Essensgutscheine vom Arbeitgeber – der Guide für Unternehmen
Was Essensgutscheine von Arbeitgeber:innen sind, welche Mitarbeiter:innen sie bekommen können und welche Experten-Tipps Sie bei der Ausgabe von Essensgutscheinen beachten sollten.
Ob für die Mittagspause im Büro, einen schnellen Snack im Homeoffice oder ein entspanntes Afterwork-Dinner: Essensgutscheine sind einer der beliebtesten Mitarbeiter-Benefits in Deutschland. Und das aus gutem Grund, schließlich ist kaum eine andere Zusatzleistung so vielfältig, einfach und vor allem unbürokratisch umzusetzen – und das für Unternehmen wie für Ihre Teams. Was Sie als Arbeitgeber:in zu dem beliebten Benefit wissen sollten, von Vorteilen und rechtlichen Rahmenbedingungen bis zur Versteuerung, erfahren Sie hier!
Alles, was Arbeitgeber:innen wissen müssen
Essensgutschein: das Wichtigste im Überblick
- Was sind Essensgutscheine?
- Welche Vorteile haben Essensgutscheine?
- Wer kann Essensgutscheine bekommen?
- Was müssen Arbeitgeber:innen bei der Ausgabe von Essensgutscheinen beachten?
- Experten-Tipp: Die 15er-Regel für weniger Bürokratie
- Essensgutscheine in der Praxis
- Fazit: Essensgutschein – ein Win-Win für alle
- FAQ zu Essensgutscheinen
Der Benefit für eine sorgenfreie Mittagspause
Was sind Essensgutscheine?
Essensgutscheine sind eine freiwillige Zusatzleistung von Arbeitgeber:innen an ihre Mitarbeiter:innen. Sie lassen sich vielfältig einsetzen, sowohl klassisch für die Mittagspause im Restaurant, als auch im Homeoffice oder für einen schnellen Snack aus dem Supermarkt um die Ecke.
Rechtlich gelten Essensgutscheine als Sachbezug – ähnlich wie Tankgutscheine oder Jobtickets. Sie zählen nicht zum regulären Gehalt und werden daher günstig besteuert, was sie zu einer besonders attraktiven Lösung macht.
Die Ausgabe erfolgt also nicht als monetärer Zuschuss zum Gehalt, sondern als Gutschein – meist in Form von Papiergutscheinen, weil dies aktuell die beste Form für den Verpflegungszuschuss in Deutschland darstellt.
Diese Essensgutscheine können bei Restaurants, Bäckereien, Metzgereien, in Supermärkten, Bioläden oder Imbissen für den Kauf einer Mahlzeit eingelöst werden. Nachfolgend ein Auszug der vielfältigen Einlösestellen des Pluxee Restaurant Gutscheins:
Welche Vorteile haben Essensgutscheine?
Essensgutscheine lohnen sich für beide Seiten, sowohl für Unternehmen als auch für ihre Mitarbeiter:innen. Hier die wichtigsten Vorteile im Überblick:
Vorteile für Arbeitgeber:innen
- Kostenkontrolle durch fixe Zuschusshöhe
- Steuerfreie Sachleistung bei korrekter Anwendung
- Stärkung der Mitarbeiterbindung und -motivation
- Einfache Verwaltung über den richtigen Benefits-Experten
- Ideal als Benefit im Recruiting und Employer Branding
Vorteile für Mitarbeiter:innen
- Spürbare, tägliche Entlastung bei den Lebenshaltungskosten
- Flexible Verwendung -- z.B. im Restaurant, Supermarkt oder Take Away
- Ideal für die Nutzung am Arbeitsplatz oder im Home Office
- Unabhängig von der Steuerklasse ohne Einfluss auf Sozialabgaben
- Tägliche positive Wahrnehmung des Arbeitgebers
Ein weiterer Grund, warum Essensgutscheine so beliebt sind: Neben ihrer großen Flexibilität werden sie wie Bargeld wahrgenommen und daher gerne von Arbeitnehmer:innen genutzt.
Pluxee-Tipp: Mehr darüber, was Mitarbeiter:innen und Arbeitgeber:innen an Essensgutscheinen so schätzen, gibt es übrigens in unserer umfassenden Marktstudie, bei der wir gemeinsam mit der Unternehmensberatung Roland Berger über 1.700 HR-Professionals zur Zukunft von Benefits befragt haben: Zur Roland Berger Studie
Essensgutscheine: eine freiwillige Zusatzleistung von Arbeitgeber:innen
Wer kann Essensgutscheine von Arbeitgeber:innen bekommen?
