FAQ: Sie fragen, wir antworten.
Los geht's!

1. Sie öffnen das Firmenkunden-Portal unter folgendem Link: https://mein-sodexo.de
2. Für die Kartenbestellung müssen Sie zunächst das hinterlegte Excel-Formular herunterladen, ausfüllen und über das Portal an uns versenden – wahlweise können Sie das Formular auch online ausfüllen. Sie können an dieser Stelle auch die E-Mailadressen Ihrer Mitarbeiter angeben, beachten Sie jedoch, dass jede E-Mailadresse nur einmal im System existieren darf. Bitte beachten Sie, sobald die E-Mailadresse eines Verwenders im System hinterlegt ist, wird an diese E-Mail eine Information zur Registrierung und Kartenbeladung gesendet.
3. Ihre Karten werden produziert und an die hinterlegte Firmenadresse versendet.
4. Die Lieferzeit Ihrer Bestellung kann bis zu 15 Arbeitstagen betragen. Die zugehörigen PINs erhalten Sie ca. 2-3 Tage nach Erhalt der Karten.
5. Sobald die Karten bei Ihnen eingetroffen sind, bestätigen Sie bitte den Empfang, in dem Sie die Karten über das Portal online aktivieren. Dies ist frühestens 8 Tage nach Ihrer Bestellung möglich.
6. Am Folgetag der Aktivierung können Sie die Beladungsdatei Ihrer Karten im Portal herunterladen, ausfüllen, wieder ins Portal hochladen und an uns weiterleiten.
7. Sie erhalten im Anschluss eine Bestätigungsmail für Ihre Bestellung/Beladung.
8. Nach Erfassung und Übersendung der Beladungsdatei erhalten Sie eine Beladungsrechnung. Überweisen Sie diese bitte per Vorkasse oder falls hinterlegt, führen wir den Einzug des gewünschten Beladebetrages per SEPA-Lastschrift
9. Nach Ausgleich der Vorkassenrechnung / bzw. Einzug des Beladungsbetrages werden die Karten von uns gemäß Ihrer Beladungsdatei beladen.
10. Sofern Sie uns in der Bestelldatei eine E-Mailadresse Ihrer Mitarbeiter genannt haben, erhält jeder Karteninhaber eine E-Mail, sobald die Karten beladen wurden.
11. Alle weiteren Informationen zum Bestell- und Beladungsvorgang finden Sie in unserem Firmenkunden-Portal. 

Eine Rechnungskopie können Sie in Ihrem Sodexo Kundenportal unter www.mein-sodexo.de abrufen.

Bitte beachten Sie, dass der Aktivierungs- bzw. Registrierungslink nur einige Tage aktiv ist. Bitte wenden Sie sich an den Kundenservice über unser Kontaktformular. Wir helfen Ihnen gerne weiter. 

Sie finden mittig auf Ihrem Restaurant Gutschein bis wann der jeweiligen Gutschein gültig ist. An diesen Zeitraum ist die Einlösung der Gutscheine gemäß den gesetzlichen Vorgaben gebunden. Eine spätere Einlösung der Gutscheine ist gemäß den gesetzlichen Bestimmungen nicht erlaubt.

Bitte kontaktieren Sie uns mit Angabe Ihrer Kunden-Nr. / Auftragsnummer über das Kontaktformular im Bestellsystem eSPI.
https://espi.sodexo-de.com

Hierzu benötigen Sie Ihre Pluxee Benefits Card und den Kassenzettel. Rückerstattungen werden vom Akzeptanzpartner entweder auf die Karte zurück gebucht, oder der Händler gibt einen eigenen Gutschein aus. Eine Barauszahlung ist aufgrund der gesetzlichen Bestimmungen ausgeschlossen. 

Fehlerhafte und nicht benötigte Karten können Sie direkt entsorgen, nachdem Sie ein Schließdatum für diese Karte hinterlegt haben.

Sie können die Texte selbständig im eSPI Onlineportal hinterlegen/anpassen.

Nach Schließung einer Karte wird das Kartenguthaben auf das Firmenkonto überwiesen. 

Die Aktivierung der Benefits Prepaidkarte wird durch Ihren Arbeitgeber vorgenommen.

Nach dem Login auf https://espi.sodexo-de.com folgen Sie bitte diesem Pfad:

Kundendaten→ Rechnungshistorie→ Zeitraum auswählen→ Details öffnen→ hier erscheint eine Zusammenfassung der gewünschten Rechnung, die bei Bedarf ausgedruckt werden kann.

Gutscheinkarten als Sachbezug

Vom 1. Januar 2022 an müssen Gutscheinkarten auch Kriterien erfüllen, die das Zahlungsdiensteaufsichtsgesetz (ZAG) vorgibt. Dies hat das BMF-Schreiben im April 2021 klargestellt. Als Sachbezug gelten demnach Gutscheinkarten, die ausschließlich zum Bezug von Waren oder Dienstleistungen berechtigen.

