Als Arbeitgeber:in haben Sie die Möglichkeit, Ihren Mitarbeiter:innen einen Teil dieser Kosten abzunehmen, und zwar mit einem Fahrtkostenzuschuss. Was Sie darüber wissen sollten – von Berechnung und steuerlichen Vorteilen bis zu konkreten Ausnahmen – und wie Pluxee Sie bei der unkomplizierten Umsetzung unterstützt, erfahren Sie hier!
Beim Fahrtkostenzuschuss handelt es sich um eine freiwillige finanzielle Leistung des Arbeitgebers: Sie zahlen Ihren Mitarbeiter:innen einen monatlichen Betrag, der die Kosten für den Weg zwischen Wohnort und Arbeitsstätte reduzieren soll. Als Mitarbeiterbenefit bietet er drei wesentliche Vorteile:
Wichtig: Einen gesetzlichen Anspruch auf den Fahrtkostenzuschuss gibt es nicht, die Entscheidung liegt allein bei Ihnen als Arbeitgeber:in.
Arbeitgeber zahlen ihren Mitarbeitenden einen monatlichen Zuschuss für den Arbeitsweg.
Wichtig: Es besteht keine Belegpflicht, solange der Zuschuss pauschal versteuert wird.
Als Berechnungsgrundlage zählt immer die einfache Strecke von zuhause zur Arbeit – und zwar die kürzeste Verbindung zwischen Wohnort und Arbeitsplatz, unabhängig davon, ob jemand im Alltag einen anderen Weg nimmt. Für diese Strecke gilt seit 1. Januar 2026 einheitlich ein Satz von 0,38 € pro Kilometer, und zwar vom ersten Kilometer an. Die frühere Staffelung (0,30 €/km für die ersten 20 km, 0,38 €/km für jeden Kilometer danach) liegt damit in der Vergangenheit.
Ausgezahlt wird der Zuschuss nur für die Tage, an denen Ihre Mitarbeiter:innen wirklich vor Ort arbeiten. Aus Vereinfachungsgründen können Sie aber auch pauschal 15 Tage pro Monat ansetzen. Die Ausnahme: Mitarbeiter:innen, die dauerhaft weniger als 5 Tage pro Woche an ihrem primären Tätigkeitsort (z. B. dem Büro oder einem anderen Firmenstandort) tätig sind, etwa bei hybriden Arbeitsmodellen oder Teilzeitverträgen. In diesem Fall wird der Zuschuss anteilig ausgezahlt, bei durchgängigem Homeoffice entfällt er komplett.
0,38 € x 20 km x 20 Tage = 152 € Zuschuss pro Monat
Für den Fahrtkostenzuschuss gilt die Pauschalversteuerung von 15 % nach § 40 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 EStG: Der Zuschuss wird pauschal mit 15 % Lohnsteuer versteuert, zuzüglich Solidaritätszuschlag und gegebenenfalls Kirchensteuer.
Pendeln Mitarbeiter:innen mit Öffis, dem Motor- oder Fahrrad, gilt ein jährlicher Maximalbetrag von 4.500 € pro Person und Jahr (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4 EStG). Wer diese Grenze überschreitet und keine nachweislich höheren Fahrtkosten hat, versteuert den übersteigenden Teil nach dem persönlichen Einkommensteuersatz.
Kommen ihre Mitarbeiter:innen mit dem PKW zur Arbeit, gilt diese Grenze nicht. Unabhängig vom gewählten Transportmittel fallen außerdem keine Beiträge zur Sozialversicherung an, solange die Pauschalversteuerung greift.
Wichtig: Der Fahrtkostenzuschuss muss immer on top zum monatlichen Gehalt gewährt werden und darf nicht aus bestehendem Lohn umgewandelt werden. Das erkennt das Finanzamt nicht an.
