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Los geht's!

1.Bestellen Sie die Karten für Ihre Mitarbeitenden im Portal. Navigieren Sie hierzu im Menü zum Punkt „Nutzeranlage und Beladung“ und folgen Sie den Anweisungen.

2.Nach Erhalt der Karten, können Sie via Kundenportal, über den Reiter "Aktivieren", die Konten aktivieren. Dies kann bis zu 24 Stunden in Anspruch nehmen. Danach sind die Konten zur Nutzung einsatzbereit.

3.Sollten Sie die Beladung bisher noch nicht durchgeführt haben (mittels „Nutzeranlage & Beladung“), können Sie dies nachholen: Laden Sie dazu die ausgefüllte Excel Tabelle im Portal hoch. Achten Sie darauf, dass die Spalte „Beladewert €“ ausgefüllt ist.Die Belade- bzw. Bestelldateien werden täglich um 17 Uhr übertragen. Die Beladerechnung erhalten Sie dementsprechend am nächsten Werktag. Kunden die ein Sepa Mandat bei uns hinterlegt haben, erhalten die Beladerechnung ca. 3 Tage vor dem Beladedatum. Nach Zahlungseingang werden die Karten entsprechend beladen und das Guthaben steht den Nutzer:innen am Konto zur Verfügung.

4.Die Mitarbeitenden können die Karten anschließend in vollem Umfang nutzen.

Nach der Bestellung werden Ihre Karten produziert und an Ihre Firmenadresse versendet. Die Lieferzeit kann bis zu 15 Werktage betragen, in Sonderfällen kann die Lieferzeit jedoch abweichen. 

Sobald die Karten aktiviert wurden, können Sie die Beladungsdatei im Portal herunterladen. Füllen Sie dazu alle erforderlichen Felder aus, insbesondere den gewünschten Beladewert, und laden Sie die Datei anschließend wieder ins Portal hoch. Nach erfolgreicher Übermittlung erhalten Sie eine Bestätigungsmail zur Beladung. 

Nach Erhalt der Karten müssen Sie den Empfang bestätigen, indem Sie die Karten online im Portal aktivieren. Diese Aktivierung ist frühestens 8 Tage nach der Bestellung möglich. Zusätzlich erhalten Sie die zugehörigen PINs etwa 2-3 Tage nach der Lieferung. Die PINs werden separat versendet, um die Sicherheit zu gewährleisten. 

Nach dem Hochladen der Beladungsdatei wird eine Beladungsrechnung erstellt. Diese können Sie entweder per Vorkasse bezahlen oder den Betrag per SEPA-Lastschriftverfahren automatisch einziehen lassen. Sobald die Zahlung verbucht wurde, erfolgt die Beladung der Karten mit dem gewünschten Guthaben.

Sobald die Karten erfolgreich beladen wurden, erhalten Sie eine Bestätiungsmail. Falls Sie in der Bestelldatei die E-Mail-Adressen Ihrer Mitarbeitenden angegeben haben, werden diese ebenfalls per E-Mail informiert, dass die Karten einsatzbereit sind. Somit ist der Bestell- und Beladungsprozess abgeschlossen.

Alle hochgeladenen Aufträge werden täglich um 17 Uhr verarbeitet. Eine Änderung oder Löschung des Auftrags ist bis spätestens 17 Uhr möglich.

Für Kunden mit der Pluxee Benefits Card: Nach erfolgreicher Beladung kann der Mitarbeiter sofort über das Guthaben verfügen. Bei der ersten Bezahlung muss die Pluxee Benefits Card in das Kartenlesegerät eingesteckt werden. Durch die Eingabe der PIN wird diese aktiviert. Bei den folgenden Bezahlvorgängen ist eine kontaktlose Zahlung möglich. 

Im Monats-Modus werden Ihnen die abgelaufenen Karten für die nächsten 3 Monate gezeigt. Die Änderungen an der Bestellung der Folgekarten kann monatlich bis zum 12. des Vormonats vorgenommen werden. Danach sind die entsprechenden Karten grau hinterlegt. Die Lieferung der Folgekarten erfolgt monatlich.

