FAQ » Häufig gestellte Fragen » Alle Antworten im Überblick
Los geht's!

Der Online-Abruf Ihrer Rechnungen im Firmenkundenportal ermöglicht Ihnen eine sichere Verwaltung Ihrer Belege und bietet Ihnen jederzeit Zugriff auf Ihre komplette Rechnungshistorie.

Schritt-für-Schritt zur Rechnungshistorie:

1. Login: Loggen Sie sich zunächst im Firmenkundenportal ein.
2. Navigation: Folgen Sie nach dem Login diesem Pfad: Kundendaten → Rechnungshistorie.
3. Auswahl: Wählen Sie den gewünschten Zeitraum aus und öffnen Sie die Details.

Übersicht und Details:

In der Übersicht sehen Sie alle im gewählten Zeitraum erstellten Rechnungen. Durch Anklicken der jeweiligen Rechnung erhalten Sie eine Detailansicht mit allen relevanten Informationen:

• Rechnungsnummer
• Betrag
• Datum

Export und Archivierung:

Für eine effiziente interne Archivierung oder die Weitergabe an Ihre Buchhaltung bzw. Ihren Steuerberater können Sie jede Rechnung bei Bedarf direkt ausdrucken oder als PDF speichern. So behalten Sie stets den Überblick über alle transaktionsrelevanten Dokumente.

Als Administrator können Sie Kartenänderungen jederzeit selbstständig vornehmen. Das Pluxee Firmenportal bietet Ihnen die Möglichkeit, Karten bei Bedarf zu schließen und sofort Ersatz zu ordern.

Schritt-für-Schritt-Anleitung:

1. Mitarbeiter auswählen: Melden Sie sich im Firmenkundenportal an und öffnen Sie die Mitarbeiterübersicht über den Menüpunkt „Liste anschauen“.
2. Details öffnen: Wählen Sie den betreffenden Mitarbeitenden aus und klicken Sie auf „Details“, um die zugehörige Karte aufzurufen.
3. Karte schließen: In dieser Ansicht haben Sie die Option, die bestehende Karte zu schließen – dies ist beispielsweise bei Verlust, einem Defekt oder dem Austritt eines Mitarbeitenden notwendig.
4. Ersatz bestellen: Direkt im Anschluss können Sie über denselben Bereich eine Ersatzkarte bestellen.

Wichtige Details zum Prozess:

• Datenverknüpfung: Die neue Ersatzkarte wird automatisch mit dem bisherigen Kontostand und den bereits hinterlegten Daten verknüpft.
• Bestätigung: Nach Abschluss des Vorgangs erhalten Sie eine Bestätigungsmail.
• Status-Tracking: Den aktuellen Status der neuen Karte können Sie jederzeit transparent im Portal nachverfolgen.

Damit wir Sie jederzeit zuverlässig über wichtige rechtliche Änderungen, Produktneuheiten und neue Funktionalitäten informieren können, ist es wichtig, dass uns die korrekten Ansprechpartner und Geschäftsdaten vorliegen. Bitte informieren Sie uns daher umgehend über Änderungen oder einen Wechsel der Verantwortlichkeiten in Ihrem Unternehmen.

So übermitteln Sie uns die Änderungen:

• Senden Sie uns Anpassungen bitte schriftlich per E-Mail an: kontakt@care.pluxee.de .
• Erforderliche Angaben für eine schnelle Bearbeitung:
  • Ihre Kundennummer und den Firmennamen
  • Eine kurze Beschreibung der zu ändernden Daten (z. B. neue Ansprechpartner, neue Kontaktdaten oder eine geänderte Anschrift)

Bearbeitungszeit:

Bitte planen Sie eine gewisse Vorlaufzeit ein. Je nach Umfang der Anpassung – insbesondere bei einer Umfirmierung – kann die Bearbeitung in unserem System bis zu 15 Werktage in Anspruch nehmen.

Die Wiederaufladung Ihrer Pluxee Benefits Card als Prepaidkarte wird von Ihrem Arbeitgeber in Auftrag gegeben. Über eine Wiederaufladung Ihrer Karte werden Sie per E-Mail informiert, sofern uns Ihre E-Mailadresse vorliegt. 