| Rechenbeispiel: Ihr Mitarbeiter Herr Müller wohnt 20 Kilometer vom Unternehmen entfernt und pendelt an 20 Arbeitstagen pro Monat mit öffentlichen Verkehrsmitteln. Das ergibt einen monatlichen Fahrtkostenzuschuss von 152 € (0,38 € × 20 km × 20 Tage = 152 € pro Monat). Auf diesen Betrag fallen für Sie als Arbeitgeber:in zusätzlich 15 % pauschale Lohnsteuer, Solidaritätszuschlag und ggf. Kirchensteuer an; Herr Müller bekommt die 152 € netto ausgezahlt. Im Vergleich zu einer regulären Gehaltserhöhung lohnt sich das für beide Seiten – hier die jeweiligen Kosten und Auszahlungsbeträge im Überblick: |
| Fahrtkostenzuschuss | Gehaltserhöhung | |
|---|---|---|
| Bruttobetrag | 152,00 Euro | 152,00 Euro |
| Pauschale Lohnsteuer (15 %, zu tragen vom Arbeitgeber) |
22,80 Euro | |
| Solidaritätszuschlag (5,5 % der pauschalen LSt, zu tragen vom Arbeitgeber) |
1,25 Euro | |
|
Kirchensteuer |
nicht kirchensteuerpflichtig | |
| Sozialversicherung (zu tragen vom Arbeitgeber, angenommen ca. 20 %) |
- | ca. 32,00 Euro |
| Sozialversicherung (zu tragen vom Arbeitnehmer, angenommen ca. 20 %) |
- | ca. 32,00 Euro |
| Individuelle Lohnsteuer (zu tragen vom Arbeitnehmer, angenommen ca. 25 %) |
- | ca. 38,00 Euro |
| Gesamtkosten für Arbeitgeber | 176,05 Euro | ca. 183,00 Euro |
| Nettoauszahlung für Herrn Müller | 152,00 Euro | ca. 82,00 Euro |
Wichtig: Solange der Jahresbetrag unter 4.500 € bleibt, übernimmt der Arbeitgeber die gesamte Steuerlast. Wird diese Grenze überschritten, trägt Herr Müller die Steuer auf den übersteigenden Teil selbst. Würde Herr Müller mit dem Auto pendeln, würde diese Grenze entfallen.
Es gibt zwei Situationen, in denen die Pauschalversteuerung komplett entfällt. Diese sind:
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Schon gewusst? Arbeitgeber können den Fahrtkostenzuschuss und ein Jobticket parallel anbieten. Das Jobticket ist dabei vollständig steuerfrei, läuft steuerlich separat und lässt den monatlichen Sachbezug von 50 € für andere Benefits vollständig unangetastet. |
Zu den wichtigsten Vorteilen des Fahrtkostenzuschusses zählen der geringe Verwaltungsaufwand, die niedrigen Kosten für beide Seiten und ein positiver Effekt im Employer Branding. Hier die Vorteile für Arbeitgeber und Arbeitnehmer im Detail:
Spürbare Wirkung im Employer Branding: Ein attraktiver Gehaltsbonus steigert die Arbeitgeberattraktivität und hilft dabei, im Wettbewerb um die besten Talente sichtbar zu bleiben. Gleichzeitig stärkt er langfristig die Bindung bestehender Mitarbeiter:innen ans Unternehmen.
Der Fahrtkostenzuschuss ist eine freiwillige Leistung des Arbeitgebers. Sie zahlen Ihren Mitarbeiter:innen einen monatlichen Betrag ergänzend zum Gehalt und übernehmen die darauf anfallende Pauschalsteuer.
Die Pendlerpauschale hingegen ist eine staatliche Steuererleichterung. Berufstätige können Fahrtkosten als Werbungskosten in der Einkommensteuererklärung geltend machen und damit ihr zu versteuerndes Einkommen senken – ein Vorgang, der ausschließlich über das Finanzamt läuft und nichts mit dem Arbeitgeber zu tun hat.
Das Gute: Beides lässt sich kombinieren. Mitarbeiter:innen, die einen Fahrtkostenzuschuss erhalten, können am Jahresende dennoch die Pendlerpauschale nutzen. Das Finanzamt zieht dabei allerdings die bereits erhaltenen Fahrtkostenbeträge von den anrechenbaren Werbungskosten ab.
Wer den Fahrtkostenzuschuss als Benefit einführen möchte, ist bei Pluxee genau richtig – denn er ist Teil unseres umfassenden Multi-Benefit-Portfolios mit 25 Gehaltsextras, die sich alle über eine einzige Plattform einfach und effizient verwalten lassen. Der Start ist denkbar einfach: Sie müssen einfach nur unser Kontaktformular ausfüllen, im Anschluss übernimmt unser Team und erstellt ein individuell auf Sie zugeschnittenes Angebot.
So funktioniert es danach:
Liegt der Betrag, den Sie für diesen Benefit eingeplant hatten, über oder unter dem errechneten Zuschuss, weist die Plattform Sie automatisch darauf hin – der verbleibende Betrag lässt sich flexibel in weitere Benefits investieren. Besonders praktisch dabei ist, dass Sie den Fahrtkostenzuschuss gemeinsam mit bis zu 24 weiteren Gehaltsextras an einem zentralen Ort verwalten, ohne manuelle Berechnungen, ohne Fehlerquellen in der Lohnabrechnung und ohne parallele Systeme. So entsteht ein Benefit-Paket, das Ihr Unternehmen als attraktiven Arbeitgeber positioniert, ohne Ihre HR-Abteilung zusätzlich zu belasten.
Einige Beispiele, wie sich der Fahrtkostenzuschuss sinnvoll ergänzen lässt:
Monatlich bis zu 50 Euro steuerfrei on top – flexibel einsetzbar bei hunderten Akzeptanzstellen im Alltag.