Da Essensgutscheine eine freiwillige Zusatzleistung sind, profitieren alle Arbeitnehmer:innen eines Betriebes davon – unabhängig von Beschäftigungsform, monatlicher Stundenanzahl oder Betriebszugehörigkeit:
- Vollzeitkräfte
- Teilzeitkräfte: Hier zählen nicht die Arbeitsstunden, sondern die Arbeitstage pro Woche. Bei 4 Arbeitstagen pro Woche erhält die Person also 4 Gutscheine, auch wenn sie pro Tag weniger als 6 Stunden arbeitet.
- Minijobber:innen: Hier sollten Arbeitgeber:innen auf die aktuellen Werte der Sozialversicherungsentgeltverordnung achten, da die gewährte Vergünstigung als steuerpflichtiger Arbeitslohn zur Überschreitung der Entgeltgrenze führen kann
- Werktstudent:innen
- Praktikant:innen
Wichtig: Die Essensgutscheine dürfen nur für tatsächliche Arbeitstage ausgegeben werden – also nicht für Urlaubs-, Krankentage oder Tage, an denen Anspruch auf einen Verpflegungsmehraufwand besteht.
Experten-Tipp: Zur Erleichterung der Administration gibt es sogenannte 15er-Regelung, auf die wir weiter unten genauer eingehen.
Rechtliches zu Essensgutscheinen
Was müssen Arbeitgeber:innen bei der Ausgabe von Essensgutscheinen beachten?
Damit auch Ihr Unternehmen von allen Vorteilen profitiert, sind ein paar Grundlagen zu bedenken. Dazu gehören:
Rechtliche Voraussetzungen
- Der Gutschein muss zum Kauf einer Mahlzeit genutzt werden (dazu gehören auch Lebensmittel, die zum sofortigen Verzehr geeignet sind).
- Das Guthaben ist nicht für Alkohol und Tabak einlösbar – unsere Pluxee Akzeptanzpartner sind dazu geschult.
- Pro Mahlzeit darf nur ein Gutschein in Anspruch genommen werden.
- Der Gutschein darf nicht in Bargeld umgewandelt werden – daher dürfen Pluxee Akzeptanzstellen kein Wechselgeld erstatten.
- Der Gutschein darf nicht für Auswärtstätigkeiten ausgegeben werden, da hier der Verpflegungsmehraufwand greift.
- Die Ausgabe der Essensgutscheine muss dokumentiert werden – beachten Sie unseren Experten-Tipp!
Besteuerung
Essensgutscheine sind in der Regel nicht für beide Seiten komplett steuerfrei, werden bis zu einem bestimmten Wert aber vergünstigt besteuert. Entscheidend ist hierfür der amtliche Sachbezugswert für Mittagessen, den das Bundesministerium für Arbeit und Soziales jährlich festlegt.
2026 gelten folgende Grenzen:
amtlicher Sachbezugswert: 4,57 € pro Mahlzeit
+ steuerfreier Arbeitgeberzuschuss: 3,10 € pro Mahlzeit
= 7,67 € pro Arbeitstag in Form eines Essensgutscheins
Es gibt aber dennoch zwei Möglichkeiten, den Essenszuschuss zumindest für eine Partei steuerfrei zu machen – je nachdem, ob Arbeitgeber:innen oder Mitarbeiter:innen die Versteuerung übernehmen. In unserem Beitrag zum steuerfreien Essenszuschuss erfahren Sie alles, was Sie dazu wissen müssen!
Form der Ausgabe
Bei der Ausgabe von Essenszuschüssen haben Unternehmen zwei Möglichkeiten:
- Prepaid-Variante als Papiergutschein oder wiederaufladbare Karte
- Postpaid-Variante, bei der Mitarbeiter:innen ihr Mittagessen zunächst selbst bezahlen, die Belege beim Arbeitgebenden einreichen und im Anschluss rückerstattet bekommen
Pluxee-Tipp: Falls Sie sich fragen, welche Ausgabeform am besten zu Ihrem Unternehmen passt, finden Sie in unserem Blogbeitrag zum Thema Digitaler Essensgutschein vs. Essensmarken jede Menge nützliche Tipps!Zum Blogbeitrag
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Experten-Tipp
Die 15er-Regelung: weniger Bürokratie bei Essensgutscheinen
Wie bereits erwähnt, darf laut Gesetz nur ein Essensgutschein pro Arbeitstag ausgegeben werden. Um das sicherzustellen, sind Unternehmen verpflichtet, die tatsächlich geleisteten Arbeitstage ihrer Teammitglieder genau zu dokumentieren und die Menge der ausgegebenen Gutscheine im Folgemonat entsprechend anzupassen.