Für alle Bestellungen, die Sie über das Online-Bestellsystem im Firmenkundenportal abwickeln, bieten wir Ihnen eine lückenlose Sendungsverfolgung an.

Benachrichtigungen per E-Mail:

1. Bestellbestätigung: Direkt nach der Aufgabe Ihrer Bestellung erhalten Sie eine Bestätigung per E-Mail.
2. Versandbestätigung: Sobald Ihre Sendung an unseren Versandpartner UPS übergeben wurde, senden wir Ihnen eine separate E-Mail mit Ihrer persönlichen Tracking-Nummer zu. Damit können Sie den Status Ihrer Lieferung jederzeit in Echtzeit nachvollziehen.

Sie können den Lieferstatus auch jederzeit manuell in Ihrem Account im Firmenkundenportal einsehen:

• Navigieren Sie zu Bestellung → Bestellübersicht.
• Wählen Sie den gewünschten Auftrag aus.
• Klicken Sie auf das „+“, um die Details aufzuklappen.
• Klicken Sie auf das UPS-Symbol, um direkt zur Sendungsverfolgung zu gelangen.

Hinterlegung der Daten:

Sobald Pluxee Deutschland die jeweilige UPS-Trackingnummer vorliegt, wird diese sowohl im Portal hinterlegt als auch per E-Mail an Sie versendet. So haben Sie jederzeit volle Klarheit über den aktuellen Standort Ihrer Lieferung.

Mit Apple Pay nutzt du deine Pluxee Benefits Card ganz einfach digital über dein iPhone oder deine Apple Watch.

So aktivierst du Apple Pay:

1. Vorbereitung: Lade dir die aktuellste Version der Pluxee App herunter und melde dich an oder registriere dich.
2. Einstellungen öffnen: Klicke in der App auf deine Karte und anschließend auf das Zahnrad-Symbol.
3. Wallet-Anbindung: Klicke auf den Button "Hinzufügen zu Apple Wallet" und schließe die Aktivierung ab.

Bezahlen mit dem iPhone:

• Vorbereitung: Sage an der Kasse, dass du mit Karte zahlen möchtest. Checke vorab dein verfügbares Guthaben in der Pluxee App, um eine Ablehnung der Zahlung zu vermeiden.
• Vorgang: Öffne deine Apple Wallet, wähle die Pluxee Benefits Card aus und halte dein iPhone wie eine physische Karte an das Bezahlterminal.

Bezahlen mit der Apple Watch:

• Einrichtung: Klicke ebenfalls auf "Hinzufügen zu Apple Wallet" und wähle zusätzlich deine Apple Watch aus. Schließe auch hier die Aktivierung ab.
• Vorgang: Klicke zweimal auf die Seitentaste deiner Watch, wähle die Pluxee Karte aus und halte das Display an das Terminal, bis du einen leisen Piepton hörst.

Wenn du Probleme dabei hast, deine Pluxee Benefits Card zu Apple Pay hinzuzufügen, prüfe bitte nacheinander die folgenden Voraussetzungen:

1. Technische Voraussetzungen (iOS & Hardware):

• Betriebssystem: Nutzt du die aktuelle Version des iOS-Betriebssystems? Die Nutzung von Apple Pay ist ab iOS 8.1 möglich.
• Hardware: Dein Smartphone muss NFC-fähig sein, um kontaktloses Bezahlen zu unterstützen.

2. Netzwerkverbindung:

• Internet: Verfügst du über eine gute Internetverbindung? Bei einer schwachen oder instabilen Verbindung kann der Prozess des Hinzufügens der Karte unter Umständen nicht erfolgreich abgeschlossen werden.

3. Status deiner Pluxee Benefits Card:

• Kartenstatus: Ist deine Karte einsatzfähig?. Wenn deine Karte in der Pluxee App oder im Portal als "gesperrt" angezeigt wird, kann sie derzeit nicht für Apple Pay verwendet werden.
• Maßnahmen: 
  • Falls du die Karte bei dir hast, kannst du sie in der App oder im Portal entsperren. 
  • Sollte die Karte verloren gegangen sein, informiere bitte umgehend deinen Arbeitgeber.

