit direkt im Firmenkundenportal anpassen. Dies stellt sicher, dass Ihre Buchhaltung alle Dokumente zeitnah erhält.

Schritt-für-Schritt zur Anpassung:

1. Profil aufrufen: Klicken Sie im Portal oben rechts auf Ihr Profil.
2. Einstellungen wählen: Wählen Sie den Bereich „Firmen-Einstellungen“ aus.
3. Adresse hinterlegen: Dort haben Sie die Möglichkeit, eine neue Rechnungsadresse zu hinterlegen oder zusätzliche E-Mail-Empfänger einzutragen.
4. Speichern: Änderungen werden nach dem Speichern sofort übernommen und gelten für alle zukünftigen Rechnungen.

Wichtige Hinweise für einen reibungslosen Versand:

• Mehrere Empfänger: Bei Bedarf können Sie auch mehrere Adressen eintragen, um Rechnungen gleichzeitig an verschiedene Ansprechpartner zu senden.
• Erreichbarkeit: Achten Sie darauf, dass die angegebenen E-Mail-Adressen korrekt und funktionsfähig sind, damit Sie Ihre Rechnungen und Gutschriften zuverlässig erhalten.

Für eine effiziente und sichere Verwaltung Ihrer Pluxee Benefits können Sie jederzeit weitere Administratoren mit Zugang zum Firmenkundenportal anlegen.

Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Anlage neuer Admins:

1. Navigation: Klicken Sie im Firmenkundenportal oben in der roten Menüleiste auf „Admins“.
2. Hinzufügen: Links oberhalb des Suchfeldes finden Sie ein „+“-Symbol, über das Sie einen neuen Administrator hinzufügen können.
3. Daten eingeben: Füllen Sie anschließend alle Pflichtfelder vollständig aus und speichern Sie die Eingaben.

Aktivierung des neuen Zugangs:

• Aktivierungslink: Der neu angelegte Admin erhält danach automatisch einen Aktivierungslink per E-Mail, mit dem er seinen Zugang einrichten kann.
• Gültigkeit: Bitte beachten Sie, dass dieser Link aus Sicherheitsgründen 48 Stunden gültig ist.

Was tun, wenn der Link abgelaufen ist?

Sollte der Aktivierungslink abgelaufen sein oder nicht funktionieren, nutzen Sie bitte das Kontaktformular, damit wir einen neuen Link für Sie bereitstellen können.

Für eine transparente Übersicht Ihrer Buchungen stellt Pluxee monatliche Berichte bereit, die Sie einfach über das Firmenkundenportal verwalten können.

Speicherort und Zugriff:

• Bereich: Die monatlichen Beladeberichte finden Sie im Firmenkundenportal im Bereich „Dokumente“.
• Berechtigung: Dort werden alle Berichte zentral abgelegt und können von berechtigten Administratoren eingesehen oder heruntergeladen werden.

Bereitstellung und Inhalt:

• Zeitpunkt: Der Beladebericht für den vergangenen Monat wird automatisch in der ersten Woche des neuen Monats erstellt und bereitgestellt.
• Details: Er enthält eine Übersicht aller im jeweiligen Zeitraum durchgeführten Aufladungen sowie der zugehörigen Mitarbeiter- und Kartendaten.

Sie können den Bericht als PDF- oder CSV-Datei exportieren, um ihn intern weiterzuverarbeiten oder für Ihre Buchhaltung zu nutzen. So haben Sie jederzeit einen transparenten Überblick über alle monatlichen Buchungen.

Bei einer Umfirmierung Ihres Unternehmens ist eine offizielle Meldung an Pluxee erforderlich, damit wir Ihre Daten in allen Systemen korrekt anpassen können.

Erforderliche Unterlagen und Kontakt:

Bitte senden Sie eine E-Mail an kontakt@care.pluxee.de und fügen Sie einen amtlichen Nachweis als Anhang hinzu (z. B. einen Handelsregisterauszug oder eine amtliche Bestätigung).

Notwendige Angaben für die Bearbeitung:

Damit die Aktualisierung reibungslos erfolgen kann, geben Sie in Ihrer E-Mail bitte folgende Informationen an:

• Kundennummer- Bisherige und neue Firmenbezeichnung sowie die Rechtsform
• Rechnungs- und Firmenanschrift
• USt-IdNr. / Steuernummer
• Ansprechpartner inklusive einer Rückrufnummer

Bearbeitung und Bestätigung:

Nach Eingang Ihrer Nachricht prüfen wir die Unterlagen und passen Ihre Stammdaten, Rechnungsdaten und Portalangaben entsprechend an. Sobald die Änderung abgeschlossen ist, erhalten Sie von uns eine Bestätigung per E-Mail.