Wer lieber in die Pedale tritt als im Stau steht, freut sich über ein geleastes Dienstrad – nachhaltig, gesund und für Ihr Unternehmen steuerlich attraktiv.
Unterstützen Sie steuerbegünstigt die tägliche Verpflegung Ihrer Mitarbeiter:innen– ob im Büro oder im Homeoffice.
Der Fahrtkostenzuschuss ist einer der unkompliziertesten Benefits überhaupt und zahlt sich auf beiden Seiten aus: Durch Pauschalbesteuerung und entfallende Sozialabgaben schont er das Budget der Arbeitgeber, gleichzeitig kommt netto mehr auf den Gehaltskonten ihrer Mitarbeiter:innen an. Auch die Verwaltung ist effizient – keine Belegpflicht, keine Zweckbindung und klare steuerliche Regelungen, die den Admin-Aufwand gering halten. Außerdem lässt er sich optimal mit anderen Zusatzleistungen wie KITA-Zuschuss, Internet-Pauschale oder dem steuerfreien Sachbezug (50-Euro-Freigrenze) zu einem attraktiven Benefit-Paket kombinieren, das im Alltag spürbar ankommt, die Mitarbeiterzufriedenheit stärkt und Ihnen im Wettbewerb um Top-Talente auf dem Arbeitsmarkt einen entscheidenden Vorteil verschafft.
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Einen gesetzlichen Anspruch gibt es in Deutschland nicht – der Fahrtkostenzuschuss ist und bleibt eine freiwillige Leistung des Arbeitgebers. Wer ihn trotzdem verbindlich einfordern möchte, braucht eine vertragliche Grundlage: etwa eine Regelung im Arbeitsvertrag, dem Tarifvertrag oder einer Betriebsvereinbarung. Fehlt diese, kann der Arbeitgeber den Zuschuss jederzeit einführen, anpassen oder auch wieder streichen.
Grundsätzlich kommen aber alle Arbeitnehmer:innen infrage, die einen Arbeitsweg zwischen Wohnsitz und erster Tätigkeitsstätte zurücklegen – unabhängig davon, ob sie Voll- oder Teilzeit arbeiten, einen Minijob haben oder sich in der Ausbildung befinden.
Im Rahmen des Fahrtkostenzuschusses sind ausschließlich Kosten für den Weg zwischen Wohnort und erster Tätigkeitsstätte gemeint – nicht Dienstreisen oder Privatfahrten. Grundlage für die Berechnung ist die einfache Strecke, also nur eine Fahrtrichtung, orientiert an der kürzesten benutzbaren Straßenverbindung.
Konkret abgedeckt werden können:
Arbeitgeber können seit Anfang 2026 pro zurückgelegtem Kilometer 0,38 € Fahrtkostenzuschuss auszahlen (davor waren für die ersten 20 Kilometer nur 0,30 € möglich). Auf den so zustande kommenden Gesamtbetrag sind vom Arbeitgeber 15 % pauschale Lohnsteuer zu entrichten, zusätzlich 5,5 % Solidaritätszuschlag und gegebenenfalls Kirchensteuer. Sozialversicherungsbeiträge werden nicht fällig.
Ja, beide Leistungen sind kombinierbar, sie laufen steuerlich separat. Ein Jobticket (etwa das Deutschlandticket oder eine Monatskarte für die öffentlichen Verkehrsmittel) ist nach § 3 Nr. 15 EStG vollständig steuer- und sozialversicherungsfrei, sofern es zusätzlich zum Arbeitslohn gewährt wird. Der Fahrtkostenzuschuss wird dagegen pauschal mit 15 % versteuert.
Bei der Berechnung des Fahrtkostenzuschusses darf der Arbeitgeber pauschal von 15 Arbeitstagen pro Monat ausgehen, ein gesonderter Nachweis ist nicht nötig. Bei einer Vier-Tage-Woche reduziert sich die Pauschale anteilig auf 12 Tage (4/5 von 15), bei einer Drei-Tage-Woche auf 9 Tage (3/5 von 15). Pendelt eine Person mehr als 15 Tage pro Monat, kann der Arbeitgeber mit entsprechender Dokumentation die tatsächliche Anzahl der Tage ansetzen.
Der Fahrtkostenzuschuss darf nur für tatsächliche Fahrten zwischen Wohn- und primärem Arbeitsort gewährt werden, Homeoffice-Tage zählen nicht. Bei hybriden Arbeitsmodellen wird die 15-Tage-Regel anteilig gekürzt: Wer dauerhaft drei Tage pro Woche im Büro und zwei im Homeoffice arbeitet, bekommt den Zuschuss für 9 Arbeitstage pro Monat (3/5 von 15). Bei spontanen, unregelmäßigen Homeoffice-Tagen darf die 15-Tage-Pauschale weiter angewendet werden. Wer komplett im Homeoffice arbeitet, hat keinen Anspruch auf Fahrtkostenzuschuss.
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