Falls das Hinzufügen deiner Pluxee Benefits Card zu Apple Pay fehlschlägt, prüfe bitte die folgenden technischen und administrativen Voraussetzungen:

1. Betriebssystem und Hardware:

• Version: Nutzt du eine aktuelle iOS-Version? Das Hinzufügen ist nicht möglich, wenn eine veraltete Version verwendet wird. Apple Pay setzt mindestens iOS 8.1 voraus. Bitte aktualisiere bei Bedarf deine Gerätesoftware.

2. Verbindung und Identitätsprüfung:

• Internet: Achte auf eine gute Internetverbindung. Bei einer schwachen Verbindung kann der Vorgang unter Umständen nicht abgeschlossen werden.
• Bestätigungscode: Wenn du die Aktivierung per SMS-Code durchführst, muss dieser innerhalb von 5 Minuten eingegeben werden, da er sonst seine Gültigkeit verliert.
• Handynummer: Stelle sicher, dass deine aktuelle Mobilfunknummer hinterlegt ist. Du kannst diese jederzeit im Pluxee Portal oder in der App in deinem Profil aktualisieren.

3. Status deiner Pluxee Karte:

• Kartenstatus: Prüfe im Portal oder in der App, ob deine Karte als "gesperrt" oder "inaktiv" angezeigt wird. In diesem Zustand kann sie nicht für Apple Pay registriert werden.
• Maßnahmen:
  • Wenn du die Karte hast, kannst du sie im Portal/in der App einfach entsperren.
  • Bei Verlust informiere bitte umgehend deinen Arbeitgeber.

1. Stell sicher, dass du deine Pluxee Karte zu Apple Pay hinzugefügt hast.
2. An der Kasse sagst du, dass du mit Karte zahlen möchten, checke dein verfügbares Guthaben in der Pluxee App.
3. Öffne deine Apple Wallet (Doppelklick auf die rechte Seitentaste) und halte dein iPhone wie deine Bankkarte an den Bezahlterminal.

Die Pluxee Benefits Card ist für das mobile Bezahlen per Apple Pay freigeschaltet. Das bedeutet für dich: Maximaler Komfort und Sicherheit an der Kasse, da du deine PIN-Eingabe per Face ID oder Touch ID bestätigst.

So richtest du Apple Pay in wenigen Schritten ein:

1. Pluxee App aktualisieren: Stelle sicher, dass du die aktuellste Version der Pluxee App aus dem App Store geladen hast. Veraltete Versionen können den Einrichtungsprozess blockieren.
2. Karte in der App wählen: Melde dich in der Pluxee App an oder registriere dich. Klicke anschließend auf die Abbildung deiner Benefits Card und danach auf das Zahnrad-Symbol (Einstellungen).
3. Zu Apple Wallet hinzufügen: Klicke nun auf den Button „Zu Apple Wallet hinzufügen“. Das System leitet dich direkt in die Apple Wallet App weiter.
4. Aktivierung abschließen: Folge den Anweisungen in deiner Apple Wallet, um die Aktivierung final abzuschließen. Möglicherweise musst du deine Identität einmalig per SMS-Code (OTP) bestätigen.

So bezahlst du mit der Pluxee Card über Apple Pay:

• Vor dem Bezahlvorgang: Überprüfe dein verfügbares Guthaben in der Pluxee App.
• An der Kasse: Informiere den Kassierer, dass du mit Karte (Kreditkarte/Visa) zahlen möchtest.
• Wallet öffnen: Doppelklicke auf die rechte Seitentaste Ihres iPhones (oder halte deine Apple Watch an das Terminal).
• Transaktion starten: Wähle die Pluxee Karte aus und halte dein Smartphone oder deine Apple Watch wie eine herkömmliche kontaktlose EC-Karte an das Bezahlterminal. Deine Face ID oder Touch ID bestätigt die Zahlung.

Probleme bei der Einrichtung? Sollte das Hinzufügen fehlschlagen, prüfe, ob:

• Deine Karte bereits aktiviert ist (erste PIN-Nutzung).
• Die Handynummer im Pluxee Portal aktuell ist, da Verifizierungscodes oft per SMS gesendet werden.