Experten-Tipp: Je nach Unternehmensgröße bedeutet das einen erheblichen Verwaltungsaufwand. Um diesen etwas einzudämmen, gibt es die sogenannte „15er-Regelung“ (R 8.1 Abs. 7 Nr. 4 S. 5 LStR).Diese erlaubt es Arbeitgeber:innen, die genaue Anzahl der Arbeitstage erst dann zu dokumentieren, wenn Mitarbeiter:innen mehr als 15 Essensgutscheine pro Kalendermonat erhalten – was besonders bei Teilzeitkräften, Minijobber:innen oder Praktikant:innen die nötige Bürokratie maßgeblich verschlanken kann.
Weitere Pflichten hat das Unternehmen nach den Lohnsteuerrichtlinien ausdrücklich nicht zu erfüllen!
Aus der Praxis: Stimmen zu Pluxee Essensgutscheinen
Fazit: Essensgutscheine – ein Win-Win für alle
Der Essensgutschein in Verbindung mit dem steuerfreien Verpflegungszuschuss ist ein unkompliziert umsetzbarer und hochwirksamer Benefit. Er verbessert nicht nur die tägliche Versorgung Ihrer Mitarbeiter:innen und bietet spürbare Entlastung, sondern stärkt auch die Mitarbeiterbindung und Positionierung Ihres Unternehmens als moderner Arbeitgeber.
Der Essensgutschein ist ein Paradebeispiel für smarte Mitarbeiter-Benefits: schnell eingeführt, steuerlich vorteilhaft und im Arbeitsalltag unmittelbar spürbar.
FAQ „Essensgutscheine“
Häufige Fragen zum Essensgutschein
Ist der Essensgutschein steuerfrei?
Nicht grundsätzlich, aber es gibt zwei Möglichkeiten, in denen sich die Steuerfreiheit für Arbeitnehmer:innen und Unternehmen unterscheidet:
Steuerfreiheit für Arbeitnehmer:innen
Der Essensgutschein ist steuerfrei für Mitarbeiter:innen, wenn der Arbeitgeber den Sachbezug in Höhe von 4,57 € pro Tag pauschal mit 25% Lohnsteuer (zzgl. Soli und Kirchensteuer) versteuert. Der Eigenanteil in Höhe von 3,10 € pro Tag ist grundsätzlich steuer- und sozialabgabenfrei.
In der Praxis ist dies der gängige Weg, um als Unternehmen den Mitarbeiter:innen den größtmöglichen Benefit zu ermöglichen (7,67 € pro Tag und Person).
Steuerfreiheit für Unternehmen
Wenn jede:r Mitarbeiter:in den Sachbezug in Höhe von 4,57 € als Eigenanteil aus dem komplett versteuerten Lohn übernimmt, ergänzen Arbeitgeber:innen lediglich den ohnehin steuer- und sozialabgabenfreien Eigenanteil in Höhe von 3,10 €.
Zählt Home Office auch als Arbeitstag bei der Ausgabe von Essensgutscheinen?
Ja, Essensgutscheine können auch an Home-Office-Tagen als zuschussberechtigten Arbeitstagen verwendet werden.
Können auch Teilzeitkräfte Essensgutscheine erhalten?
Ja, auch Teilzeitbeschäftigte, die weniger als 6 Stunden pro Tag arbeiten und damit keine gesetzlich geregelte Ruhepause haben, können einen arbeitstäglichen Essensgutschein erhalten (vgl. BMF-Schreiben vom 18.01.2019).
Ist der Essensgutschein eine Gehaltserhöhung?
Nein, der Verpflegungszuschuss ist kein Gehalt, sondern ein steuerbegünstigter Sachbezug, der zusätzlich zum Lohn gewährt wird – und daher besonders attraktiv.
Sie haben noch weitere Fragen oder möchten noch mehr aus der Welt der Benefits erfahren? Dann sind Sie bei Pluxee an der richtigen Adresse: Wir bieten mit unserem breiten Produktportfolio nicht nur vielfältige Lösungen für Unternehmen aller Art, sondern haben auf dem Pluxee Blog auch jede Menge praktisches Know-how für Sie – etwa, warum Sachbezüge die smartere Gehaltserhöhung sind, wieso die tägliche Mittagspause ein zentraler Erfolgsfaktor ist oder wie Sie die Attraktivität Ihres Unternehmens bei Azubis steigern können. Wir wünschen viel Spaß beim Lesen!