Wichtiger Hinweis zu Bankdaten:

Sollten sich im Zuge der Umfirmierung auch die Rechtsform oder die Bankverbindung ändern, kann gegebenenfalls ein neues B2B-SEPA-Mandat erforderlich sein.

Damit Rechnungen und Lieferungen Sie weiterhin reibungslos erreichen, können Sie uns Adressänderungen ganz bequem und direkt über das Firmenkundenportal mitteilen. Eine schriftliche Mitteilung per Post ist nicht notwendig.

So gehen Sie vor:

• Kontaktformular nutzen: Loggen Sie sich in das Portal ein und öffnen Sie das Kontaktformular.
• Betreff wählen: Wählen Sie im Drop-down-Menü den passenden Betreff aus, beispielsweise „Adressänderung“ oder „Firmenanschrift aktualisieren“.
• Daten eingeben: Tragen Sie bitte Ihre neue Adresse vollständig in das Textfeld ein. Achten Sie darauf, dass Straße, Hausnummer, Postleitzahl und Ort korrekt angegeben sind.
• Absenden & Bestätigung: Nach dem Absenden wird Ihr Anliegen an unser Team übermittelt. Wir prüfen die Angaben und pflegen die Änderung im System ein. Sobald die Aktualisierung erfolgreich abgeschlossen ist, erhalten Sie eine Bestätigung per E-Mail.

So stellen Sie sicher, dass Ihre Unternehmensdaten in unseren Systemen stets aktuell bleiben.

Hier erfährst du mehr zur Nutzung und Verwaltung der Pluxee Produkte.

Falls Ihnen bei der Beladung einer Karte ein Fehler unterlaufen ist, gibt es Möglichkeiten zur nachträglichen Anpassung durch unseren Service.

Voraussetzung für eine Korrektur:

Das Customer Care Team kann die fehlerhafte Buchung korrigieren, vorausgesetzt, das Guthaben befindet sich noch auf der Karte und wurde noch nicht verwendet.

So veranlassen Sie die Korrektur:

1. Kontakt: Bitte kontaktieren Sie uns über das Kontaktformular im Firmenkundenportal.

2. Erforderliche Daten: Geben Sie dort die betroffenen Mitarbeiterdaten an:

1. Name
2. Mitarbeiter-ID
3. Den zu entladenden Betrag

Bearbeitung und Abschluss:

Unser Serviceteam prüft anschließend den Vorgang und führt die Entladung bzw. Korrektur des Guthabens durch. Nach erfolgreicher Bearbeitung erhalten Sie eine Bestätigung, damit Sie den aktuellen Kontostand der Karte nachvollziehen können.

Sie finden das B2B Firmenlastschrift-Mandat im Firmenportal unter „Dokumente“. Bitte tragen Sie im Suchfeld das Wort „SEPA“ ein, damit Ihnen dieses angezeigt wird. Sollte das Formular nicht hinterlegt worden sein, kontaktieren Sie uns bitte über das Kontaktformular. Bitte beachten Sie, dass das B2B Firmenlastschrift-Mandat nicht ohne die Bankbestätigung eingerichtet werden kann. Die vollständigen Unterlagen senden Sie uns bitte an kontakt@care.pluxee.de.

Hier erfährst du mehr zur Nutzung und Verwaltung der Pluxee-Produkte.

Ihre Rechnungen und Gutschriften können Sie im Firmenkundenportal ganz einfach unter dem Reiter „Dokumente“ einsehen. Dort finden Sie alle relevanten Unterlagen übersichtlich nach Kategorien sortiert – darunter Beladerechnungen, Gebührenrechnungen sowie alle Gutschriften, die Sie erhalten haben. Sie können die Dokumente direkt im Portal öffnen, herunterladen oder für Ihre internen Unterlagen speichern. Neue Rechnungen und Gutschriften werden automatisch im jeweiligen Abrechnungszeitraum bereitgestellt. Über die integrierte Such- und Filterfunktion lassen sich einzelne Belege gezielt nach Datum, Betrag oder Rechnungsnummer finden. So behalten Sie jederzeit den Überblick über Ihre gesamte Abrechnungshistorie.