Die Pluxee Benefits Card ist für die Nutzung mit Google Pay freigeschaltet. Damit kannst du dein Guthaben sicher und kontaktlos per Android Smartphone oder Smartwatch einsetzen, ohne die physische Karte dabeihaben zu müssen.

Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Einrichtung:

1. App-Vorbereitung: Stelle sicher, dass du die aktuellste Version der Pluxee App geladen hast.
2. In der Pluxee App: Melde dich in der App an oder registriere dich. Klicke auf deine Karte und dann auf das Zahnrad-Symbol (Einstellungen).
3. Zu Google Pay hinzufügen: Klicke nun unten auf der Seite auf den Button „Hinzufügen zu Google Pay“ und schließe die Aktivierung ab. Das System leitet dich automatisch zur Google Wallet App weiter.
4. Verifizierung: Folge den Anweisungen zur Verifizierung. Möglicherweise ist eine Bestätigung per SMS-Code erforderlich.

So bezahlst du mit deiner Benefits Card mobil:

• Guthaben prüfen: Checke dein verfügbares Guthaben vor dem Einkauf in der Pluxee App. Da die Karte eine Prepaid-Karte ist, ist nur die Zahlung bis zur Höhe des Saldos möglich. Dies verhindert, dass deine Zahlung abgelehnt wird.
• An der Kasse: Informiere das Kassenpersonal, dass du mit Karte zahlen möchtest.
• Transaktion starten: Öffne deine Google Wallet, wähle deine Pluxee Benefits Card aus und halte dein Smartphone wie deine Bankkarte an den Bezahlterminal.

Tipp: Bei Fragen zur Akzeptanz schau in der App nach, welche Händler in deiner Region Pluxee akzeptieren.

Verwandle dein Android-Smartphone ganz einfach in deine digitale Geldbörse. Die Einrichtung dauert nur wenige Augenblicke und erfolgt direkt über deine Pluxee App.

So richtest du es ein:

• Vorbereitung: Lade dir die aktuellste Version der Pluxee App aus dem Google Play Store herunter. Melde dich anschließend mit deinen Benutzerdaten an oder registriere dich neu, falls du das noch nicht getan hast.
• Einstellungen öffnen: Wähle in der App-Übersicht deine Karte aus und tippe anschließend auf das Zahnrad-Symbol (Einstellungen).Verknüpfung erstellen: Klicke auf den Button "Hinzufügen zu Google Pay". Dein Smartphone führt dich nun automatisch durch die letzten Schritte, um die Aktivierung abzuschließen.

So bezahlst du im Geschäft:

• An der Kasse: Informiere das Kassenpersonal einfach, dass du mit Karte bezahlen möchtest.
• Guthaben prüfen: Wir empfehlen dir, vorab kurz deinen Kontostand in der Pluxee App zu checken. So stellst du sicher, dass ausreichend Deckung vorhanden ist und die Zahlung nicht abgelehnt wird.
• Kontaktlos bezahlen:
  • Entsperre dein Smartphone und öffne deine Google Wallet™.
  • Wähle deine Pluxee Karte aus.
  • Halte die Rückseite deines Smartphones an das NFC-Symbol des Bezahlterminals, genau wie du es mit einer Bankkarte tun würdest.
  • Fertig! Ein Signalton oder eine Vibration bestätigt dir die erfolgreiche Zahlung.

Wenn du Schwierigkeiten dabei hast, deine Pluxee Karte zu Google Pay hinzuzufügen, prüfe bitte nacheinander die folgenden Voraussetzungen:

1. Technische Voraussetzungen (Android & Hardware):

• Betriebssystem: Nutzt du die aktuelle Version des Android-Betriebssystems? Die Nutzung von Google Pay ist ab der Version 9.0 möglich.
• Hardware: Dein Smartphone muss NFC-fähig sein, um das kontaktlose Bezahlen zu ermöglichen.

2. Netzwerkverbindung:

• Internet: Verfügst du über eine gute Internetverbindung? Bei einer schlechten Verbindung kann das Hinzufügen der Karte unter Umständen nicht durchgeführt werden.