Im Quartals-Modus werden Ihnen die ablaufenden Karten des folgenden Quartals angezeigt. Eine Änderung an der Bestellung der Folgekarten kann monatlich bis zum 12. des Vormonats vorgenommen werden (Beispiel: bis 12. Dezember für Q1, bis 12. März für Q2, bis 12. Juni für Q3, bis 12. September für Q4). Danach sind die entsprechenden Karten grau hinterlegt. Die Lieferung der Folgekarten erfolgt quartalsweise

Sie können als Admin über das Zahnradsymbol über der roten Menüleiste in den Firmeneinstellungen unter "Kartenerneuerungsmodus" den Modus von monatlich auf quartalsweise ändern. Die Option zur Umstellung des Erneuerungsmodus ist erst ab dem 15. des letzten Monats des Quartals möglich (Aktiv: 15.-28. Februar, 15.- 31. Mai, 15. - 31. August, 15. - 30. November). Dies gilt auch für die Umstellung des Modus von quartalsweise auf monatlich 

Sie können als Admin über das Zahnradsymbol über der roten Menüleiste in den Firmeneinstellungen bestimmen, welcher Mitarbeitende die monatliche Erinnerung an die Kartenerneuerung erhalten soll. Folgende Möglichkeiten stehen zur Wahl: 

1. Bleiben beide Eingabefelder leer, erfolgt die Benachrichtigung per E-Mail an die Admins.
2. Werden die Eingabefelder befüllt, erfolgt die Benachrichtigung ausschließlich an die eingegebenen E-Mail-Adressen.

Unter dem Reiter "Dokumente" in der roten Menüleiste können Sie sich im Folgemonat den Report zur Kartenerneuerung herunterladen.

Drei Monate vor dem Ablauf der ersten Karte, erscheint ein neuer Reiter "Kartenerneuerung". In diesem Reiter scheinen die Karten auf, welche in den drei nachfolgenden Monaten ablaufen. Hier entscheiden Sie via Klick auf das Auswahlfeld, ob eine Karte erneuert werden soll oder nicht. Bitte beachten Sie, dass geschlossene Konten nicht erneuert werden können (neuen Kartenaccount anlegen mit einer neuen ID). Etwaig anfallende Kosten zur Kartenerneuerung finden Sie unter "Gebühren" in Ihrem Vertrag aufgelistet.

Bei Verlust der Karte kann ein Ersatz in der Nutzerliste angefordert werden. Hierzu klicken Sie auf die Nutzerliste und wählen den Nutzer aus. Anschließend klicken Sie auf Details, Nutzer bearbeiten und Ersatzkarte anfordern. Der Karten-PIN-Code kann jederzeit in der Pluxee App aufgerufen werden. Im Falle einer Sperre durch mehrmaliger PIN-Falscheingabe kann eine Entsperrung durch unseren Konsumentensupport stattfinden. Sollte der PIN-Code nicht abgerufen werden können, dann kann in der Administrativen Oberfläche unter dem Reiter "Ersatzkarten" ein Ersatz-PIN angefordert werden. 

Klicken Sie im Firmenportal oben auf der roten Menüleiste auf  "Nutzerliste". Anschließend werden Ihnen alle Mitarbeiter Accounts angezeigt. Klicken Sie Rechts auf  "Details" damit alle Daten des Karteninhaberaccounts angezeigt werden. Anschließend auf "Nutzer bearbeiten" klicken. Die Option der Kontoschließung wird unten rechts angezeigt. Wählen Sie ein Datum aus, an dem die Pluxee Benefits Card geschlossen werden soll. Bitte beachten Sie, eine Reaktivierung der Karte ist nach der Schließung nicht mehr möglich. Die damit verbundene Mitarbeiter-ID ist nach Schließung ebenso nicht mehr nutzbar. Bei der Kartensperrung handelt es sich um eine vorübergehende Sperre des Kontos und kann jederzeit wieder aktiviert werden.

Tragen Sie in Ihrer Beladedatei den neuen Nutzer ein. Alle Pflichtfelder müssen ausgefüllt sein. Anschließend laden Sie die Excel Beladedatei in das Portal hoch. Bei der Zusammenfassung wird Ihnen angezeigt, dass eine neue Kartenanlage erstellt wird. Bitte bestätigen Sie die Neuanlage und bestätigen anschließend den Button "Nutzer Anlegen & Konten beladen".

In Ihren privaten Einstellungen (rechts oben neben Ihrer E-Mailadresse) haben Sie die Möglichkeit weitere Rechnungsadressen unter "Firmen Einstellungen" zu hinterlegen.

Klicken Sie oben auf der roten Menüleiste auf "Admins". Links über das Suchfeld wird Ihnen ein "+" angezeigt. Bitte auf das Symbol klicken und anschließend alle Pflichtfelder ausfüllen und speichern. Der neu hinzugefügte Admin erhält anschließend einen Aktivierungslink für das Portal. Der Aktivierungslink ist 48 Stunden gültig. Sollte der Link abgelaufen sein, kontaktieren Sie uns bitte über das Kontaktformular.