Ein Verpflegungszuschuss ist weit mehr als nur ein nettes Extra. Er entlastet Ihre Teams spürbar, steigert Ihre Arbeitgeber:innenattraktivität und senkt gleichzeitig Ihre Lohnnebenkosten. Worauf es fürs Jahr 2026 im Detail ankommt, wie Sie den Zuschuss einfach und rechtssicher umsetzen und vieles mehr, verraten wir Ihnen hier.
Alles, was Sie zum Verpflegungszuschuss wissen müssen
Der Verpflegungszuschuss (oft auf Essenszuschuss oder Essensgutschein) ist eine freiwillige, steuerbegünstigste Zusatzleistung des arbeitgebenden Unternehmens, mit dem die Verpflegung der Beschäftigten an Arbeitstagen ganz oder teilweise finanziell unterstützt wird.
Der Gesetzgeber fördert den Erhalt der Gesundheit und die Arbeitskraft der Beschäftigten und bietet dafür steuerliche Erleichterungen für Unternehmen, z.B. für die Mitarbeiter-Verpflegung. Da aber nicht jedes Unternehmen über eine Betriebskantine verfügt, können Unternehmen ihre Belegschaft durch einen Verpflegungszuschuss sinnvoll und einfach entlasten.
Dabei setzt sich der Verpflegungszuschuss aus zwei Bestandteilen zusammen:
Zusammen bilden diese beiden Werte einen maximalen monatlichen Verpflegungszuschuss pro Arbeitstag.
Die Höhe des Verpflegungszuschusses variiert von Jahr zu Jahr, denn der Sachbezugswert – der Pflichtanteil beim Verpflegungszuschuss – wird jährlich auf Basis des Verbraucherpreisindex angepasst.
Für 2026 gelten folgende Werte:
Amtlicher Sachbezugswert: 4,57 €/Mahlzeit [Mittag- oder Abendessen] bzw. 2,37 €/Frühstück
+ Steuerfreier Arbeitgeberzuschuss zusätzlich zum Sachbezug: 3,10 € pro Mahlzeit
= Maximaler Verpflegungszuschuss pro Tag: 7,67 €
Im Jahr 2025 lag der maximale Verpflegungszuschuss noch bei 7,50 €/Arbeitstag (4,40 € amtlicher Sachbezugswert + 3,10 € steuerfreier Arbeitgeberzuschuss).
Dieser Benefit ist nicht ohne Grund eine der beliebtesten Optionen in der modernen Mitarbeiter:innen-Förderung. Er verbindet steuerliche Vorteile mit echtem Mehrwert für den Arbeitsalltag und beide Seiten profitieren:
Grundsätzlich steht der Verpflegungszuschuss allen Mitarbeiter:innen zu – unabhängig von ihrer Beschäftigungsform. Auch Teilzeitkräfte, die weniger als sechs Stunden täglich arbeiten und damit gesetzlich keine Mittagspause einlegen müssen, profitieren davon. Bei der Ausgabe der Essensgutscheine können Sie sich einfach an den tatsächlichen Arbeitstagen orientieren: Arbeitet jemand etwa an vier Tagen pro Woche jeweils fünf Stunden, erhält er oder sie entsprechend vier Essensgutscheine wöchentlich.
Nur bei Minijobber:innen ist etwas mehr Fingerspitzengefühl gefragt. Die gewährten Vergünstigungen zählen hier nämlich zum steuerpflichtigen Arbeitslohn – und dieser kann dadurch die Entgeltgrenze von 603 € (Stand 2026) schnell überschreiten. Dennoch haben auch geringfügig Beschäftigte grundsätzlich Anspruch auf dieselben Leistungen. Verzichten Sie also nicht pauschal auf den Verpflegungszuschuss, sondern behalten Sie stattdessen die Entgeltgrenze im Blick.
Es gibt zwei Möglichkeiten, den Verpflegungszuschuss steuerfrei umzusetzen:
| Art der Umsetzung | Schwierigkeitsgrad der Einführung |
Praktikabilität für Arbeitgeber:in |
Praktikabilität für Arbeitnehmer:innen |
|---|---|---|---|
| Kantine / Betriebsverpflegung |
hoher Aufwand | mit hohen laufenden Kosten verbunden |
bei großer Auswahl ein wertvoller Benefit für die Belegschaft, auf Dauer ggf. langweilig durch fehlende Flexibilität |
| Beleg-Erstattung | mittlerer Aufwand | manuelle Überprüfung jedes (!) Belegs, ggf. Einführung eines speziellen Tools zur automatischen Erfassung und Buchung | jede Mahlzeit muss vom Team-Mitglied erst vorgestreckt werden, je nach Prozess wartet er/sie lange auf die Rückerstattung |
| Essensmarken / Restaurant Gutscheine | geringer Aufwand | monatliche bis quartalsweise Bestellung und Ausgabe an Mitarbeiter:innen, Verteilung entfällt bei Privatversand |
Flexibilität durch großes Einlösestellen-Netzwerk, tägliche Wahl zwischen Restaurant-Besuch oder Lebensmittel-Einkauf, unmittelbare Wirkung ohne Vorfinanzierung |
Aufgrund der steuerrechtlichen Lage in Deutschland, gibt es zwei unterschiedliche Art und Weisen, den Verpflegungszuschuss in der Praxis ohne eigene Kantine umzusetzen:
Eine detaillierte Gegenüberstellung beider Varianten finden Sie in diesem Beitrag:
Die Checkliste
Dokumentation / Nachweis
Halten Sie Arbeitstage, Belege und Ausgabebelege sauber fest – bei einer Lohnsteuerprüfung wird Ihnen die Buchhaltung danken.