Wenn Ihr Unternehmen wächst und Sie eine neue Filiale oder einen weiteren Standort anlegen möchten, übernehmen wir diesen administrativen Schritt gerne für Sie. So stellen wir sicher, dass Ihre Benefits-Karten und Gutscheine korrekt zugestellt werden.

Der Ablauf zur Filialanlage:

• Kontaktformular nutzen: Nutzen Sie dazu einfach das Kontaktformular auf unserer Website.
• Notwendige Angaben mitteilen: Teilen Sie uns die notwendigen Angaben zur neuen Filiale mit. Dazu gehören:
  • Der Name der Filiale.
  • Die vollständige Lieferadresse.
  • Gegebenenfalls eine interne Kennung oder Filialnummer.
• Wichtige Regelung zur Adresse: Bitte beachten Sie, dass die Rechnungsadresse immer der Hauptstandort bleibt, während die zusätzlichen Filialen ausschließlich als Lieferadressen hinterlegt werden.
• Bestätigung: Nach Eingang Ihrer Anfrage legt unser Team den neuen Standort im System an und informiert Sie, sobald die Filiale aktiv und für Bestellungen auswählbar ist.

Um sicherzustellen, dass Ihre Mitarbeiter ihre Benefits nahtlos weiter nutzen können, erfolgt die Kartenerneuerung automatisiert. Der Prozess wird systemseitig immer am 13. des Monats vor dem tatsächlichen Ablaufdatum der Karten angestoßen.Das bedeutet für Sie: Sie haben bis zum 12. des Vormonats Zeit, Ihre Nutzerdaten im Portal zu prüfen und anzupassen. Bitte stellen Sie bis zu diesem Stichtag sicher, dass alle Änderungen eingepflegt sind (z. B. das Entfernen ausgetretener Mitarbeiter aus der Liste). Alle Karten, die nach dem 12. weiterhin als aktiv gelistet sind, werden am Folgetag automatisch zur Produktion und Erneuerung beauftragt. Eine spätere Änderung ist für den laufenden Bestellzyklus leider nicht mehr möglich.

Hier erfährst du mehr zur Nutzung und Verwaltung der Pluxee Benefits.

Eine Namensänderung im System, beispielsweise nach Heirat, erfolgt unkompliziert über Ihre Standard-Bestelldatei im Firmenkundenportal.

Der Ablauf der digitalen Namensänderung:

1. Bestelldatei öffnen: Eine Namensänderung können Sie ganz einfach über die Bestelldatei im Firmenkundenportal vornehmen.
2. Daten anpassen: Öffnen Sie dazu die Datei, passen Sie den Namen der betroffenen Person an.
3. Hochladen: Laden Sie die aktualisierte Datei anschließend wieder im Portal hoch.
4. Verarbeitung: Die Änderung wird automatisch verarbeitet und ist bereits am folgenden Tag im System sichtbar.

Wichtiger Hinweis zur physischen Karte:

• Kein automatischer Ersatz: Bitte beachten Sie: Eine Ersatzkarte wird in diesem Fall nicht automatisch erstellt oder versendet.
• Manuelle Bestellung: Sollte auch der Name auf der physischen Karte angepasst werden müssen, kann der Administrator im Portal eine neue Karte manuell bestellen.

So stellen Sie sicher, dass sowohl die digitalen als auch die physischen Daten aktuell sind.

Damit Sie Ihre Abrechnungen besser nachvollziehen können, haben wir hier die gängigsten Rechnungspositionen für Sie zusammengefasst:

Übersicht der Gebühren:

• Servicegebühr: Dies ist eine regelmäßig anfallende Gebühr, die pro aktiver Karte berechnet wird. Sie deckt die laufenden Service- und Verwaltungsleistungen ab.
• Folgekarte: Diese Gebühr fällt an, wenn eine Karte ihr Gültigkeitsdatum überschritten hat (abgelaufen ist) und für den Mitarbeitenden eine neue Karte erstellt wird.
• Ersatzkarte: Diese Position wird berechnet, wenn eine neue Pluxee Benefits Card ausgestellt werden muss – beispielsweise infolge von Verlust, Diebstahl oder einer Beschädigung der ursprünglichen Karte.
• Versandgebühr: Hierbei handelt es sich um die Kosten, die für den physischen Versand der Karten anfallen.
• Erstattungs- / Schließungsgebühr: Dies ist eine Servicepauschale, die bei der Schließung eines Kartenkontos erhoben wird, sofern sich zum Zeitpunkt der Schließung noch Restguthaben auf der Karte befindet.