3. Status deiner Pluxee Karte:

• Kartenstatus: Ist deine Karte einsatzfähig? Wenn deine Karte im Pluxee Portal oder in der Pluxee App als "gesperrt" dargestellt wird, kann sie nicht verwendet werden.
• Maßnahmen:
  • Falls du die Karte bei dir hast, kannst du sie einfach über die App oder das Portal entsperren.
  • Sollte die Karte verloren gegangen sein, informiere bitte umgehend deinen Arbeitgeber.

Wenn du deine Pluxee Benefits Card für das mobile Bezahlen einrichtest oder die erste kontaktlose Zahlung mit Google Pay tätigst, kann in deiner Transaktionsübersicht ein kleiner Betrag mit der Bezeichnung „GOOGLE *TEMPORARY HOLD“ erscheinen. Dies ist kein echter Kauf, sondern ein Standard-Sicherheitsmechanismus.

Der Hintergrund der Autorisierung:

• Zweck: Der kleine Betrag dient als vorübergehende Autorisierung (Pre-Autorisierung), mit der Google in Echtzeit bestätigt, dass deine Pluxee Benefits Card aktiv, gültig und einsatzbereit ist.
• Bestätigung der Gültigkeit: Dies ist ein Routinevorgang, den Google bei der Verknüpfung von Bezahlkarten (insbesondere von Visa) mit der Wallet durchführt.

Was du beachten musst:

• Keine Abbuchung: Dieser Betrag wird nicht abgebucht. Es handelt sich lediglich um eine Reservierung.
• Kein Einfluss auf dein Guthaben: Da die Transaktion nicht finalisiert wird, hat sie keinerlei Einfluss auf dein verfügbares Guthaben auf der Benefits Card.
• Automatische Löschung: Der Betrag verschwindet automatisch wieder aus deiner Transaktionsübersicht, sobald die Prüfung abgeschlossen ist. Dies geschieht in der Regel innerhalb weniger Tage.

Sollte der Betrag wider Erwarten länger als eine Woche sichtbar bleiben, kontaktiere bitte den Pluxee Kundenservice.

Falls das Hinzufügen deiner Pluxee Benefits Card zu Google Pay fehlschlägt, prüfe bitte die folgenden technischen und administrativen Voraussetzungen:

1. Betriebssystem und Hardware:

• Version: Nutzt du eine aktuelle Android-Version? Das Hinzufügen ist nicht möglich, wenn eine veraltete Version verwendet wird. Google Pay setzt mindestens Android 9 voraus. Bitte aktualisiere bei Bedarf deine Gerätesoftware.

2. Verbindung und Identitätsprüfung:

• Internet: Achte auf eine gute Internetverbindung. Bei einer schwachen Verbindung kann der Vorgang unter Umständen nicht abgeschlossen werden.
• Bestätigungscode: Wenn du die Aktivierung per SMS-Code durchführst, muss dieser innerhalb von 5 Minuten eingegeben werden, da er sonst seine Gültigkeit verliert.
• Handynummer: Stelle sicher, dass deine aktuelle Mobilfunknummer hinterlegt ist. Du kannst diese jederzeit im Pluxee Portal oder in der App in deinem Profil aktualisieren.

3. Status deiner Pluxee Karte:

• Kartenstatus: Prüfe im Portal oder in der App, ob deine Karte als "gesperrt" oder "inaktiv" angezeigt wird. In diesem Zustand kann sie nicht für Google Pay registriert werden.
• Maßnahmen:
  • Wenn du die Karte hast, kannst du sie im Portal/in der App einfach entsperren. 
  • Bei Verlust informiere bitte umgehend deinen Arbeitgeber.

Mit Google Pay verwandelst du dein Smartphone in eine digitale Geldbörse. Die Einrichtung und Nutzung deiner Pluxee Karte erfolgt in wenigen einfachen Schritten.