Regionales Akzeptanzpartnernetzwerk

Der Sachbezug ist gesetzlich klarer geregelt. Das Akzeptanzparternetzwerk wird ab 2022 regional. Die Benefits Card von Pluxee zählt zur Kategorie „begrenztes Netzwerk“. Dies bedeutet, dass die Karte ausschließlich in einem regionalen Akzeptanzpartnernetzwerk genutzt werden darf.

Damit bleibt der Sachbezug innerhalb der Sachbezugsfreigrenze von 50 Euro pro Monat und Mitarbeiter für Arbeitnehmer und Arbeitgeber steuerfrei. Pluxee Kunden profitieren auch nach der Umstellung vom größten Akzeptanzpartner Netzwerk.

Wie erfolgt die Umstellung auf ein regionales Netzwerk

Seit dem 1. Januar 2022 hat Pluxee (ex. Sodexo BRS) die Benefits Card Ihrer Mitarbeiter automatisch einer optimalen Einkaufsregion zugeordnet. Dort ist die Benefits Card bei unseren regionalen Akzeptanzpartnern einsetzbar. Die automatische Voreinstellung der Region kann von Ihren Mitarbeitern einmalig selbst angepasst und ihrem Einkaufsverhalten entsprechend optimiert werden.

Die Benefits Card ist ohne Unterbrechung nutzbar, dass Guthaben auf der Karte bleibt nach der Umstellung selbstverständlich erhalten. Ein Austausch der Benefits Card ist nicht notwendig. 

Bitte prüfen Sie, ob die angezeigten Felder (Menge, Gutscheinwert etc.) korrekt ausgefüllt sind.

Fehlermeldung bei personalisierten Bestellungen (Excel-Tabelle):

Bitte auch hier die folgenden Punkte prüfen:

• Ist Ihre Kunden-Nr. richtig erfasst?
• Sind Ihre Scheckmengen und Scheckwerte korrekt?

Bei Problemen können Sie sich gerne per E-Mail an Pluxee Deutschland wenden (Bestelldatei bitte beifügen): kontakt@care.pluxee.de 

So kann über eSPI ein Änderungswunsch des Scheckwertes aufgegeben werden.

Nach dem Login auf https://espi.sodexo-de.com folgen Sie bitte diesem Pfad:

→ Kundendaten →Scheckwerte→

→gewünschten

Scheckwert eintragen und Änderung senden.

Achtung: Die Änderung wird vom Pluxee-Kundenservice vorgenommen und Ihnen schriftlich bestätigt. Bei Fragen kontaktieren Sie uns gerne unter: kontakt@care.pluxee.de 

Bitte wenden Sie sich per E-Mail an kontakt@care.pluxee.de mit Angabe der Rechnungs- oder Gutschriftsnummer.

In Ihrem Sodexo Kundenportal können Sie Karten schließen sowie Ersatzkarten nachbestellen.

Dafür gehen Sie auf die Auflistung der Mitarbeiter "Liste anschauen":

Mitarbeiter auswählen und auf Details klicken:

Hier können Sie ganz einfach die gewünschte Karte schließen oder eine Ersatzkarte bestellen:

Alle Informationen zum Versand Ihrer Bestellung finden Sie unter:

https://espi.sodexo-de.com

Bestellung - Bestellübersicht - gewünschten Auftrag auswählen: „Detail“ → aufklappen →

Informationen über die Gesamtsumme und das geplante Versanddatum der ausgewählten Bestellung:

Die Lieferung erfolgt innerhalb von ca. 5 Werktagen ab dem geplanten Versanddatum. 

Bitte schreiben Sie uns hierzu eine kurze E-Mail an: kontakt@care.pluxee.de 

Für die Bestellung der Benefits Card von Pluxee gibt es zwei Möglichkeiten: 

Variante 1) 

Sobald Sie die Zugangsdaten zum Firmenkunden-Portal per E-Mail erhalten haben, können Sie sich im Bestellportal registrieren. Für jede Firma können ein oder mehrere Administratoren angelegt werden, diese können Bestellungen vollständig selbst administrieren. Wenn Sie noch kein Kunde sind, nehmen Sie bitte mit uns Kontakt auf: www.pluxee.de/kontakt/

Registrierung für Administratoren: 

Der Administrator für Ihre Pluxee Benefits Card erhält an die von Ihnen mitgeteilte
E-Mailadresse einen Link zur Durchführung der Registrierung. Nach dem Anklicken des Links öffnet sich das Pluxee Firmenkunden-Portal www.mein-sodexo.de. Bitte folgen Sie den Anweisungen der Registrierung.

Variante 2) 

Für Unternehmen bis ca. 20 Mitarbeitende registrieren Sie sich am besten im Pluxee-Shop und führen dort die Bestellung der Benefits Card vollständig online durch. shop.sodexo.de