Für eine revisionssichere Dokumentation und interne Kontrolle sind detaillierte Berichte unerlässlich. Im Firmenkundenportal können Sie Ihre Reportings ganz einfach unter dem Reiter „Dokumente“ abrufen.

Diese Berichte stehen Ihnen zur Verfügung:

Unter „Dokumente“ stehen Ihnen verschiedene Berichte zur Verfügung, die Ihnen einen detaillierten Überblick über alle relevanten Transaktionen und Kartenbewegungen Ihres Unternehmens geben:

• Karteninhaberbericht: Enthält alle relevanten Daten zu den aktiven und inaktiven Karten sowie den zugehörigen Mitarbeitenden.
• Beladungsbericht: Zeigt alle durchgeführten Aufladungen und die jeweiligen Beträge pro Mitarbeitenden.
• Entladungsbericht: Dokumentiert Guthaben, das eventuell aus administrativen Gründen von der Karte entfernt wurde (z. B. bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses).

Export und Archivierung:

Sie können die Berichte direkt im Portal einsehen oder als PDF-, Excel- oder CSV-Datei herunterladen, um sie weiterzuverarbeiten oder intern zu archivieren. Durch die regelmäßige Nutzung der Reportings behalten Sie stets die volle Kontrolle über Ihre Karten- und Guthabenaktivitäten.

Fehlermeldungen während des Beladevorgangs können verschiedene Ursachen haben – von Formatfehlern in der Datei bis hin zu lokalen Browserproblemen.

Schritt 1: Überprüfung der Bestelldatei

• Datenabgleich: Überprüfen Sie bitte zunächst Ihre Bestelldatei und gleichen Sie die angezeigte Fehlermeldung mit den konkreten Angaben in Ihrer Datei ab.
• Pflichtfelder & Formate: Stellen Sie sicher, dass alle Pflichtfelder korrekt ausgefüllt sind und die Datei im richtigen Format (z. B. CSV oder XLSX) vorliegt.

Schritt 2: Technische Fehlerquellen ausschließen

• Browser-Cache: Häufig hilft es, den Cache-Speicher Ihres Browsers zu löschen, um technische Konflikte zu vermeiden.
• Seite neu laden: Laden Sie das Firmenkundenportal neu, um eine frische Sitzung zu starten.

Schritt 3: Unterstützung durch den Support

Sollte die Fehlermeldung trotz dieser Maßnahmen weiterhin bestehen, kontaktieren Sie uns bitte über das Kontaktformular im Firmenkundenportal. Damit wir Ihnen schnell weiterhelfen können, benötigen wir folgende Informationen:

• Eine kurze Problembeschreibung.
• Die betroffene Datei oder einen Screenshot der Fehlermeldung als Anhang.

Wenn Sie keine Bestätigungsmail zur Beladung erhalten haben, kann dies unterschiedliche Ursachen haben. Bitte gehen Sie zur Klärung wie folgt vor:

1. Überprüfung im Dashboard:

• Prüfen Sie zunächst im Firmenkundenportal im Bereich „Aktivitäten“ in Ihrem Dashboard, ob der Auftrag dort aufgeführt ist.
• Nach erfolgreichem Abschluss erscheint die Bestellung dort mit dem entsprechenden Beladestatus.

2. Auftrag nicht vorhanden:

• Sollte keine Bestellung hinterlegt sein, wurde der Vorgang nicht ordnungsgemäß abgeschlossen.
• Lösung: Laden Sie die Bestelldatei bitte erneut im Firmenkundenportal hoch und schließen Sie den Auftrag vollständig ab. Erst nach erfolgreicher Übermittlung und Verarbeitung wird die E-Mail automatisch versendet.

3. Technische Prüfung:

• Überprüfen Sie bitte auch Ihren Spam- oder Junk-Mail-Ordner, falls die Nachricht dort versehentlich gefiltert wurde.

Durch den Abgleich mit dem Dashboard stellen Sie sicher, dass Ihre Beladung korrekt im System erfasst wurde.