Schritt 1: Karte zu Google Pay hinzufügen

1. Pluxee App öffnen: Melde dich in der App an und navigiere im Bereich „Wallet“ zum Zahnrad-Symbol.
2. Aktivierung starten: Scrolle nach unten und tippe auf die Option „Hinzufügen zu Google Pay“.
3. Anweisungen folgen: Folge den weiteren Schritten auf deinem Bildschirm, um die Aktivierung final abzuschließen.
4. Optional: Du kannst die Pluxee Benefits Card in deiner Google Wallet als Standardkarte festlegen, um noch schneller zu bezahlen.

Schritt 2: Vorbereitung und Zahlung

• Guthaben-Check: Kontrolliere vor dem Einkauf in der Pluxee App dein verfügbares Guthaben, um sicherzustellen, dass die Zahlung erfolgreich durchgeführt werden kann.
• An der Kasse: Sage einfach, dass du mit Karte zahlen möchtest.
• Vorgang: Öffne deine Google Wallet und halte dein Smartphone wie eine herkömmliche Bankkarte an das Zahlterminal.

Bestätigung:

Nach einer erfolgreichen Zahlung wird die Transaktion übersichtlich sowohl in Google Pay als auch in deiner Pluxee App angezeigt.

1. Bestellen Sie die Karten für Ihre Mitarbeitenden im Portal. Navigieren Sie hierzu im Menü zum Punkt „Nutzeranlage und Beladung“ und folgen Sie den Anweisungen.
2. Nach Erhalt der Karten, können Sie via Kundenportal, über den Reiter "Aktivieren", die Konten aktivieren. Dies kann bis zu 24 Stunden in Anspruch nehmen. Danach sind die Konten zur Nutzung einsatzbereit.
3. Sollten Sie die Beladung bisher noch nicht durchgeführt haben (mittels „Nutzeranlage & Beladung“), können Sie dies nachholen: Laden Sie dazu die ausgefüllte Excel Tabelle im Portal hoch. Achten Sie darauf, dass die Spalte „Beladewert €“ ausgefüllt ist.Die Belade- bzw. Bestelldateien werden täglich um 17 Uhr übertragen. Die Beladerechnung erhalten Sie dementsprechend am nächsten Werktag. Kunden die ein Sepa Mandat bei uns hinterlegt haben, erhalten die Beladerechnung ca. 3 Tage vor dem Beladedatum. Nach Zahlungseingang werden die Karten entsprechend beladen und das Guthaben steht den Nutzer:innen am Konto zur Verfügung.
4. Die Mitarbeitenden können die Karten anschließend in vollem Umfang nutzen.

Nach der Bestellung werden Ihre Karten produziert und an Ihre Firmenadresse versendet. Die Lieferzeit kann bis zu 15 Werktage betragen, in Sonderfällen kann die Lieferzeit jedoch abweichen. 

Die Beladung der Pluxee Benefits Cards erfolgt standardisiert über eine Vorlagendatei im Firmenkundenportal. Dies gewährleistet die schnelle und korrekte Zuweisung des Guthabens zu den jeweiligen Mitarbeitenden. 

Schritt-für-Schritt zur erfolgreichen Beladung:

1. Vorlage herunterladen: Loggen Sie sich ein und laden Sie im Firmenkundenportal die Beladungsvorlage herunter.
2. Datei befüllen: Füllen Sie alle Pflichtfelder der Vorlage korrekt aus und stellen Sie sicher, dass Sie die Datei im angegebenen Format speichern.
3. Datei hochladen: Laden Sie die vorbereitete Datei anschließend im Menü „Beladung“ wieder hoch.
4. Prüfung und Korrektur: Das Portal prüft sofort das Format und die Inhalte der Datei. Bei Fehlern erhalten Sie umgehend Hinweise zur Korrektur, damit der Prozess reibungslos weiterläuft.
5. Bestätigung und Rechnungsstellung: Nach erfolgreicher Übermittlung bekommen Sie eine Bestätigungsmail und es wird automatisch eine Beladungsrechnung erstellt.
6. Zahlung auslösen: Die Zahlung erfolgt entweder per Vorkasse oder über SEPA-Lastschrift.
7. Gutschrift: Sobald die Zahlung verbucht ist, wird das Guthaben den Karten gutgeschrieben

Statusverfolgung:

Den aktuellen Status Ihrer Beladungstransaktion können Sie jederzeit transparent im Firmenkundenportal verfolgen.