Digitale Essensmarken vs. Restaurant Gutscheine: Was ist besser?
Als Arbeitgeber:in stehen Sie vor der Wahl: Digitale Essensmarken oder klassische Restaurant Gutscheine? Auf den ersten Blick scheinen digitale Essensmarken die bessere Wahl zu sein, doch jedes Modell hat seine Vor- und Nachteile.
Viele Unternehmen möchten ihre Mitarbeiter:innen mit einem steuerfreien Essenszuschuss unterstützen – und stehen dabei vor der Frage: Digital oder klassisch auf Papier? Obwohl digitale Lösungen vielversprechend klingen, entscheiden in Deutschland oft steuerrechtliche Rahmenbedingungen darüber, welche Variante in der Praxis wirklich funktioniert. Wir nehmen beide Optionen unter die Lupe:
Digitale Essensmarken: Status Quo & Möglichkeiten
Gleich vorweg: In Deutschland sind vollständig digitale Essenszuschüsse derzeit steuerrechtlich noch nicht umsetzbar. Stattdessen gilt aktuell noch das sogenannte Beleg-Erstattungsprinzip. Mitarbeiter:innen zahlen Mahlzeiten zunächst selbst und reichen die entsprechenden Belege über ein Online-Portal bei ihren Arbeitgeber:innen ein. Nach Prüfung wird der Betrag bis zum jeweils geltenden Höchstwert und unter bestimmten Voraussetzungen erstattet. Wenn hierzulande also von „digitalen Essensmarken“ die Rede ist, bezieht sich dies ausschließlich auf dieses Erstattungsmodell – nicht auf ein vollständig elektronisches System.
Wie ein solches volldigitales Modell in der Praxis funktionieren kann, zeigt ein Blick nach Österreich: Hier können Mitarbeiter:innen ihre Verpflegungsleistungen bequem über eine App verwalten und mit Gutscheinkarte oder via Google bzw. Apple Pay bezahlen – sowohl in Restaurants und Gaststätten als auch bei teilnehmenden Online-Lieferdiensten. Die gesamte Abwicklung erfolgt über eine zentrale Plattform und bietet Unternehmen wie Mitarbeiter:innen eine komfortable, effiziente Lösung.
Das Problem mit dem digitalen Essenszuschuss in Deutschland
Als derzeit einzig zulässiges Modell für digitale Essenszuschüsse in Deutschland klingt das Beleg-Erstattungsprinzip zunächst unkompliziert – in der Praxis bringt es jedoch einige organisatorische Herausforderungen mit sich:
- Zusätzlicher Verwaltungsaufwand: Eingereichte Belege müssen einzeln geprüft und verarbeitet werden, was zu einem erhöhten administrativen Aufwand führen kann.
- Vorfinanzierung durch Mitarbeiter:innen: Mahlzeiten werden zunächst privat bezahlt und anschließend erstattet – eine Vorgehensweise, die nicht für alle Beschäftigten ideal ist.
- Erstattungen nur bei vollständigen Belegen: Fehlen Angaben oder geht eine Quittung verloren, kann der Zuschuss für die betreffende Mahlzeit steuerlich nicht berücksichtigt werden.
Um diese Hürden zu umgehen, greifen einige Arbeitgeber:innen auf klassische Sachbezugskarten zurück. Doch auch diese bringen Rahmenbedingungen mit sich, die es zu beachten gilt:
Wenn Sie bei anderen Anbietern von digitalen Essens-Lösungen lesen, dann wird i.d.R. die Sachbezugskarte mit reinen Restaurant- und Lebensmittel-Partnern „zweckentfremded“.
Hier kann dann nicht der maximale Verpflegungszuschuss in Höhe von bis zu 112,50 € (Stand: 2025), sondern mit maximal 50€ weniger als die Hälfte an zusätzlicher Kaufkraft gewährt werden.
Hinzukommt, dass die Sachbezugskarte rechtlich eine regionale Beschränkung aufweist.
Unternehmen, die diese Hindernisse umgehen wollen, setzen daher auf Lösungen, die unkompliziert funktionieren und ohne bürokratischen Mehraufwand auskommen – ein bewährter Klassiker sind Restaurantgutscheine aus Papier.
Restaurant Gutscheine – die bewährte Lösung für Arbeitgeber:innen
Restaurantgutscheine sind ein steuerlich begünstigter Essenszuschuss, den Unternehmen ihren Mitarbeiter:innen in Papierform zur Verfügung stellen können. Sie lassen sich bei einer großen Zahl teilnehmender gastronomischer Betriebe einlösen – darunter Restaurants, Bäckereien, Cafés, Imbisse und viele Supermärkte. Mitarbeiter:innen erhalten damit eine direkte finanzielle Unterstützung für ihre täglichen Mahlzeiten, ohne in Vorleistung zu gehen oder zusätzliche Nachweise einreichen zu müssen. Die Einlösung erfolgt unmittelbar an der Kasse der Akzeptanzstellen – ohne technische Hürden, zusätzliche Prozesse oder administrativen Mehraufwand.
Vorteile von Essensgutscheinen aus Papier
Seit vielen Jahren zählen Restaurant Gutscheine zu den verlässlichsten Lösungen, um Mitarbeiter:innen unkompliziert und wertschätzend zu unterstützen. Und das aus gutem Grund:
- Einfache Umsetzung für Unternehmen und Mitarbeiter:innen: Die Ausgabe erfolgt direkt über das Unternehmen, ohne dass Belege geprüft oder zusätzliche Abrechnungen vorgenommen werden müssen. Mitarbeiter:innen können die Gutscheine direkt nutzen.