Pluxee Tipp: Die 15er-Regelung macht's einfacher – erst bei mehr als 15 Zuschüssen pro Monat und Mitarbeiter:in müssen Sie jeden Urlaubs- oder Krankheitstag einzeln dokumentieren. Darunter reichen Sammelbelege oder monatliche Abrechnungen, solange sie im Lohnkonto aufbewahrt werden.
Um den Verpflegungszuschuss voll auszuschöpfen, sollten Sie einige steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Spielregeln kennen:
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In der Praxis kommt es immer wieder zu Schwierigkeiten bei der Abgrenzung zwischen dem Verpflegungszuschuss und dem Verpflegungsmehraufwand, da zwar beide Begriffe sehr ähnlich klingen, aber völlig verschiedene Bedeutungen und Anwendungsbereiche haben:
Definition: Finanzielle Unterstützung des Unternehmens zur täglichen Verpflegung der Mitarbeiter:innen in Form von Mahlzeiten am Büro oder im Home Office, auf Basis der Sachbezugswerte.
Rechtsgrundlage: §8 EStG (Sachbezüge) + aktuelle amtliche Sachbezugswerte des Bundesfinanzministeriums
Höhe Verpflegungszuschuss 2026:
Mittagessen 4,57 € amtlicher Sachbezugswert
+ bis zu 3,10 € steuerfreier Arbeitgeberzuschuss
= maximal 7,67 € pro Arbeitstag und Mitarbeiter:in
Zielgruppe: Alle Mitarbeiter:innen, unabhängig von Reisetätigkeiten
Umsetzung: über Essensgutscheine oder digitale Essensmarken
Praxisbeispiel: Ein Mitarbeiter erhält täglich einen Restaurant Gutschein, den er im Restaurant, beim Imbiss, Bäcker oder im Lebensmittelgeschäft einlösen kann.
Vorteil: täglicher, unmittelbarer Benefit, der Recruiting, Mitarbeiterbindung und Motivation unterstützt
Definition: Steuerfreie Pauschale für zusätzliche Verpflegungskosten, die Arbeitnehmer:innen auf einer Dienstreise entstehen
Rechtsgrundlage: §9 Abs. 4a EStG (Reisekostenrecht)
Höhe Verpflegungsmehraufwand 2026 (für Deutschland):
Abwesenheit <8 Stunden: 0€
Abwesenheit > 8 Stunden: 14€
Abwesenheit > 24 Stunden: 28€
Jeweils für An- und Abreisetag bei mehrtätiger Reise, unabhängig von der Abwesenheitsdauer: 14€
Zielgruppe: Nur Mitarbeiter:innen, die beruflich außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte tätig sind.
Umsetzung: Unternehmen kann steuerfrei erstatten oder Mitarbeiter:in setzt die Pauschalen in der Steuererklärung an.
Praxisbeispiel: Eine Mitarbeiterin ist zwei Tage auf Geschäftsreise und kann für jeden Reisetag eine Verpflegungspauschale abrechnen.
Vorteil: einfacher Ausgleich für Mehraufwendungen auf Reisen
Verpflegungszuschuss: täglicher, steuerbegünstigter Zuschuss des Unternehmens zu Mahlzeiten am Arbeitsort für jede:n Mitarbeiter:in
Verpflegungsmehraufwand: steuerfreie Pauschale für Verpflegungskosten für Mitarbeiter:innen auf Dienstreisen
FAQ „Verpflegungszuschuss“
Für Arbeitnehmer:innen kann der Verpflegungszuschuss steuerfrei gewährt werden, wenn das Unternehmen den Sachbezug (= Pflichtteil, 4,57 € in 2026) pauschal versteuert. Der Arbeitgeberanteil (3,10 €) ist grundsätzlich auch für das Unternehmen steuerfrei, kann aber nur in Kombination mit dem Pflichtanteil gewährt werden.
Für Arbeitgeber:innen ist der Verpflegungszuschuss steuerfrei umzusetzen, wenn der Sachbezug aus dem Nettolohn des Teammitglieds entnommen wird und das Unternehmen den steuerfreien Arbeitgeberanteil hinzuaddiert.
Ja, auch im Home Office haben Ihre Mitarbeiter:innen Anspruch auf den Verpflegungszuschuss.
Nein, auch Teilzeitbeschäftige, die weniger als 6 Stunden pro Tag arbeiten und damit keine gesetzlich geregelte Ruhepause haben, sowie Minijobber:innen können einen ihn erhalten (vgl. BMF-Schreiben vom 18.01.2019).
Nein, der Verpflegungszuschuss ist kein Gehalt, sondern ein steuerbegünstigter Sachbezug, der zusätzlich zum Lohn gewährt wird – er erhöht allerdings trotzdem das Nettogehalt ihrer Teammitglieder.
Kombinieren Sie die steuerlichen Vorteile des Verpflegungszuschusses mit der einfachen Handhabung von Essensgutscheinen und ermöglichen Sie Ihren Mitarbeiter:innen eine spürbare Entlastung im Alltag:
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Der Verpflegungszuschuss ist ein strategisches Instrument, das Unternehmen und Mitarbeiter:innen gleichermaßen zugutekommt. Während Teams von einer spürbaren Kaufkraftsteigerung profitieren, senken Arbeitgeber:innen ihre Lohnnebenkosten und stärken ihre Position als attraktiver Arbeitgeber.
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