- Hohe Flexibilität im Alltag: Restaurant Gutscheine werden von zahlreichen Akzeptanzstellen angenommen, darunter Restaurants, Bäckereien, Cafés, Imbisse und viele Supermärkte. Ihre Mitarbeiter:innen können dadurch täglich flexibel entscheiden, wie und wo sie ihren Essenszuschuss einsetzen möchten.
- Volle Ausschöpfung des steuerfreien Höchstbetrags: Restaurantgutscheine ermöglichen die Nutzung des maximal begünstigten Betrags von 7,50 Euro pro Arbeitstag. Das entspricht bis zu 112,50 Euro zusätzlicher Kaufkraft im Monat (Stand: 2025).
- Schutz der Privatsphäre Ihrer Mitarbeiter:innen: Restaurantgutscheine können – im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben – flexibel für Mahlzeiten und geeignete Lebensmittel eingesetzt werden. Mitarbeiter:innen entscheiden selbst, wo und was sie kaufen, ohne ihr Konsumverhalten offenlegen zu müssen.
Akzeptanzstellen für Restaurant Gutscheine
Pluxee Restaurant Gutscheine: Alle Vorteile in einer Lösung
Wer seinen Mitarbeiter:innen einen echten Mehrwert bieten möchte, muss das Rad nicht neu erfinden. Mit dem Pluxee Restaurant Gutschein steht Unternehmen nämlich bereits eine durchdachte Lösung zur Verfügung, die sich direkt in den Arbeitsalltag integrieren lässt – ohne aufwendige Konzeption, komplizierte Gehaltsmodelle oder langwierige Abstimmungsprozesse.
Zudem punktet er auch mit Vielseitigkeit: Unser Akzeptanzstellen-Netzwerk bietet eine deutschlandweite Abdeckung mit unterschiedlichsten Einlösestellen: von Restaurants, Gaststätten, über Lebensmittel- und Bioläden, Imbissen und Fast-Food-Lokalen. Da ist für jeden Geschmack und in jeder Region das Passende dabei.
Marktstudie von Roland Berger bestätigt Nutzung von Gutscheinen
Schon gewusst? Restaurant Gutscheine sind gefragter denn je! Das zeigt Deutschlands umfangreichste Marktstudie, die Pluxee gemeinsam mit der Unternehmensberatung Roland Berger und weiteren Partnern durchgeführt hat. Über 1.700 HR-Verantwortliche wurden zur Zukunft von Mitarbeiter-Benefits befragt – und die Ergebnisse sind eindeutig: Gutscheingestützte Leistungen haben in Unternehmen einen hohen Stellenwert, sowohl für Mahlzeiten als auch im Rahmen des steuerfreien Sachbezugs.
Gutscheinbasierte Leistungen werden von vielen Arbeitnehmenden als ein Bargeldäquivalent wahrgenommen, das den Betrag erhöht, der ihnen jeden Monat zur Verfügung steht.
– Fabian Neuen, Partner bei Roland Berger
Der Weg zu digitalen Essensuschüssen in Deutschland
Die Zukunft von Essenszuschüssen ist auch in Deutschland digital. Softwaregestützte, benutzerfreundliche Systeme bieten sowohl Unternehmen als auch Mitarbeiter:innen erhebliche Vorteile – für eine effiziente Umsetzung braucht es jedoch noch ein paar wichtige Änderungen:
- Rechtliche Grundlagen für mehr Flexibilität: Derzeit ist pro Arbeitstag nur ein Essenszuschuss möglich; nicht genutzte Beträge verfallen. Eine Gesetzesanpassung, die eine Kumulation erlaubt, würde die Nutzung für Mitarbeiter:innen deutlich flexibler gestalten.
- Einheitliche digitale Lösungen: Moderne Arbeitswelten erfordern Essenszuschüsse, die direkt per App oder Karte nutzbar sind. Das aktuell notwendige Beleg-Erstattungsverfahren entspricht diesen Anforderungen nur eingeschränkt.
- EEinfache, automatisierte Prozesse für Unternehmen: Digitale Lösungen sollten so gestaltet sein, dass sie Unternehmen entlasten und ohne zusätzlichen Verwaltungsaufwand auskommen. Automatisierte Abläufe wären hierfür ein zentraler Baustein.
- Volle Nutzung steuerlicher Vorteile: Damit digitale Essenszuschüsse den gleichen Mehrwert bieten wie Papiergutscheine, müssten sie steuerlich in gleicher Weise begünstigt werden.
Fazit: Mit der richtigen Lösung profitieren alle
Digitale Essenszuschüsse werden sich auch in Deutschland weiterentwickeln – die Technologie ist bereit, es fehlen nur noch die passenden gesetzlichen Rahmenbedingungen.
Bis dahin bieten Papiergutscheine eine bewährte und alltagstaugliche Möglichkeit, Mitarbeiter:innen unkompliziert zu unterstützen. Mit dem Pluxee Restaurant Gutschein können Unternehmen auf ein sofort einsetzbares Modell setzen, das ohne zusätzlichen Verwaltungsaufwand auskommt, echte Wertschätzung zeigt und Mitarbeiterzufriedenheit fördert. Sie möchten wissen, wie auch Ihr Unternehmen profitieren kann? Dann nehmen Sie Kontakt zu uns auf, wir beraten Sie gerne.
Wer noch tiefer ins Thema eintauchen will, findet auf dem Pluxee Blog außerdem jede Menge praktisches Wissen rund um Mitarbeiter-Benefits – etwa, warum Sachbezüge die perfekte Alternative zur Gehaltserhöhung sind, warum die tägliche Mittagspause so wichtig ist oder wie Sie die Attraktivität Ihres Unternehmens bei Gen-Z steigern. Viel Spaß beim Lesen!
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